Wat heb je nodig voor een inschrijfavond?

Een inschrijfavond vraagt om meer dan alleen formulieren en pennen. Je richt een ontvangstbalie in, zorgt dat bezoekers snel kunnen registreren en houdt informatie, techniek en catering op orde. Denk vooraf aan voldoende tafels en stoelen, naamkaartjes, plattegronden en programma’s. Voor digitale registratie heb je naast laptops of tablets ook laders, verlengkabels en stekkerdozen nodig. Met deze boodschappenlijst zie je wat je moet kopen, lenen of klaarleggen voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Ontvangstbaliesaantal 2
Informatietafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Tabletsaantal 4
Projector
Projectiescherm
Laptopladersaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Mobiele telefoonladersaantal 4

Kantoor

Inschrijfformulierenaantal 250
Programma'saantal 150
Plattegrondenaantal 50
Naamkaartjesaantal 150
Baliepennenaantal 20
Markeerstiftenaantal 12
Pennenaantal 60
Klembordenaantal 15
Plakbandaantal 6
Scharenaantal 6
Printer
Printerpapieraantal 2
Inktcartridgesaantal 2

Decoratie

Richtingsbordenaantal 12
Tafelbordjesaantal 12
Pijlenstickersaantal 30

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 6
Koelboxenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Schoonmaakdoekenaantal 20
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 3

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Thee assortiment - 2 dozen
- Suiker - 2 pakken
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroen - 6 stuks
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Spa Blauw - 10 flessen
- Spa Rood - 6 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Mini sandwiches kaas - 40 stuks
- Mini sandwiches ham - 40 stuks
- Mini sandwiches hummus - 30 stuks
- Mini wraps kip - 40 stuks
- Mini wraps groente - 30 stuks
- Komkommer - 6 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Druiven - 2 kilo
- Appels - 30 stuks
- Bananen - 20 stuks
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Zoutjesmix - 3 zakken
- Koekjes - 6 pakken
- Brownies - 40 stuks
- Servetten - 300 stuks
- Roerstaafjes - 200 stuks
- Papieren bekers - 150 stuks
- Papieren bordjes - 150 stuks
- Houten vorkjes - 150 stuks
- Afvalzakken - 30 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 4 flacons
- Papieren handdoeken - 6 pakken

Tips

Reken per ontvangstbalie op minimaal 1 laptop of tablet, 2 baliepennen en een stapel inschrijfformulieren. Leg daarnaast 1 klembord per actieve inschrijver klaar, zodat meerdere mensen tegelijk kunnen registreren.
Voorzie elke deelnemer van 1 naamkaartje of naambadge en druk ongeveer 10% extra exemplaren af. Reservekaartjes voorkomen dat een fout gespelde naam of een onverwachte bezoeker de ontvangst ophoudt.
Test digitale registratie uiterlijk 1 dag van tevoren en neem per apparaat de juiste laptoplader mee. Leg minstens 1 verlengkabel en 1 stekkerdoos per technische tafel klaar; stopcontacten zitten zelden precies waar je ze nodig hebt.
Print per ruimte minstens 1 plattegrond en maak voor de entree en belangrijke afslagen richtingsborden of pijlenstickers. Hang bewegwijzering vóór de avond op, niet pas wanneer bezoekers al zoeken.
Zet dranken minimaal 2 uur vooraf koud en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Label hapjes en catering per dieetwens voordat je ze op tafel zet, zodat bezoekers niet bij de ontvangstbalie hoeven te wachten.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een inschrijfavond?: Zorg in elk geval voor inschrijfformulieren, pennen, klemborden, naamkaartjes, programma’s, plattegronden en richtingsborden. Voor digitale registratie komen laptops of tablets, laders, verlengkabels en stekkerdozen erbij. Regel ook koffie of andere dranken en de benodigde catering.
Hoeveel naamkaartjes heb ik nodig voor een inschrijfavond?: Maak 1 naamkaartje per aangemelde deelnemer en druk 10% extra af voor typefouten, wijzigingen en onverwachte bezoekers. Bij 80 deelnemers betekent dat 88 kaartjes. Sorteer ze vooraf op alfabet of inschrijflijst, zodat het uitdelen snel gaat.
Hoeveel tafels en stoelen zijn nodig bij een inschrijfavond?: Gebruik minimaal 1 ontvangsttafel per actieve registratieplek en zet daarnaast informatietafels neer als bezoekers programma’s of plattegronden moeten pakken. Reken voor zitplaatsen met ongeveer 1 stoel per deelnemer die tegelijk wacht of deelneemt; tel voor personeel en presentatoren extra stoelen mee.
Wanneer moet ik de spullen voor een inschrijfavond klaarleggen?: Leg kantoorartikelen, naamkaartjes, programma’s en plattegronden uiterlijk 1 dag vooraf klaar. Test laptops, tablets en presentatieapparatuur ook 1 dag van tevoren. Zet op de avond zelf de balie, tafels, stoelen en bewegwijzering minstens 60 minuten voor opening op hun plek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.