Cómo organizar una feria de seguridad sin dejar cabos sueltos

Organizar una feria de seguridad requiere coordinar expositores, demostraciones, visitantes y controles técnicos en una secuencia clara. Empieza por fijar la fecha, reservar el lugar y definir el plano antes de invitar a los expositores. Después concentra el trabajo en las inscripciones, el programa y la información operativa. Los fallos más habituales aparecen al final: conexiones sin probar, acreditaciones sin imprimir, salidas poco visibles y demostraciones que no tienen instrucciones de seguridad.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y la apertura de la feria
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Preparar la lista de expositores
2 personas
4
Crear plano de la feria
2 personas
5
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
6
Invitar a los expositores
2 personas
7
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
8
Publicar el formulario de inscripción
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Pedir el catering
2 personas
12
Diseñar acreditaciones
13
Configurar el registro de visitantes
2 personas
14
Elaborar el programa
2 personas
15
Confirmar ponentes
16
Inventariar las demostraciones
2 personas
17
Comprobar la seguridad de la demostración
2 personas
18
Comprobar las conexiones técnicas
2 personas
19
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
20
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
21
Redactar las normas de la casa
22
Imprimir planos y señales de ruta
2 personas
23
Imprimir acreditaciones y pulseras
2 personas
24
Enviar información a los expositores
25
Imprimir la lista de registro de visitantes
26
Hacer la compra
3 personas
27
Llevar materiales al lugar
3 personas
28
Guardar el catering en frío
2 personas

Evento

29
Registrar a los expositores
3 personas
30
Abrir el pabellón de exposiciones
2 personas
31
Colocar mesas y sillas
5 personas
32
Instalar los paneles del stand
4 personas
33
Montar los stands de los expositores
6 personas
34
Montar el mostrador de registro
2 personas
35
Colgar señalización
3 personas
36
Preparar el espacio de presentación
3 personas
37
Probar el equipo de presentación
2 personas
38
Preparar café y té
2 personas
39
Preparar los aperitivos
2 personas
40
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
41
Dar la charla al equipo de seguridad
3 personas
42
Atender la mesa de registro
3 personas
43
Recibir a los visitantes
4 personas
44
Repartir acreditaciones
3 personas
45
Presentar el programa
2 personas
46
Apoyar a los expositores
3 personas
47
Coordinar demostraciones
3 personas
48
Anunciar presentaciones
49
Dar soporte técnico a las presentaciones
2 personas
50
Servir café y té
2 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Comprobar los baños
2 personas
55
Vigilar la feria
3 personas
56
Mantener libres las salidas de emergencia
2 personas
57
Registrar objetos perdidos
58
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
59
Informar a los últimos visitantes
2 personas
60
Permitir que los expositores desmonten
4 personas
61
Cerrar caja e inscripción
2 personas

Seguimiento

62
Guardar el catering en un lugar seguro
2 personas
63
Desmontar el mobiliario
5 personas
64
Reunir materiales del stand
4 personas
65
Apagar el equipo
2 personas
66
Clasificar y retirar residuos
3 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Limpiar el lugar
4 personas
69
Retirar la decoración
2 personas
70
Devolver el material prestado
2 personas
71
Devolver el material de los expositores
2 personas
72
Gestionar objetos perdidos
73
Procesar los datos de asistencia
74
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de feriacant. 24
Sillas de feriacant. 80
Mostrador de registrocant. 2
Taburetes de barcant. 8
Paredes para standscant. 24
Percheroscant. 4

Equipo

Portátilcant. 4
Impresoracant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoces para portátilcant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Cables HDMIcant. 4
Walkie-talkiescant. 8
Estaciones de cargacant. 2
Router wifi móvil
Escáneres de códigos de barrascant. 2

Iluminación

Paneles de luz LEDcant. 12
Lámparas de escritoriocant. 8

Decoración

Banner de entrada
Carteles de standcant. 24
Señales de rutacant. 12
Pósteres del programacant. 8
Pizarra para ponentes
Mantelescant. 24

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 160
Platoscant. 160
Cubiertoscant. 160
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4

Catering

Compras

Registro

Tarjetas de nombrecant. 300
Portabadgescant. 300
Lanyardscant. 300
Portapapelescant. 6
Juego de bolígrafoscant. 12
Formularios de visitantescant. 350

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Chalecos reflectantescant. 12
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Extintorescant. 4

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Papelelerascant. 12
Paños de limpiezacant. 24
Guantes de gomacant. 12
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 4

Herramientas

Cinta métricacant. 2
Llaves de los interruptorescant. 2
Juegos de destornilladorescant. 2
Bridascant. 200
Cinta gaffercant. 8
Tijerascant. 6
Cúterescant. 2
Baterías de repuestocant. 40

Documentación

Carpetas de expositorescant. 30
Folletos del programacant. 400
Normas de la casacant. 30
Instrucciones de emergenciacant. 20
Planoscant. 400
Bloc de notascant. 250
Mando de presentacióncant. 2

Consejos

Cierra primero el lugar, la fecha y el horario de apertura; sin esos datos no puedes asignar puestos ni enviar invitaciones coherentes. Dibuja el plano antes de confirmar a los expositores y deja señaladas las salidas de emergencia.
Reserva un punto de registro con portátil, impresora y escáneres de códigos de barras. Imprime la lista de visitantes y las acreditaciones con antelación para que una incidencia de última hora no bloquee la entrada.
Haz un inventario de cada demostración y revisa su seguridad por separado. Comprueba cables, regletas, conexiones HDMI, proyector, pantalla y altavoces antes del día de la feria, no durante la apertura.
Envía a los expositores el plano, el horario, las normas de la casa y las instrucciones de montaje en un único documento. Confirma sus necesidades técnicas y dietéticas al menos 7 días antes para evitar cambios cuando el catering y los puestos ya estén cerrados.
Coloca las señales de ruta desde la entrada hasta los puestos, las salas y las salidas de emergencia. Prepara también walkie-talkies, estaciones de carga y un router wifi móvil para coordinar el registro y resolver incidencias durante toda la jornada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de seguridad?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el lugar, captar expositores y preparar el plano. Deja los últimos 7 días para confirmar asistentes, catering, ponentes, señalización y pruebas técnicas.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de expositores?: Intenta cerrarla entre 3 y 4 semanas antes de la feria. Así todavía tienes tiempo para asignar espacios, actualizar los carteles de los puestos, preparar el programa y enviar la información operativa.
¿Cuándo hay que probar las demostraciones y el equipo técnico?: Haz una primera comprobación 7 días antes y una prueba completa como mínimo 2 horas antes de abrir. Revisa cada conexión, alargador, regleta, proyector, pantalla y altavoz en el puesto donde se utilizará.
¿Cuándo se imprimen las acreditaciones y la lista de registro?: Imprime las acreditaciones, pulseras, planos y señales entre 2 y 3 días antes, cuando la mayoría de las inscripciones ya estén confirmadas. Lleva además una lista actualizada el mismo día para registrar cambios o asistentes sin inscripción previa.

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