Que faut-il prévoir pour une masterclass ?

Une masterclass réussie demande plus qu’un ordinateur et un projecteur. Il faut prévoir le matériel de présentation, les fournitures pour les exercices, l’accueil des participants et les pauses. Comptez un bloc-notes et un stylo par personne, puis ajoutez quelques exemplaires de réserve. Vérifiez aussi les câbles, adaptateurs, multiprises et rallonges avant le jour J : ce sont les éléments les plus souvent oubliés au dernier moment.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Tabouretsqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Cliqueur
Chevalet de conférence
Amplificateur Wi-Fi

Bureau

Blocs pour chevaletqté 3
Marqueursqté 24
Stylos à billeqté 60
Blocs-notesqté 55
Badges nominatifsqté 55
Porte-badgesqté 55
Post-itqté 12
Boîtiers de voteqté 50

Décoration

Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 5
Badges nominatifsqté 4

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 80
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 80
Assiettes à dessertqté 60
Couvertsqté 80
Louchesqté 8
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Plats de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2

Catering

Courses
- Grains de café - 3 zakken
- Sachets de thé - 120 pièces
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Spa Blauw - 6 bouteilles
- Eau pétillante - 4 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 5 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Glaçons - 8 sacs
- Croissants - 60 pièces
- Mini-muffins - 60 pièces
- Beurre doux - 2 paquets
- Confiture - 3 pots
- Houmous - 4 barquettes
- Fromage à la crème - 3 pots
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Sandwiches garnis - 55 pièces
- Pain complet - 5 pains
- Petits pains sans gluten - 6 pièces
- Petits pains vegan - 8 pièces
- Concombres - 6 pièces
- Tomates cerises - 1,5 kilogramme
- Salade composée - 3 kilogrammes
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Salade de fruits - 5 kilogrammes
- Pommes - 30 pièces
- Raisins - 3 kilogrammes
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Noix mélangées - 2 kilogram
- Olives - 3 bocaux
- Crackers salés - 5 paquets
- Beurre aux herbes - 3 boîtes
- Bitterballen - 120 pièces
- Snacks végétariens - 60 pièces
- Moutarde - 2 pots
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Barres chocolatées - 60 pièces
- Serviettes - 200 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Gobelets en carton à emporter - 60 pièces
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Éponges de nettoyage - 2 paquets

Conseils

Préparez un dossier par participant avec un bloc-notes, un stylo, les fiches de travail et l’évaluation. Ajoutez 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les inscriptions de dernière minute ou le matériel égaré.
Testez la chaîne vidéo complète au moins 24 heures avant la masterclass : ordinateur portable, câble HDMI, adaptateur, projecteur, écran, cliqueur, micro et haut-parleurs. Un test séparé de chaque appareil ne suffit pas toujours.
Pour l’accueil, prévoyez une table d’inscription, les badges nominatifs, les porte-badges et la liste des participants. Gardez au moins 5 badges vierges et quelques stylos supplémentaires au bureau d’accueil.
Pour une pause café, comptez environ 2 tasses par personne sur une demi-journée, puis ajoutez 10 % de marge. Installez le café, le thé et les collations sur une table séparée de l’accueil pour éviter les files d’attente.
Repérez les prises avant d’installer les tables et prévoyez au moins une multiprise et une rallonge par zone équipée. Gardez les câbles fixés au sol ou hors des passages afin de ne pas créer de risque pendant les déplacements.

Questions fréquentes

Combien de blocs-notes et de stylos faut-il prévoir pour une masterclass ?: Prévoyez un bloc-notes et un stylo par participant, plus 10 % de réserve. Pour 30 personnes, préparez donc 33 blocs-notes et 33 stylos.
Quel matériel audiovisuel faut-il pour une masterclass ?: Prévoyez un ordinateur portable, un projecteur, un écran, un câble HDMI, l’adaptateur correspondant, un cliqueur, un micro sans fil et des haut-parleurs. Testez l’ensemble au moins 24 heures avant le début.
Combien de badges nominatifs prévoir pour les participants ?: Comptez un badge par personne inscrite et ajoutez 5 à 10 % de badges vierges. Pour 40 participants, préparez au minimum 42 badges, dont quelques-uns non remplis.
Quand préparer le café, les collations et le déjeuner ?: Regroupez les achats et confirmez la commande traiteur au moins 48 heures avant la masterclass. Refroidissez les boissons la veille et installez le point café avant l’arrivée des participants.

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