Qué necesitas para una masterclass: lista de compras

Para una masterclass necesitas más que un proyector y unas sillas. La experiencia depende de que cada participante tenga material para trabajar, de que la presentación funcione y de que el café, los aperitivos y el almuerzo estén listos a tiempo. Esta lista reúne el mobiliario, el equipo técnico, el material de oficina y los elementos de recepción que conviene comprar o llevar. Calcula las cantidades según el número confirmado de asistentes, no según el aforo máximo.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 50
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de registro
Taburetescant. 4

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cable HDMIcant. 2
Adaptador HDMIcant. 2
Micrófono inalámbricocant. 2
Altavocescant. 2
Regletascant. 4
Cables alargadorescant. 4
Clicker
Atril de papelógrafo
Amplificador WiFi

Oficina

Bloc de rotafoliocant. 3
Rotuladorescant. 24
Bolígrafoscant. 60
Bloc de notascant. 55
Tarjetas de nombrecant. 55
Portabadgescant. 55
Notas adhesivascant. 12
Mandos de votacióncant. 50

Decoración

Manteles runnerscant. 8
Arreglos floralescant. 5
Pancartas con nombrescant. 4

Iluminación

Luces decorativascant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasoscant. 80
Copas de vinocant. 60
Platoscant. 80
Platos de postrecant. 60
Cubiertoscant. 80
Cucharonescant. 8
Jarrascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 3
Bandejas térmicascant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Bandejas de serviciocant. 8
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 2

Catering

Compras
- Granos de café - 3 bolsas
- Bolsitas de té - 120 unidades
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Azúcar - 2 paquetes
- Edulcorantes - 1 caja
- Spa Blauw - 6 botellas
- Agua con gas - 4 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 3 botellas
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Zumo de naranja - 3 paquetes
- Vino blanco - 8 botellas
- Vino tinto - 5 botellas
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Cerveza - 48 botellines
- Cubitos de hielo - 8 bolsas
- Croissants - 60 piezas
- Mini muffins - 60 unidades
- Mantequilla - 2 paquetes
- Mermelada - 3 tarros
- Hummus - 4 tarrinas
- Queso crema - 3 tarrinas
- Queso joven - 2 kilogramo
- Sándwiches - 55 unidades
- Pan integral - 5 panes
- Sándwiches sin gluten - 6 piezas
- Bocadillos veganos - 8 unidades
- Pepinos - 6 unidades
- Tomates cherry - 1,5 kilogramo
- Ensalada mixta - 3 kilogramos
- Aceite de oliva - 1 botella
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Ensalada de frutas - 5 kilogram
- Manzanas - 30 unidades
- Uvas - 3 kilogramos
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Frutos secos mixtos - 2 kilogramos
- Aceitunas - 3 tarros
- Crackers salados - 5 paquetes
- Mantequilla de hierbas - 3 recipientes
- Bitterballen - 120 unidades
- Snacks vegetarianos - 60 unidades
- Mostaza - 2 frascos
- Mayonesa - 2 botes
- Ketchup - 2 botellas
- Barras de chocolate - 60 unidades
- Servilletas - 200 unidades
- Filtros de café - 2 paquetes
- Palitos para remover - 100 unidades
- Vasos de cartón para llevar - 60 unidades
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Esponjas de limpieza - 2 paquetes

Consejos

Prepara una carpeta de trabajo por participante con hojas de trabajo, evaluación, bloc de notas y bolígrafo. Añade al menos un 10 % extra para sustituciones y asistentes que lleguen sin material.
Para la recepción, calcula una tarjeta de nombre y un portabadge por persona inscrita, más 5 unidades de reserva. Coloca también un bolígrafo y la lista de participantes en la mesa de registro.
Comprueba el equipo técnico entre 24 y 48 horas antes: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, adaptador, clicker, micrófono y altavoces. Lleva al menos un cable alargador y una regleta disponibles aunque el lugar ya tenga enchufes.
Si sirves café y té durante la sesión, prepara de 2 a 3 tazas por persona para una jornada de medio día. Enfría las bebidas como mínimo 4 horas antes y confirma el catering y las preferencias dietéticas al menos 3 días antes.
Monta las mesas de trabajo y el punto de café antes de la llegada del ponente. Reserva entre 30 y 45 minutos para conectar el portátil, probar el vídeo, revisar el sonido y colocar los materiales sobre las mesas.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto material necesito por participante en una masterclass?: Prepara una hoja de trabajo, una evaluación, un bloc de notas, un bolígrafo, una tarjeta de nombre y un portabadge por persona. Añade un 10 % extra; para 30 asistentes, prepara 33 unidades de cada material individual.
¿Cuándo hay que probar el proyector y el micrófono?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repítela el mismo día, al menos 60 minutos antes de recibir a los participantes. Comprueba también el vídeo, el cable HDMI, el adaptador, las regletas y los cables alargadores.
¿Cuánto café y té comprar para una masterclass?: Calcula entre 2 y 3 tazas por persona para una sesión de medio día, además de agua y bebidas frías. Para 25 participantes, prepara capacidad para unas 75 tazas y deja el café listo antes de abrir el registro.
¿Con cuánta antelación debo confirmar el catering?: Confirma el pedido y las preferencias dietéticas al menos 3 días antes, cuando la lista de participantes esté revisada. Verifica de nuevo las cantidades y las restricciones el día anterior para evitar cambios de última hora.

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