Cómo organizar una gala benéfica sin perder el control

Una gala benéfica necesita una secuencia clara: primero se fijan la fecha, el lugar, la causa y el presupuesto; después se construyen el programa, los patrocinadores y la subasta. Las inscripciones, las preferencias dietéticas y el catering deben cerrarse antes de preparar mesas, nombres y materiales impresos. En las últimas semanas conviene confirmar pagos, proveedores y asistentes, porque los cambios tardíos afectan al aforo y al servicio. Este plan te ayuda a llegar al evento con cada decisión comprobada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Establecer el presupuesto
2 personas
3
Seleccionar la causa benéfica
2 personas
4
Elaborar el programa
3 personas
5
Contratar a oradores y artistas
2 personas
6
Reunir los artículos de la subasta
3 personas
7
Redactar las condiciones de la subasta
2 personas
8
Diseñar invitaciones
2 personas
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Abrir el formulario de inscripción
11
Contactar con los patrocinadores
3 personas
12
Recopilar los logos de los patrocinadores
13
Gestionar inscripciones
2 personas
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Reservar el catering
2 personas
16
Pedir bebidas
17
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
18
Hacer reservas
19
Maquetar el programa
2 personas
20
Imprimir los folletos del programa
21
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
22
Comprobar el método de pago
2 personas
23
Fotografiar los artículos de la subasta
2 personas
24
Imprimir catálogo de subasta
25
Procesar definitivamente las inscripciones
2 personas
26
Comunicar las cantidades de catering
27
Comprobar la lista de la compra
2 personas
28
Hacer la compra
3 personas
29
Reunir los materiales
3 personas
30
Repartir el programa
2 personas
31
Comprobar el lugar
2 personas

Evento

32
Montar mesas y sillas
5 personas
33
Poner la mesa
4 personas
34
Colgar la decoración
3 personas
35
Comprobar la iluminación
2 personas
36
Probar la música y el micrófono
2 personas
37
Preparar la presentación
2 personas
38
Montar la mesa de subasta
2 personas
39
Montar la mesa de registro
2 personas
40
Enfriar las bebidas
3 personas
41
Preparar aperitivos
4 personas
42
Preparar la restauración
4 personas
43
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
44
Dar briefing al servicio
2 personas
45
Recibir a los invitados
4 personas
46
Registrar a los invitados
3 personas
47
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
48
Servir el aperitivo
4 personas
49
Anunciar el programa
50
Coordinar a los ponentes
2 personas
51
Operar la presentación
52
Rellenar las bebidas
3 personas
53
Reponer aperitivos
3 personas
54
Servir la cena
6 personas
55
Servir comidas especiales
2 personas
56
Retirar la vajilla de las mesas
4 personas
57
Explicar el importe benéfico
58
Dirigir la subasta
3 personas
59
Registrar pujas
2 personas
60
Procesar pagos
2 personas
61
Servir el postre
4 personas
62
Despedirse de los invitados
3 personas
63
Entregar los artículos de subasta
2 personas
64
Guardar el efectivo con seguridad
2 personas

Seguimiento

65
Recoger la basura
4 personas
66
Lavar la vajilla
4 personas
67
Recoger mesas y sillas
5 personas
68
Retirar la decoración
3 personas
69
Limpiar el lugar
4 personas
70
Clasificar los materiales
2 personas
71
Devolver los objetos prestados
2 personas
72
Retirar los productos no utilizados
2 personas
73
Transferir los ingresos
2 personas
74
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
75
Confirmar los ingresos de la subasta
76
Compartir fotos con los participantes
77
Procesar el ajuste final
2 personas
78
Archivar el comprobante de donación

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas redondascant. 12
Sillascant. 110
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de registro
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Tazones para sopacant. 110
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 220
Copas de champáncant. 120
Tazas de cafécant. 110
Cucharillas de cafécant. 120
Cubiertos de cenacant. 120
Cubiertos de serviciocant. 24

Decoración

Manteles runnerscant. 12
Servilletas de telacant. 120
Tarjetas de nombrecant. 110
Cartas del menúcant. 110
Programascant. 120
Decoraciones de mesacant. 12
Arreglos floralescant. 12
Portavelascant. 24
Velas LEDcant. 48
Globoscant. 100
Cartel de bienvenida
Banners de patrociniocant. 4

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Caja registradora
Terminal de pagocant. 2
Baterías externascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de serviciocant. 8
Cucharones para sopacant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 2
Termoscant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de piecant. 4
Focoscant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20

Catering

Compras

Subasta

Cartas de subastacant. 120
Martillo de subasta
Etiquetas para mesas de subastacant. 20
Etiquetas de premiocant. 30

Artículos de papel

Listas de registrocant. 6
Bolígrafoscant. 30
Carpetascant. 12
Sobrescant. 150
Tarjetas de donacióncant. 150
Papeleríacant. 100
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 6
Cuerdacant. 2
Portapapelescant. 8

Seguridad

Alfombrillas antideslizantescant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Linternascant. 4
Mantas ignífugascant. 2

Transporte

Cajas de transportecant. 20
Carros de manocant. 2

Consejos

Empieza por el presupuesto y el objetivo de recaudación antes de contratar artistas o catering. Divide el dinero entre sala, comida, bebidas, sonido, impresión y posibles costes de la subasta para saber qué necesitas cubrir con patrocinadores.
Cierra fecha y ubicación antes de enviar invitaciones. Comprueba que el espacio admite las mesas redondas, la mesa de registro, el buffet, los percheros y una zona visible para los artículos de la subasta.
Abre las inscripciones cuanto antes y solicita las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Procesa definitivamente las inscripciones antes de imprimir tarjetas con nombres, menús y programas, porque una modificación de última hora obliga a rehacerlos.
Reúne y fotografía los artículos de la subasta con antelación, y redacta sus condiciones antes de publicar el catálogo. Así los invitados conocen los lotes, las reglas y el método de pago durante la gala, no cuando empieza la puja.
Haz una prueba técnica del sonido antes de abrir las puertas. Comprueba los micrófonos inalámbricos, los soportes y los altavoces, y reserva tiempo para colocar programas, tarjetas de nombre, menaje y señalización sin bloquear la mesa de registro.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una gala benéfica?: Empieza entre 4 y 6 meses antes si habrá patrocinadores, artistas y subasta. Reserva el lugar y define la causa al principio; deja las confirmaciones finales de asistentes, catering y materiales impresos para las últimas 2 semanas.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para una gala benéfica?: Envíalas entre 8 y 12 semanas antes de la gala, cuando ya estén confirmados la fecha, el lugar y el programa básico. Cierra las inscripciones aproximadamente 10 días antes para poder confirmar menús, mesas y tarjetas con nombres.
¿Cuántos artículos necesita una subasta benéfica?: No existe una cifra única, pero prepara al menos 1 lote por cada 5 o 10 asistentes para que la subasta tenga ritmo sin alargarse demasiado. Fotografía y describe cada artículo entre 2 y 3 semanas antes, incluyendo sus condiciones.
¿Cuándo hay que confirmar el catering de una gala?: Haz una reserva inicial cuando conozcas el lugar y el número estimado de invitados, y confirma la cantidad definitiva entre 7 y 10 días antes. En ese momento entrega también las preferencias dietéticas y comprueba bebidas, vajilla y servicio.

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