Einkaufsliste für die Konferenz der Staatsoberhäupter

Bei einer Konferenz der Staatsoberhäupter müssen Empfang, Sitzungsräume, Technik und Bewirtung gleichzeitig funktionieren. Plane Geschirr und Gläser nicht nur für die erwarteten Teilnehmenden, sondern zusätzlich für etwa 10 Prozent Reserve. Für Registrierung und Sitzplätze brauchst du außerdem Namensschilder, Mappen, Notizblöcke und Stifte rechtzeitig vor dem Einlass. Prüfe frische Cateringprodukte am Veranstaltungstag und lege Kabel, Mikrofone und Präsentationstechnik spätestens am Vortag vollständig bereit.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KonferenztischeAnz. 6
StühleAnz. 36
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 4
Rednertisch
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 40
DesserttellerAnz. 40
KaffeetassenAnz. 40
WassergläserAnz. 50
WeingläserAnz. 40
BestecksetsAnz. 40
ServierbesteckAnz. 12
KaffeelöffelAnz. 40

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
Audiomischpult
LautsprecherAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Büro

NamensschildhalterAnz. 36
NamensschilderAnz. 40
KonferenzmappenAnz. 36
NotizblöckeAnz. 40
KugelschreiberAnz. 50
ProgrammhefteAnz. 40
TischnummernAnz. 6
DruckpapierAnz. 2
StiftehalterAnz. 6

Dekoration

LänderflaggenAnz. 12
FahnenständerAnz. 6
TischläuferAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 6
MenükartenhalterAnz. 6

Küche

WarmhaltebehälterAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und ServiermesserAnz. 6
KüchenzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
BatterielaternenAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 1,5 Kilo
- Koffeinfreier Kaffee - 250 gram
- Schwarzer Tee - 80 Beutel
- Grüner Tee - 40 Beutel
- Kräutertee - 40 Beutel
- Zuckersticks - 100 stuks
- Süßstoff - 100 Stück
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronen - 2 Kilo
- Stilles Mineralwasser - 48 Flaschen
- Sprudelwasser - 48 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Orangensaft - 8 Liter
- Apfelsaft - 6 Liter
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Alkoholfreier Wein - 4 Flaschen
- Sprudelwasser für den Empfang - 6 Flaschen
- Oliven - 1 Kilo
- Gemischte Nüsse - 1,5 Kilo
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Salzcracker - 6 Packungen
- Hummus - 1,5 Kilo
- Frischkäse - 1 Kilo
- Baguettes - 12 Stück
- Vollkornbrot - 6 Brote
- Butter - 500 Gramm
- Junger Käse - 1,5 Kilo
- Geräucherter Lachs - 1 Kilo
- Putenfilet - 1 kilo
- Gurken - 12 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Trauben - 3 Kilo
- Äpfel - 30 Stück
- Birnen - 30 Stück
- Gemischter Blattsalat - 2 Kilo
- Tomaten - 2 Kilo
- Rote Zwiebeln - 1 Kilo
- Paprika - 12 Stück
- Karotten - 2 Kilo
- Kartoffeln - 8 Kilo
- Reis - 3 Kilo
- Pasta - 3 Kilo
- Hähnchenbrust - 4 Kilo
- Vegetarische Burger - 12 Stück
- Kichererbsen - 8 Dosen
- Tomatensoße - 4 Liter
- Kokosmilch - 4 Liter
- Olivenöl - 2 Liter
- Salz - 500 Gramm
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 100 Gramm
- Curry-Pulver - 100 Gramm
- Italienische Kräuter - 100 Gramm
- Mayonnaise - 1 liter
- Ketchup - 1 Liter
- Senf - 500 milliliter
- Balsamicoessig - 500 Milliliter
- Schlagsahne - 2 Liter
- Vanilleeis - 4 Liter
- Schokoladenmousse - 36 Portionen
- Kekse - 6 Packungen
- Servietten - 200 Stück
- Pappbecher - 100 Stück
- Papier-Teller - 50 Stück
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Backpapier - 1 Rolle
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 40 Stück
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück
- Desinfektionstücher - 4 Packungen
- Handseife - 6 Spender
- Papierhandtücher - 8 Packungen

Tipps

Plane bei Geschirr, Besteck und Gläsern etwa 10 Prozent Reserve ein. Bei 100 Teilnehmenden bedeutet das beispielsweise 110 Teller, Gläser und Bestecksets, damit Nachlieferungen oder beschädigte Teile nicht den Ablauf stören.
Lege für jede angemeldete Person ein Namensschild, eine Konferenzmappe, einen Notizblock und einen Kugelschreiber bereit. Bestelle zusätzlich 5 bis 10 leere Namensschilder für kurzfristige Änderungen und falsch geschriebene Namen.
Rechne bei Wasser mit mindestens 0,5 Litern pro Person bis zur Mittagspause und stelle Wassergläser an jedem Sitzplatz bereit. Kaffee- und Dessertgeschirr sollte vor Beginn der ersten Pause vollständig am Buffet stehen.
Prüfe die Präsentationstechnik spätestens am Vortag mit dem tatsächlichen Laptop und den vorgesehenen HDMI-Kabeln. Halte für jeden Technikbereich ein Verlängerungskabel und mindestens eine Powerbank als Reserve bereit.
Bereite Besucherausweise, Tischordnung, Flaggenprotokoll und gedruckte Ablauf- und Routenpläne mindestens 24 Stunden vor dem Einlass vor. So bleibt am Veranstaltungstag Zeit für die Raumkontrolle und die Ausgabe am Registrierungstisch.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Konferenz der Staatsoberhäupter?: Du brauchst Mobiliar für Konferenz, Registrierung, Buffet und Redner, außerdem Geschirr, Gläser, Besteck, Präsentationstechnik und Bürobedarf. Plane bei Verbrauchsmaterialien und Geschirr grundsätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein.
Wie viel Geschirr brauche ich für eine Konferenz?: Rechne pro erwarteter Person mit einem Dinner-Teller, einem Dessertteller, einer Kaffeetasse, einem Wasserglas und einem Besteckset. Für 100 Personen solltest du jeweils etwa 110 Stück einplanen, sofern keine Spülmöglichkeit während der Veranstaltung vorhanden ist.
Wann sollte ich die Technik für die Konferenz vorbereiten?: Baue Laptop, Projektor, Leinwand, Mikrofone, Mischpult und Lautsprecher spätestens am Vortag auf oder führe dann einen vollständigen Test durch. Prüfe zusätzlich jedes HDMI- und Verlängerungskabel sowie die Stromversorgung in allen Sitzungsräumen.
Wie viele Namensschilder brauche ich für die Teilnehmer?: Bereite ein Namensschild pro angemeldeter Person und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve vor. Bei 100 Teilnehmenden sind daher 105 bis 110 Namensschilder sinnvoll; halte außerdem leere Ersatzschilder am Registrierungstisch bereit.

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