Qué necesitas para organizar una formación en Excel

Una formación en Excel necesita más que portátiles y una presentación. Prepara un puesto de trabajo por participante, con ratón, conexión estable y archivos de práctica listos antes de la llegada. También tendrás que resolver con antelación los cables, adaptadores, material impreso, acreditaciones y el servicio de café, agua y comidas. Esta lista reúne lo necesario para que la sesión empiece a la hora y no se interrumpa por falta de equipo o consumibles.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 24
Mesa de registro
Perchero

Equipo

Portátilescant. 20
Ratones de computadoracant. 20
Proyector
Pantalla de proyección
Portátil de presentación
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 6
Presentador inalámbrico
Router wifi

Presentación

Pizarra de hojas
Hojas de rotafolio
Pizarra blanca
Rotuladores para pizarra blancacant. 6
Borrador para pizarra blanca
Bloc de notascant. 24
Bolígrafoscant. 30
Carpetas de prácticacant. 24
Tarjetas de nombrecant. 24
Carpetas para certificadoscant. 24

Vajilla

Tazas de cafécant. 30
Vasos para aguacant. 30
Platos de cenacant. 30
Cubiertoscant. 30
Cuencos de serviciocant. 6
Cucharonescant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 2
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Cajas de almacenamientocant. 6

Catering

Dispensadores de bebidascant. 2
Bandejas de servircant. 6
Cafetera con jarracant. 2
Azucareroscant. 2
Porta-servilletascant. 4
Compras
- Granos de café - 1,5 kilogramo
- Bolsitas de té - 80 stuks
- Leche para el café - 4 litros
- Leche semidesnatada - 6 litros
- Azúcar - 1 kilogramo
- Edulcorantes - 1 caja
- Agua mineral sin gas - 6 botellas
- Agua mineral con gas - 4 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 2 botellas
- Zumo de manzana - 3 botellas
- Galletas - 6 paquetes
- Galletas de mantequilla - 4 paquetes
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Frutos secos mixtos - 2 kilogramos
- Manzanas - 30 unidades
- Plátanos - 24 unidades
- Uvas - 3 kilogramos
- Bocadillos - 30 unidades
- Pan integral - 4 panes
- Queso joven - 2 kilogramo
- Jamón cocido - 1,5 kilogramo
- Fiambre de pechuga de pollo - 1,5 kilogramo
- Hummus - 6 envases
- Queso crema - 6 tarrinas
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada - 2 tarros
- Margarina - 2 tarrinas
- Sopa de tomate - 6 litros
- Sopa de verduras - 6 litros
- Palitos salados - 4 paquetes
- Ensalada mixta - 3 kilogramos
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates cherry - 2 kilogramo
- Aderezo para ensalada - 3 botellas
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Lonchas vegetales para sándwich - 1 kilogram
- Sándwiches sin gluten - 6 piezas
- Leche sin lactosa - 2 litros
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes

Limpieza

Papeleracant. 4
Aspiradora
Juego de fregona
Guantes de limpiezacant. 4

Iluminación

Lámparas de escritoriocant. 8

Consejos

Calcula un portátil y un ratón por participante, más al menos un equipo de reserva. Carga todos los portátiles la víspera y guarda los archivos de práctica también en una ubicación accesible sin conexión.
Comprueba la conexión entre el portátil de presentación y el proyector con 24 horas de antelación. Ten preparados cables HDMI, adaptadores, alargadores y regletas suficientes para que ningún puesto quede sin corriente.
Prepara una carpeta de práctica, un bloc de notas y un bolígrafo por persona. Imprime las acreditaciones y los certificados antes del día de la formación, y lleva algunas unidades adicionales para cambios de última hora.
Calcula dos tazas de café o té y al menos dos vasos de agua por participante durante la jornada. Confirma las preferencias dietéticas y encarga el almuerzo y la cena con varios días de margen.
Organiza las mesas dejando espacio para el portátil, el ratón y los apuntes, y coloca la mesa de registro en la entrada. Lleva tarjetas de nombre, un perchero y rotuladores de pizarra blanca; suelen olvidarse aunque se necesiten desde el primer minuto.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos portátiles necesito para una formación en Excel?: Necesitas un portátil por participante y otro de reserva. Si asisten 12 personas, prepara 13 equipos, además del portátil de presentación.
¿Qué cables necesito para conectar el proyector en una formación?: Lleva al menos un cable HDMI, un adaptador compatible con cada tipo de conexión de los portátiles y un cable de repuesto. Comprueba la conexión completa el día anterior, no al comenzar la sesión.
¿Cuánto material de papelería debo comprar por asistente?: Calcula una carpeta de práctica, un bloc de notas, un bolígrafo y una tarjeta de nombre por persona. Añade un 10 % extra; para 20 asistentes, prepara 22 unidades de cada consumible.
¿Con cuánta antelación debo pedir el catering?: Confirma el número final de asistentes y las preferencias dietéticas entre 3 y 5 días antes. Reserva algunas raciones adicionales, normalmente un 10 %, para cubrir cambios de última hora.

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