Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas en una excavación arqueológica

Una jornada de puertas abiertas en una excavación necesita más preparación que una visita guiada convencional. Hay que coordinar permisos, recorridos, zonas seguras, inscripciones, voluntariado y explicaciones adaptadas a niños y adultos. Esta checklist reúne las 78 tareas y 74 materiales del plan, desde la fecha y el programa hasta las carpas, la señalización y el área de hallazgos. Úsala por fases para detectar a tiempo lo que suele quedarse para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
Definir las rutas de las visitas guiadas
2 personas
Delimitar las zonas del público
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Programar monitores
2 personas
Instruir a los guías
3 personas
Preparar la sesión informativa para voluntarios
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprar productos frescos
2 personas
Montar el espacio de refrigeración
2 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Comprobar los paneles informativos
2 personas
Preparar hojas de trabajo para niños
2 personas
Repasar el relato de la visita guiada
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Asegurar el área de excavación
3 personas
Retirar materiales sueltos
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar barreras para el público
3 personas
Colgar flechas de ruta
2 personas
Montar los puestos de información
3 personas
Preparar la presentación de hallazgos
3 personas
Preparar las actividades para niños
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Realizar la sesión informativa para voluntarios
8 personas
Comprobar los baños
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Presentar el programa
Realizar las visitas guiadas
4 personas
Demostrar trabajos de excavación
3 personas
Explicar los hallazgos
2 personas
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Responder preguntas de los visitantes
2 personas
Atender el punto fotográfico
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Ajustar la iluminación
2 personas
Realizar la conferencia de la tarde
2 personas
Comprobar el nivel de sonido
Realizar la última visita guiada
3 personas
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Guardar los objetos encontrados de forma segura
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Limpiar mesas y sillas
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar las barreras para el público
3 personas
Retirar los carteles de ruta
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Secar y limpiar los materiales
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Procesar los datos de los visitantes
Registrar objetos perdidos
Archivar fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mesa de registro
Mesas altascant. 4
Mantelescant. 10
Papeleracant. 8

Equipo

Altavoz portátilcant. 2
Micrófono inalámbricocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Lámparas de obracant. 4
Guirnaldas de lucescant. 4

Seguridad

Vallas de construccióncant. 12
Cinta de balizamientocant. 6
Conos de tráficocant. 12
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 12
Guantes de trabajocant. 20
Gafas de seguridadcant. 12
Cascos infantilescant. 20

Arqueología

Palanascant. 20
Pinceles arqueológicoscant. 25
Escobas de manocant. 12
Palascant. 10
Cuboscant. 20
Tamices de suelocant. 6
Cajas para hallazgoscant. 40
Cintas métricascant. 6
Fitas métricascant. 6
Etiquetas de objetos encontradoscant. 200
Sets de lápicescant. 12
Bloc de notascant. 20
Cámaras fotográficascant. 2
Trípodecant. 2
Cajas de hallazgoscant. 12

Presentación

Carteles informativoscant. 12
Señales de rutacant. 16
Carteles direccionalescant. 12
Displays de presentacióncant. 6
Pizarras de hojascant. 3
Rotuladorescant. 24
Portapapelescant. 12
Tableros de trabajocant. 120

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 100
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 6
Teterascant. 2
Ollas para sopacant. 2
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cucharonescant. 6
Contenedores de alimentoscant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 8
Cartel de bienvenida
Tarjetas de nombrecant. 20
Decoración de mesacant. 10

Limpieza

Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallascant. 4
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Paños de limpiezacant. 30

Catering

Compras

Consejos

Cierra los permisos, las notificaciones y el programa antes de abrir las inscripciones. Así podrás publicar horarios realistas y definir cuántas personas caben en cada visita guiada.
Diseña el recorrido separando claramente la zona de excavación del público. Comprueba la ruta al menos una semana antes y marca cruces, desniveles y puntos de espera con vallas, cinta y conos.
Programa a los guías y monitores por turnos, dejando tiempo entre visitas para preguntas, limpieza y desplazamientos. Prepara también una sesión informativa específica para voluntarios antes de la jornada.
Calcula el catering a partir de las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas desde el formulario. Haz la compra de productos frescos cerca del evento y monta el espacio de refrigeración antes de recibirlos.
Revisa la previsión meteorológica 48 horas antes y vuelve a comprobarla la misma mañana. Las carpas, lámparas, altavoces, baterías y alargadores deben probarse antes de que llegue el público, no durante el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas arqueológica?: Empieza la planificación al menos 6 semanas antes. Deja cerrados los permisos y el programa antes de enviar invitaciones, y reserva los últimos 7 días para revisar seguridad, materiales y previsión meteorológica.
¿Cuántas personas pueden entrar a la vez en una excavación arqueológica?: No hay una cifra universal: depende del espacio seguro y del recorrido definido. Divide a los inscritos en grupos y fija un aforo por visita después de delimitar las zonas del público y los puntos de espera.
¿Qué materiales de seguridad hacen falta para una visita a una excavación?: Prepara vallas de construcción, cinta de balizamiento, conos, botiquines, chalecos reflectantes, guantes y gafas de seguridad. Si participan niños, añade cascos infantiles y explica las normas antes de iniciar el recorrido.
¿Cuándo hay que preparar los materiales para los talleres infantiles?: Ten listas las hojas de trabajo y los materiales de arqueología como mínimo 3 días antes. El día anterior, comprueba que hay suficientes palas, pinceles, cubos, tamices y cajas para hallazgos para cada grupo previsto.

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