Soirée d’inscription : la liste de courses complète

Une soirée d’inscription demande plus qu’un formulaire et quelques tables. Il faut pouvoir accueillir les participants, retrouver rapidement chaque inscription, distribuer les badges et fournir les documents utiles. Prévoyez aussi le matériel numérique pour tester ou enregistrer les inscriptions sur place, ainsi que les boissons et les en-cas. Cette liste vous aide à acheter les fournitures et l’équipement assez tôt, sans oublier les détails qui bloquent souvent l’accueil le jour même.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Comptoirs d’accueilqté 2
Tables d’informationqté 6
Nappesqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Tablettesqté 4
Projecteur
Écran de projection
Chargeurs d’ordinateur portableqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Chargeurs de téléphone portableqté 4

Bureau

Formulaires d'inscriptionqté 250
Programmesqté 150
Plansqté 50
Badges nominatifsqté 150
Stylos de comptoirqté 20
Marqueursqté 12
Stylosqté 60
Presse-papiersqté 15
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 6
Imprimante
Papier pour imprimanteqté 2
Cartouches d'encreqté 2

Décoration

Panneaux directionnelsqté 12
Pancartes de tableqté 12
Autocollants flèchesqté 30

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Pincesqté 6
Glacièresqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Chiffons de nettoyageqté 20
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaisqté 3

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Assortiment de thés - 2 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 6 pièces
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 10 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Mini sandwiches au fromage - 40 pièces
- Mini-sandwichs au jambon - 40 pièces
- Mini-sandwichs au houmous - 30 pièces
- Mini wraps au poulet - 40 pièces
- Mini wraps aux légumes - 30 pièces
- Concombre - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Raisins - 2 kilos
- Pommes - 30 pièces
- Bananes - 20 pièces
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Mélange de snacks salés - 3 sachets
- Biscuits - 6 paquets
- Brownies - 40 pièces
- Serviettes - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Gobelets en papier - 150 pièces
- Assiettes en carton - 150 pièces
- Fourchettes en bois - 150 pièces
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 6 paquets

Conseils

Prévoyez un badge nominatif par participant inscrit, plus 5 à 10 badges vierges pour les changements de dernière minute. Gardez-les avec des marqueurs et des stylos directement au comptoir d’accueil.
Imprimez les listes d’inscription, les programmes et les plans au moins 24 heures avant la soirée. Ajoutez 5 à 10 exemplaires de chaque document pour remplacer les feuilles perdues ou mises à jour.
Pour l’inscription numérique, comptez au moins un ordinateur portable ou une tablette pour 50 participants attendus. Testez chaque appareil, son chargeur et la connexion avant l’ouverture, puis prévoyez une solution papier de secours.
Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Mettez-les au frais au moins 4 heures avant l’arrivée des participants et étiquetez les en-cas selon les régimes alimentaires.
Ne commandez pas les tables, chaises et comptoirs d’accueil au dernier moment : confirmez les réservations au moins 7 jours avant la soirée. Vérifiez aussi le projecteur, l’écran, les rallonges et les multiprises 48 heures avant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de badges nominatifs faut-il prévoir pour une soirée d’inscription ?: Prévoyez un badge par personne inscrite et 5 à 10 badges vierges supplémentaires. Cette marge couvre les inscriptions tardives, les corrections de nom et les participants ajoutés le jour même.
Combien de boissons acheter pour une soirée d’inscription ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis une boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % si la soirée dure plusieurs heures ou si les participants restent après l’accueil.
Quand imprimer les programmes, les plans et les listes d’inscription ?: Imprimez une première version 24 heures avant la soirée, après le traitement définitif des inscriptions. Gardez 5 à 10 exemplaires supplémentaires de chaque document pour les modifications et les pertes.
Quel matériel prévoir pour les inscriptions numériques sur place ?: Prévoyez au moins un ordinateur portable ou une tablette pour 50 participants, avec un chargeur par appareil. Testez l’inscription numérique et la connexion 48 heures avant, puis gardez des formulaires papier disponibles en cas de panne.

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