Qué necesitas para organizar una feria informativa
Una feria informativa necesita más que mesas para los expositores. Esta lista reúne el mobiliario, los equipos y el material de apoyo para recibir a las organizaciones, atender las inscripciones y mantener activo el punto de café y té. Calcula las cantidades según el número de puestos, visitantes y voluntarios confirmados. Haz la compra y revisa todo varios días antes: los cables, cargadores, carteles y tarjetas identificativas suelen quedar para el último momento.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 18
- Sillascant. 80
- Mesas altascant. 4
- Punto de información
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 8
- Percheroscant. 2
- Mesas con mantelcant. 18
Equipo
- Portátilescant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Cargadorescant. 4
- Memorias USBcant. 3
- Clic de presentación
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarrascant. 8
- Termoscant. 6
Cocina
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Pinzas de servircant. 6
- Cuencoscant. 12
- Jarras medidorascant. 2
- Cubetas para lavarcant. 6
Decoración
- Mantelescant. 18
- Cartel de bienvenida
- Carteles con número de standcant. 20
- Portanombrescant. 20
- Carteles direccionalescant. 12
- Banderascant. 8
- Postes para banderascant. 8
- Plantascant. 8
- Tableros de corchocant. 10
- Portapósterscant. 12
- Guirnaldascant. 10
- Tiras adhesivascant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Linternas a pilascant. 6
Catering
- Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Cacao en polvo - 1 bote
- Azúcar - 2 paquetes
- Dulces - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 12 unidades
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 8 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Agua con gas de limón - 4 botellas
- Cubitos de hielo - 8 bolsas
- Baguettes - 12 unidades
- Pan integral - 6 barras
- Mini panecillos - 120 unidades
- Mantequilla - 1 kilo
- Hummus - 2 kilos
- Queso joven - 2 kilos
- Queso curado - 2 kilo
- Queso crema - 1 kilo
- Cobertura de pechuga de pollo - 1 kilo
- Crema vegetariana para untar - 1 kilo
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates - 3 kilos
- Lechuga - 8 unidades
- Pimientos - 12 unidades
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Mandarinas - 50 unidades
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Snacks salados - 6 bolsas
- Tortitas de arroz - 6 paquetes
- Crackers sin gluten - 4 paquetes
- Galletas - 8 paquetes
- Galletas veganas - 4 paquetes
- Galletas sin gluten - 4 paquetes
- Mini muffins - 120 unidades
- Mini muffins veganos - 30 piezas
- Mini muffins sin gluten - 20 unidades
- Mayonesa - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Mostaza - 1 tarro
- Aceitunas - 4 frascos
- Pepinillos - 3 tarros
- Mix de frutos secos - 3 kilos
- Mix de snacks sin frutos secos - 2 kilo
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Canela - 1 bote
- Servilletas - 500 unidades
- Vasos de papel - 200 unidades
- Palitos de madera para remover - 300 unidades
- Palillos de dientes - 2 cajas
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 36 rollos
- Bolsas de basura - 4 rollos
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Toallitas desinfectantes - 6 paquetes
- Jabón de manos - 6 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 12 unidades
- Guantes de goma - 6 pares
- Ambientador - 3 sprays
- Parches - 2 cajas
Artículos de papel
- Folletos del programacant. 300
- Planoscant. 250
- Formularios de inscripcióncant. 200
- Encuestascant. 150
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Bloc de notascant. 30
- Notas adhesivascant. 500
- Papel de copiacant. 2
- Sobrescant. 100
Artículos de oficina
- Bolígrafoscant. 80
- Rotuladores permanentescant. 24
- Rotuladores para pizarra blancacant. 12
- Lápicescant. 30
- Goma de borrarcant. 10
- Tijerascant. 10
- Cinta adhesivacant. 8
- Grapadorascant. 4
- Grapascant. 8
- Clipscant. 4
- Portapapelescant. 10
- Carpetas de archivocant. 12
- Carpetas archivadorascant. 6
- Etiquetascant. 4
- Calculadorascant. 2
Seguridad
- Alfombrillas para cablescant. 8
- Cinta de balizamientocant. 2
- Alfombrillas antideslizantescant. 6
- Linternascant. 4
Limpieza
- Papelelerascant. 8
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
Transporte
- Carros de manocant. 2
- Contenedores rodantescant. 4
- Cajonescant. 20
Consejos
- Calcula una mesa y al menos dos sillas por expositor; añade mesas altas si quieres crear zonas de conversación rápida o apoyar folletos sin ocupar todos los asientos.
- Prepara el punto de información con un portátil, formularios impresos, bolígrafos y un plano visible. Lleva también un cargador y una memoria USB con el programa y los horarios.
- Para la presentación, comprueba con antelación que el proyector, la pantalla, los altavoces y el micrófono sean compatibles. Lleva cables alargadores, regletas y un clic de presentación, aunque el espacio parezca tener conexiones disponibles.
- Calcula como mínimo una taza o vaso por persona para cada ronda de servicio y prepara jarras, termos y bandejas para reponer sin interrumpir la atención a los expositores.
- Separa las tarjetas con nombre, la señalización y los carteles por zonas antes de abrir. Reserva al menos 60 minutos para colocar mesas, papeleras, percheros y señales según el plano del mercado.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para una feria informativa?
- Calcula dos sillas por expositor como base y añade las necesarias para el punto de información, las presentaciones y los voluntarios. Si participan 20 organizaciones, empieza con 40 sillas para los puestos y suma las de las zonas comunes.
- ¿Cuánto café y té necesito para una feria?
- Para una pausa de una hora, calcula entre 2 y 3 bebidas calientes por persona. Para 30 asistentes, prepara aproximadamente entre 60 y 90 tazas, además de agua y una pequeña reserva para los expositores.
- ¿Cuándo debo revisar los equipos de la feria?
- Haz una primera comprobación entre 3 y 5 días antes y repítela el día anterior. Prueba el proyector, la pantalla, los altavoces, el micrófono, los cables, las regletas y los cargadores en el mismo orden en que se usarán.
- ¿Qué debo preparar el día antes de la feria informativa?
- Deja listas las tarjetas identificativas, los formularios, el plano, el programa, la señalización y el material de café y té. También conviene enviar la última información a los expositores al menos 24 horas antes, con horarios, aparcamiento y ruta de llegada.
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