Qué necesitas para una conferencia de jefes de Estado

Una conferencia de jefes de Estado requiere más que una sala y un programa. Necesitas preparar el registro, la identificación de cada participante, el material de trabajo, la interpretación y una puesta en escena formal. Esta lista reúne 58 artículos para cubrir la recepción, la sala de conferencias, el catering y la parte técnica. Calcula las cantidades según el número confirmado de delegados, ponentes, personal y asistentes, y añade un margen para reposiciones.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de conferenciacant. 6
Sillascant. 36
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de oradores
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 40
Platos de postrecant. 40
Tazas de cafécant. 40
Vasos para aguacant. 50
Copas de vinocant. 40
Cubiertoscant. 40
Cubiertos de serviciocant. 12
Cucharillas de cafécant. 40

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4

Oficina

Portatarjetas de nombrecant. 36
Credencialescant. 40
Carpetas de conferenciacant. 36
Bloc de notascant. 40
Bolígrafoscant. 50
Folletos del programacant. 40
Números de mesacant. 6
Papel de impresióncant. 2
Portalápicescant. 6

Decoración

Banderas de paísescant. 12
Soportes para banderascant. 6
Manteles runnerscant. 6
Arreglos floralescant. 6
Portamenúscant. 6

Cocina

Bandejas para mantener calientecant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocina y de servircant. 6
Pinzas de cocinacant. 8
Jarras medidorascant. 2

Limpieza

Papeleracant. 6
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Linternas a pilascant. 4

Catering

Compras
- Granos de café - 1,5 kilos
- Café descafeinado - 250 gram
- Té negro - 80 bolsas
- Té verde - 40 bolsas
- Té de hierbas - 40 bolsas
- Palitos de azúcar - 100 unidades
- Edulcorantes - 100 unidades
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 2 kilos
- Agua mineral sin gas - 48 botellas
- Agua mineral con gas - 48 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Zumo de naranja - 8 litros
- Zumo de manzana - 6 litros
- Vino blanco - 8 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Vino sin alcohol - 4 botellas
- Agua con gas para la recepción - 6 botellas
- Aceitunas - 1 kilo
- Frutos secos mixtos - 1,5 kilo
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Crackers salados - 6 paquetes
- Hummus - 1,5 kilo
- Queso crema - 1 kilo
- Baguettes - 12 unidades
- Pan integral - 6 barras
- Mantequilla - 500 gramos
- Queso joven - 1,5 kilo
- Salmón ahumado - 1 kilo
- Pechuga de pavo - 1 kilo
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 30 unidades
- Peras - 30 unidades
- Lechuga variada - 2 kilos
- Tomates - 2 kilo
- Cebollas rojas - 1 kilo
- Pimientos - 12 unidades
- Zanahorias - 2 kilos
- Patatas - 8 kilos
- Arroz - 3 kilos
- Pasta - 3 kilo
- Pechuga de pollo - 4 kilo
- Hamburguesas vegetarianas - 12 unidades
- Garbanzos - 8 latas
- Salsa de tomate - 4 litros
- Leche de coco - 4 litros
- Aceite de oliva - 2 litros
- Sal - 500 gramos
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón - 100 gramos
- Curry en polvo - 100 gramos
- Hierbas italianas - 100 gramos
- Mayonesa - 1 litro
- Ketchup - 1 litro
- Mostaza - 500 mililitros
- Vinagre balsámico - 500 mililitros
- Nata montada - 2 litros
- Helado de vainilla - 4 liter
- Mousse de chocolate - 36 porciones
- Galletas - 6 paquetes
- Servilletas - 200 unidades
- Vasos de papel - 100 unidades
- Platos de papel - 50 unidades
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de horno - 1 rollo
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para el lavavajillas - 40 unidades
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Jabón de manos - 6 botellas
- Papel toalla - 8 paquetes

Consejos

Calcula el material de registro para todas las personas acreditadas y añade entre un 10 % y un 15 % de margen: credenciales, portatarjetas, carpetas, blocs y bolígrafos suelen agotarse antes que otros artículos.
Prepara al menos 2 bolígrafos por participante y lleva un 20 % adicional para la mesa de registro. Coloca el material en carpetas antes de abrir la ubicación para evitar colas durante la acreditación.
Para la sala, reserva una silla por participante confirmado y añade 2 o 3 de repuesto. Comprueba también que haya una mesa independiente para el registro, mesas de buffet y percheros antes de que lleguen las delegaciones.
Cuenta un plato, vaso, copa y juego de cubiertos por servicio previsto, más un 10 % extra. Si hay café durante toda la jornada, calcula 2 tazas y 2 cucharillas por persona para evitar lavados continuos o falta de piezas.
Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos, la mesa de mezclas y los altavoces como mínimo 2 horas antes del inicio. Lleva cables HDMI, alargadores, regletas y baterías externas ya comprobados, no solo guardados en sus cajas.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas acreditaciones necesito para una conferencia de jefes de Estado?: Prepara una acreditación por cada participante, miembro de delegación, ponente, intérprete, proveedor y trabajador con acceso. Añade entre un 10 % y un 15 % de unidades en blanco para sustituciones o errores de impresión.
¿Cuánta vajilla debo comprar para una conferencia?: Calcula una pieza por persona y por servicio: plato de cena, plato de postre, vaso de agua, copa, cubiertos y taza si se sirve café. Añade un 10 % de reserva; para una jornada completa, prevé al menos 2 tazas y 2 cucharillas por asistente.
¿Cuándo hay que comprobar el equipo técnico?: Haz una prueba completa entre 2 y 3 horas antes de recibir a los participantes. Revisa imagen, sonido, micrófonos, presentaciones, cables y alimentación, y deja un portátil de respaldo o una batería externa disponible.
¿Cuántos blocs y bolígrafos necesito por delegado?: Entrega un bloc y 2 bolígrafos por delegado, ponente y miembro de la organización que trabaje en la sala. Compra además un 20 % extra para la mesa de registro y para reposiciones durante la conferencia.

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