Checklist para organizar un diálogo comunitario

Organizar un diálogo comunitario requiere más que reservar una sala y enviar invitaciones. Hay que cerrar el programa, confirmar a quienes participan, preparar las mesas temáticas y prever cómo se recogerán las preguntas y preferencias dietéticas. Esta checklist reúne 76 tareas y 78 materiales, desde la inscripción y la accesibilidad hasta el café, las hojas de trabajo y la prueba de sonido. Sigue el orden del plan para evitar compras tardías y problemas técnicos el día del encuentro.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Registrar la fecha y el objetivo
2 personas
Reservar el lugar
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar ponentes
2 personas
Asignar moderadores de conversación
2 personas
Escribir el texto de invitación
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Contactar con organizaciones vecinales
2 personas
Publicar un recordatorio
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Inventariar la accesibilidad
Recopilar preguntas de los participantes
2 personas
Montar mesas temáticas
3 personas
Formular las preguntas de conversación
2 personas
Recibir presentaciones
Revisar las presentaciones
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir hojas de trabajo
2 personas
Pedir el catering
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Gestionar llaves y acceso
Comprobar el pronóstico del tiempo
Reunir los materiales
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el espacio
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar las mesas temáticas
3 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Preparar el espacio de presentación
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los participantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Presentar el programa
Encargarse de la inauguración
Hacer la presentación del contenido
2 personas
Recoger preguntas del público
2 personas
Servir bebidas del descanso
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar a los participantes a las mesas temáticas
3 personas
Guiar las conversaciones temáticas
6 personas
Registrar notas de la conversación
6 personas
Abrir el buffet
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Responder preguntas de seguimiento
2 personas
Identificar prioridades
3 personas
Comunicar los resultados en sesión plenaria
2 personas
Explicar el proceso de seguimiento
Responder las últimas preguntas
2 personas
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Limpiar restos de comida
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Comprobar los baños
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Agradecer a los participantes
Desarrollar las notas de la conversación
3 personas
Archivar la lista de asistencia
Archivar el material de presentación
Comunicar resultados
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 10
Sillascant. 80
Mantelescant. 10
Mesa de registro
Mesa de oradores
Papeleracant. 6

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cable HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Altavocescant. 2
Clic de presentación
Teléfono móvilcant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Jarracant. 6
Cucharonescant. 6

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 6
Cuchillos de pancant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Pinzas de cocinacant. 6
Jarras medidorascant. 2

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 80
Pancartas con nombrescant. 12
Carteles de mesacant. 10
Pósteres del programacant. 6
Flechas de rutacant. 12
Paneles informativoscant. 6
Portalápicescant. 10

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Cafécant. 2
Compras

Artículos de papel

Bloc de notascant. 80
Tableros de trabajocant. 120
Papel de impresión A4cant. 2
Bloc de rotafoliocant. 8
Carpetas de presentacióncant. 10

Material de escritura

Bolígrafoscant. 100
Rotuladores fosforescentescant. 24
Rotuladorescant. 48
Lápicescant. 40
Gomas de borrarcant. 20
Sacapuntascant. 10
Portacinta adhesivacant. 6
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Portapapelescant. 20

Presentación

Rotuladores para pizarracant. 24
Bloc de Post-itcant. 30
Pegatinas para votarcant. 500
Cubetas para chinchetascant. 6
Pinscant. 100
Pizarra blancacant. 2
Rotuladores para pizarra blancacant. 12
Borradores de pizarracant. 2

Seguridad

Linternascant. 4
Bateríascant. 24
Alfombrillas para cablescant. 8
Alfombrillas antideslizantescant. 6
Señales de advertenciacant. 4

Consejos

Define la fecha y el objetivo antes de preparar el programa: deja cerradas las decisiones básicas con varias semanas de margen para que las invitaciones y la inscripción tengan información definitiva.
Confirma ponentes y moderadores antes de publicar la convocatoria. Pide las presentaciones con antelación y revísalas para comprobar que encajan con el tiempo disponible y con el formato de conversación.
No esperes a la semana del evento para revisar la accesibilidad. Comprueba el acceso al lugar, pregunta por necesidades concretas en el formulario y adapta la distribución de mesas y sillas antes del montaje.
Calcula la logística por separado para la bienvenida, la exposición y las mesas temáticas. Prepara la lista de participantes, las tarjetas de nombre y las hojas de trabajo antes de que llegue el primer grupo.
Haz una prueba técnica completa al menos un día antes: portátil, proyector, pantalla, HDMI, alargadores, regletas, micrófonos y altavoces. Enfría las bebidas con tiempo y confirma el catering según las preferencias dietéticas recogidas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un diálogo comunitario?: Empieza al menos 4 semanas antes si necesitas reservar un lugar, confirmar ponentes y gestionar inscripciones. Deja la última semana para cerrar participantes, revisar accesibilidad, imprimir materiales y hacer la prueba técnica.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones al diálogo comunitario?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la fecha, cuando ya estén confirmados el lugar, el objetivo y el programa básico. Publica un recordatorio entre 5 y 7 días antes y revisa las inscripciones hasta el cierre.
¿Qué materiales hacen falta para un diálogo comunitario?: Como mínimo, prepara mesas y sillas, una mesa de registro, tarjetas de nombre, hojas de trabajo, bolígrafos y una papelera. Si hay presentaciones, añade portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, alargadores, regletas, micrófonos y altavoces.
¿Cuánto catering necesito para un diálogo comunitario?: Calcula las cantidades a partir del número confirmado de participantes y añade aproximadamente un 10 % de margen. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma el pedido varios días antes, no el mismo día.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.