Checklist para organizar una feria de seguridad
Una feria de seguridad necesita más que reservar un espacio y colocar algunos puestos. Hay que coordinar a los expositores, controlar las inscripciones, preparar demostraciones seguras y dejar listo el registro de visitantes. Empieza fijando la fecha, la apertura y el lugar; después organiza el plano, el programa y las necesidades técnicas. Durante la última semana, concentra las comprobaciones de seguridad, la señalización y la información para quienes participan.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y la apertura de la feria
2 personas
Reservar el lugar
Preparar la lista de expositores
2 personas
Crear plano de la feria
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
2 personas
Diseñar acreditaciones
Configurar el registro de visitantes
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar ponentes
Inventariar las demostraciones
2 personas
Comprobar la seguridad de la demostración
2 personas
Comprobar las conexiones técnicas
2 personas
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Redactar las normas de la casa
Imprimir planos y señales de ruta
2 personas
Imprimir acreditaciones y pulseras
2 personas
Enviar información a los expositores
Imprimir la lista de registro de visitantes
Hacer la compra
3 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Guardar el catering en frío
2 personas
Evento
Registrar a los expositores
3 personas
Abrir el pabellón de exposiciones
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Instalar los paneles del stand
4 personas
Montar los stands de los expositores
6 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Colgar señalización
3 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Probar el equipo de presentación
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
Dar la charla al equipo de seguridad
3 personas
Atender la mesa de registro
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir acreditaciones
3 personas
Presentar el programa
2 personas
Apoyar a los expositores
3 personas
Coordinar demostraciones
3 personas
Anunciar presentaciones
Dar soporte técnico a las presentaciones
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Vigilar la feria
3 personas
Mantener libres las salidas de emergencia
2 personas
Registrar objetos perdidos
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Permitir que los expositores desmonten
4 personas
Cerrar caja e inscripción
2 personas
Seguimiento
Guardar el catering en un lugar seguro
2 personas
Desmontar el mobiliario
5 personas
Reunir materiales del stand
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Devolver el material de los expositores
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Procesar los datos de asistencia
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de feriacant. 24
- Sillas de feriacant. 80
- Mostrador de registrocant. 2
- Taburetes de barcant. 8
- Paredes para standscant. 24
- Percheroscant. 4
Equipo
- Portátilcant. 4
- Impresoracant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavoces para portátilcant. 2
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Cables HDMIcant. 4
- Walkie-talkiescant. 8
- Estaciones de cargacant. 2
- Router wifi móvil
- Escáneres de códigos de barrascant. 2
Iluminación
- Paneles de luz LEDcant. 12
- Lámparas de escritoriocant. 8
Decoración
- Banner de entrada
- Carteles de standcant. 24
- Señales de rutacant. 12
- Pósteres del programacant. 8
- Pizarra para ponentes
- Mantelescant. 24
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos para aguacant. 160
- Platoscant. 160
- Cubiertoscant. 160
- Bandejas de serviciocant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Contenedores para hielocant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
Catering
- Compras
Registro
- Tarjetas de nombrecant. 300
- Portabadgescant. 300
- Lanyardscant. 300
- Portapapelescant. 6
- Juego de bolígrafoscant. 12
- Formularios de visitantescant. 350
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 6
- Chalecos reflectantescant. 12
- Postes separadorescant. 12
- Cinta de balizamientocant. 4
- Extintorescant. 4
Limpieza
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Papelelerascant. 12
- Paños de limpiezacant. 24
- Guantes de gomacant. 12
- Escobas de manocant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
Herramientas
- Cinta métricacant. 2
- Llaves de los interruptorescant. 2
- Juegos de destornilladorescant. 2
- Bridascant. 200
- Cinta gaffercant. 8
- Tijerascant. 6
- Cúterescant. 2
- Baterías de repuestocant. 40
Documentación
- Carpetas de expositorescant. 30
- Folletos del programacant. 400
- Normas de la casacant. 30
- Instrucciones de emergenciacant. 20
- Planoscant. 400
- Bloc de notascant. 250
- Mando de presentacióncant. 2
Consejos
- Cierra la fecha, el horario de apertura y el lugar antes de invitar a expositores. Así podrás preparar un plano realista, asignar puestos y comunicar medidas concretas desde el principio.
- Pide a los expositores la información definitiva al menos 7 días antes: nombre del puesto, necesidades técnicas, demostraciones y número de asistentes. Usa esos datos para ajustar mesas, paredes, sillas y conexiones.
- No dejes el registro para el mismo día. Configura el formulario y los escáneres de códigos de barras con 48 horas de antelación, e imprime la lista de visitantes, las acreditaciones y las pulseras como respaldo.
- Revisa cada demostración antes de abrir la feria: conexiones, cables alargadores, regletas, instrucciones y salidas de emergencia. Haz una prueba completa al menos 2 horas antes de recibir al público.
- Coloca el plano, las señales de ruta y el programa en la entrada y en los puntos de paso. Comprueba también que haya cobertura de comunicación, estaciones de carga y un router wifi móvil si el registro depende de internet.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de seguridad?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, preparar la lista de expositores y abrir las inscripciones. Deja la última semana para confirmar ponentes, catering, materiales y normas de la casa.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los expositores?
- Confirma los espacios y las necesidades técnicas al menos 7 días antes de la feria. Envía la información final de montaje, horarios, plano, normas y demostraciones como máximo 48 horas antes.
- ¿Cuándo se deben comprobar las demostraciones de seguridad?
- Haz una revisión inicial durante la semana anterior y una prueba completa 2 horas antes de la apertura. Comprueba conexiones, instrucciones, zonas de paso y salidas de emergencia antes de permitir el acceso del público.
- ¿Qué hay que preparar para el registro de visitantes?
- Configura el formulario, el registro y los escáneres de códigos de barras con al menos 48 horas de margen. Imprime también la lista de visitantes, las acreditaciones y las pulseras para poder continuar aunque falle la conexión o la impresora.
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