Qué necesitas para organizar una feria de tecnología

Una feria de tecnología necesita más que mesas y equipos de demostración. Debes preparar puestos para expositores, registro de visitantes, conexión estable, alimentación eléctrica y apoyo para las presentaciones. Esta lista reúne el material previsto para el evento, desde routers y cables hasta acreditaciones, señalización y catering. Compra o reserva los elementos con tiempo, porque los adaptadores, regletas, vitrinas y equipos de red suelen ser lo primero que falta cuando el montaje empieza.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de expositorescant. 40
Mesas para visitantescant. 12
Sillascant. 180
Mesa de registro
Mesas altascant. 10
Taburetescant. 20
Vitrinascant. 6
Papeleracant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilescant. 4
Tabletscant. 4
Monitorescant. 8
Cables alargadorescant. 30
Regletascant. 30
Cables HDMIcant. 8
Adaptadores USB-Ccant. 8
Switches de redcant. 4
Routers WiFicant. 3
Cables Ethernetcant. 40
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Estaciones de cargacant. 6
Baterías externascant. 10
Regletascant. 20

Decoración

Banners impresos para feriacant. 8
Señales direccionalescant. 14
Pósteres del programacant. 10
Mantelescant. 45
Soportes para tarjetas de nombrecant. 45
Pegatinas de flechascant. 30

Oficina

Credenciales para visitantescant. 300
Credenciales de expositorcant. 60
Portabadgescant. 360
Lanyardscant. 360
Portapapelescant. 6
Juego de bolígrafoscant. 12
Bloc de notascant. 250
Papel de impresióncant. 5
Rollos de cinta adhesivacant. 8
Sets de tijerascant. 4
Rotuladores permanentescant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 180
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 6
Dispensadores de bebidascant. 4
Neveras portátilescant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Alfombrillas para cablescant. 20
Chalecos reflectantescant. 12

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20

Catering

Compras
- Café - 8 paquetes
- Bolsitas de té - 400 unidades
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Azúcar - 3 kilogramos
- Dulces - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 20 liter
- Leche de avena - 8 litros
- Limones - 3 kilogramos
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ice tea - 8 botellas
- Spa Blauw - 36 botellas
- Spa Rood - 18 botellas
- Zumo de manzana - 8 paquetes
- Zumo de naranja - 8 paquetes
- Cerveza - 120 botellas
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Totopos - 10 bolsas
- Salsa - 6 frascos
- Frutos secos mixtos - 6 kilogram
- Snacks salados - 8 bolsas
- Aceitunas - 4 frascos
- Queso en cubos - 6 kilogramos
- Uvas - 8 kilogramos
- Manzanas - 80 unidades
- Plátanos - 60 unidades
- Zanahorias - 5 kilogramo
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates cherry - 5 kilogramos
- Hummus - 12 envases
- Queso crema - 3 kilogramos
- Queso joven - 4 kilogram
- Pechuga de pollo ahumada - 3 kilogramo
- Carne ahumada - 2 kilogram
- Wraps de hummus - 80 unidades
- Bocadillos - 250 unidades
- Mini croissants - 180 unidades
- Bollos con pasas - 100 unidades
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Mayonesa - 2 botellas
- Mostaza - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada - 3 tarros
- Pimienta - 2 molinillos
- Sal - 2 paquetes
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Mezcla de especias - 4 tarros
- Galletas dietéticas - 8 paquetes
- Bollos sin gluten - 24 unidades
- Bocadillos veganos - 36 unidades
- Lonchas vegetales veganas - 2 kilogram
- Cápsulas de leche para café - 300 unidades
- Agitadores - 500 unidades
- Servilletas - 1000 unidades
- Papel de mesa - 4 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Bolsas de basura extra resistentes - 40 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 8 botellas
- Desinfectante de manos - 10 botellas
- Limpiador multiusos - 6 botellas
- Limpiacristales - 4 botellas
- Lavavajillas - 4 botellas
- Esponjas - 20 unidades
- Paños de microfibra - 30 unidades
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Recipientes para alimentos - 20 unidades
- Cubitos de hielo - 30 kilogramo

Consejos

Calcula al menos una regleta y un alargador por cada zona con equipos, y añade cables HDMI y adaptadores USB-C compatibles con los portátiles de los ponentes. Comprueba las conexiones antes de abrir la feria.
Prepara la red con switches, routers WiFi y cables Ethernet de reserva. Haz una prueba completa de internet como mínimo 24 horas antes, no el mismo día del evento.
Lleva estaciones de carga y baterías externas para visitantes y expositores. Una batería por puesto puede no bastar si se usan tablets, móviles y demostraciones durante toda la jornada.
Imprime las acreditaciones, las etiquetas con nombres, los planos y los pósteres del programa con varios días de margen. Guarda al menos un pequeño lote adicional para inscripciones o cambios de última hora.
Reserva el catering después de recoger las preferencias dietéticas y confirma las cantidades de bebidas antes de hacer la compra. Para el primer tramo del evento, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona y vuelve a ajustar según la duración.

Preguntas frecuentes

¿Qué necesito comprar para una feria de tecnología?: Necesitas mobiliario para expositores y visitantes, equipos de presentación, conexión de red, alimentación eléctrica, señalización, acreditaciones y material de apoyo. La lista completa del plan incluye 61 elementos agrupados por categorías.
¿Cuántos cables y regletas necesito para una feria tecnológica?: Calcula una regleta y un alargador por cada puesto o zona que use equipos, y añade al menos un 10 % de reserva. Lleva también cables HDMI, adaptadores USB-C y cables Ethernet adicionales para resolver cambios de última hora.
¿Cuándo debo probar el WiFi y los equipos?: Haz una prueba de internet, routers, switches, proyectores, pantallas, micrófonos y altavoces al menos 24 horas antes. Repite una comprobación rápida entre 2 y 3 horas antes de abrir las puertas.
¿Cuánta bebida y catering debo comprar?: Para el primer tramo, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona y ajusta después según la duración del programa. Cierra el pedido del catering cuando tengas las preferencias dietéticas y confirma las cantidades como mínimo 3 días antes.

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