Que faut-il acheter pour une conférence de chefs d’État ?

Une conférence de chefs d’État demande une préparation matérielle plus précise qu’une réunion classique. Il faut prévoir le mobilier d’accueil et de conférence, la vaisselle du repas, le matériel audiovisuel et les fournitures pour les badges, dossiers et prises de notes. Les quantités dépendent du nombre de délégations et du programme, mais certains éléments sont souvent oubliés : câbles de secours, multiprises, porte-noms et batteries externes. Cette liste rassemble 58 articles à vérifier avant les achats et l’installation.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de conférenceqté 6
Chaisesqté 36
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Table de prise de parole
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 40
Assiettes à dessertqté 40
Tasses à caféqté 40
Verres à eauqté 50
Verres à vinqté 40
Couvertsqté 40
Couverts de serviceqté 12
Cuillères à caféqté 40

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Mixeur audio
Haut-parleursqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Bureau

Porte-nomsqté 36
Badges nominatifsqté 40
Dossiers de conférenceqté 36
Blocs-notesqté 40
Stylos à billeqté 50
Brochures du programmeqté 40
Numéros de tableqté 6
Papier d’impressionqté 2
Pots à stylosqté 6

Décoration

Drapeaux des paysqté 12
Pieds de drapeauqté 6
Chemins de tableqté 6
Compositions floralesqté 6
Présentoirs à menusqté 6

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 6
Pinces de cuisineqté 8
Verres doseursqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 4
Lampes à pilesqté 4

Catering

Courses
- Grains de café - 1,5 kilo
- Café décaféiné - 250 grammes
- Thé noir - 80 sachets
- Thé vert - 40 sachets
- Infusions - 40 sachets
- Bâtonnets de sucre - 100 pièces
- Édulcorants - 100 pièces
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 2 kilo
- Eau minérale plate - 48 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 48 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Jus d’orange - 8 litres
- Jus de pomme - 6 litres
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Vin sans alcool - 4 bouteilles
- Eau pétillante pour l’accueil - 6 bouteilles
- Olives - 1 kilo
- Noix mélangées - 1,5 kilo
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Crackers salés - 6 paquets
- Houmous - 1,5 kilo
- Fromage frais - 1 kilo
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Beurre doux - 500 grammes
- Fromage jeune - 1,5 kilo
- Saumon fumé - 1 kilo
- Filet de dinde - 1 kilo
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 30 pièces
- Poires - 30 pièces
- Salade verte mélangée - 2 kilo
- Tomates - 2 kilos
- Oignons rouges - 1 kilo
- Poivrons - 12 pièces
- Carottes - 2 kilos
- Pommes de terre - 8 kilos
- Riz - 3 kilos
- Pâtes - 3 kilos
- Blanc de poulet - 4 kilos
- Burgers végétariens - 12 pièces
- Pois chiches - 8 boîtes
- Sauce tomate - 4 litres
- Lait de coco - 4 liter
- Huile d’olive - 2 litres
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 100 grammes
- Poudre de curry - 100 grammes
- Herbes italiennes - 100 grammes
- Mayonnaise - 1 litre
- Ketchup - 1 litre
- Moutarde - 500 millilitre
- Vinaigre balsamique - 500 milliliter
- Crème chantilly - 2 liter
- Glace à la vanille - 4 litres
- Mousse au chocolat - 36 portions
- Biscuits - 6 paquets
- Serviettes - 200 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Assiettes en papier - 50 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier sulfurisé - 1 rouleau
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 40 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Essuie-tout - 8 paquets

Conseils

Prévoyez au moins un porte-nom et un badge nominatif par participant, puis ajoutez 10 % d’exemplaires vierges pour les changements de dernière minute.
Pour chaque poste audiovisuel, comptez au minimum un câble HDMI de rechange, une rallonge et une multiprise accessibles. Testez tout le matériel lors du contrôle technique, au plus tard la veille.
Commandez la vaisselle selon le nombre de convives, avec une marge d’environ 10 % pour les verres, assiettes et couverts. Les couverts de service et les cuillères à café sont souvent oubliés dans les commandes traiteur.
Préparez un dossier de conférence et un bloc-notes pour chaque participant inscrit, plus 5 à 10 % de réserve pour les accompagnateurs et les modifications de liste.
Récupérez les produits frais le jour même lorsque le menu le demande, mais installez le mobilier, le linge de table et les porte-manteaux avant l’ouverture du lieu afin de garder au moins 60 minutes pour l’inspection finale.

Questions fréquentes

Combien de badges faut-il prévoir pour une conférence de chefs d’État ?: Prévoyez un badge par participant, membre d’équipe et visiteur enregistré. Ajoutez 10 % de badges vierges, soit 10 badges supplémentaires pour 100 personnes, afin de gérer les changements tardifs.
Combien de vaisselle faut-il commander par personne ?: Comptez une assiette de dîner, une assiette à dessert, un verre à eau, un verre à vin et un jeu de couverts par convive. Ajoutez environ 10 % de marge, surtout si le repas comporte plusieurs services.
Quand faut-il tester le matériel audiovisuel ?: Effectuez un test complet au moins 24 heures avant la conférence : ordinateur, projecteur, écran, microphones, mixeur, haut-parleurs et câbles. Gardez les câbles de rechange, rallonges et multiprises dans la salle le jour de l’événement.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 2 heures pour installer les tables, chaises, linge de table, tables de buffet et équipement technique. Gardez ensuite 30 à 60 minutes pour vérifier les badges, le plan de table et le fonctionnement des microphones.

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