Boodschappenlijst voor een staatshoofdenconferentie

Een staatshoofdenconferentie vraagt om meer dan tafels en catering. Je hebt ook registratiebenodigdheden, herkenbare naamkaarthouders, presentatiemateriaal en een complete audiovisuele set nodig. Stem de aantallen af op het definitieve deelnemersaantal en houd extra exemplaren achter de hand voor delegatieleden, sprekers en technici. Controleer bovendien vooraf of alle presentaties, paspoortgegevens en dieetwensen binnen zijn, zodat je niet op de conferentiedag nog essentiële zaken moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Conferentietafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Spreektafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 40
Dessertbordenaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Waterglazenaantal 50
Wijnglazenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerbestekaantal 12
Koffielepelsaantal 40

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiomixer
Luidsprekersaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Kantoor

Naamkaarthoudersaantal 36
Naambadgesaantal 40
Conferentiemappenaantal 36
Notitieblokkenaantal 40
Balpennenaantal 50
Programmafoldersaantal 40
Tafelnummersaantal 6
Printpapieraantal 2
Pennenbakjesaantal 6

Decoratie

Landenvlaggenaantal 12
Vlaggenstandaardsaantal 6
Tafellopersaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Menukaartenhoudersaantal 6

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 6
Keukentangenaantal 8
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 1,5 kilo
- Cafeïnevrije koffie - 250 gram
- Zwarte thee - 80 zakjes
- Groene thee - 40 zakjes
- Kruidenthee - 40 zakjes
- Suikersticks - 100 stuks
- Zoetjes - 100 stuks
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroenen - 2 kilo
- Plat mineraalwater - 48 flessen
- Bruisend mineraalwater - 48 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Appelsap - 6 liter
- Witte wijn - 8 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Alcoholvrije wijn - 4 flessen
- Bruiswater voor ontvangst - 6 flessen
- Olijven - 1 kilo
- Gemengde noten - 1,5 kilo
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Zoute crackers - 6 pakken
- Hummus - 1,5 kilo
- Roomkaas - 1 kilo
- Baguettes - 12 stuks
- Volkorenbrood - 6 broden
- Roomboter - 500 gram
- Jonge kaas - 1,5 kilo
- Gerookte zalm - 1 kilo
- Kalkoenfilet - 1 kilo
- Komkommers - 12 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 30 stuks
- Peren - 30 stuks
- Gemengde bladsla - 2 kilo
- Tomaten - 2 kilo
- Rode uien - 1 kilo
- Paprika's - 12 stuks
- Wortels - 2 kilo
- Aardappelen - 8 kilo
- Rijst - 3 kilo
- Pasta - 3 kilo
- Kipfilet - 4 kilo
- Vegetarische burgers - 12 stuks
- Kikkererwten - 8 blikken
- Tomatensaus - 4 liter
- Kokosmelk - 4 liter
- Olijfolie - 2 liter
- Zout - 500 gram
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 100 gram
- Kerriepoeder - 100 gram
- Italiaanse kruiden - 100 gram
- Mayonaise - 1 liter
- Ketchup - 1 liter
- Mosterd - 500 milliliter
- Balsamicoazijn - 500 milliliter
- Slagroom - 2 liter
- Vanille-ijs - 4 liter
- Chocolademousse - 36 porties
- Koekjes - 6 pakken
- Servetten - 200 stuks
- Papieren bekers - 100 stuks
- Papieren bordjes - 50 stuks
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 1 rol
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 40 stuks
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 40 stuks
- Desinfecterende doekjes - 4 pakken
- Handzeep - 6 flacons
- Papieren handdoeken - 8 pakken

Tips

Bestel voor elke deelnemer een conferentiemap, notitieblok en balpen en leg daarnaast minstens 5 extra sets klaar voor sprekers, begeleiders en onverwachte wijzigingen.
Reken per zitplaats op één waterglas en één complete bestekset. Voor een diner heb je daarnaast per gast een dinerbord, dessertbord en wijnglas nodig.
Plan de techniekcontrole uiterlijk 1 dag vooraf. Test de laptop, projector, het projectiescherm, de draadloze microfoons, audiomixer, luidsprekers en alle HDMI-kabels samen.
Neem minimaal 2 extra microfoonbatterijen en 2 reserve-HDMI-kabels mee. Controleer ook of verlengsnoeren en stekkerdozen lang genoeg zijn voor de conferentietafels en spreektafel.
Maak de registratiebalie minstens 60 minuten voor ontvangst gereed met de registratietafel, naambadges, naamkaarthouders en een alfabetische deelnemerslijst. Leg routekaarten en draaiboeken apart klaar voor delegaties en organisatoren.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een staatshoofdenconferentie?: Zorg voor conferentietafels, stoelen, een registratie- en spreektafel, buffettafels, servies, glazen, bestek, naamkaarthouders, naambadges, conferentiemappen, notitieblokken en balpennen. Voor het programma heb je ook een laptop, projector, scherm, microfoons, audiomixer, luidsprekers en passende bekabeling nodig.
Hoeveel conferentiemappen en notitieblokken moet ik kopen?: Voorzie één conferentiemap en één notitieblok per bevestigde deelnemer. Bestel daarnaast minimaal 5 extra exemplaren voor sprekers, organisatoren en last-minute deelnemers.
Wanneer moet ik de techniek voor de conferentie controleren?: Voer een volledige techniekcontrole uiterlijk 1 dag vóór de conferentie uit. Test de laptop, presentaties, projector, HDMI-kabels, microfoons, audiomixer en luidsprekers daarna nogmaals bij het openen van de locatie.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een staatshoofdenconferentie?: Reken per gast op één dinerbord, één dessertbord, één waterglas, één wijnglas en één bestekset. Neem voor breuk, extra personeel en onverwachte gasten minstens 10 procent reserve per type servies mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.