Qué necesitas para una conferencia de gestión

Una conferencia de gestión necesita más que sillas y un proyector. Esta lista reúne el material para el registro, la sala de ponencias, el servicio de café y las comidas, incluyendo cables, adaptadores y baterías que suelen olvidarse. Calcula el mobiliario según el número de participantes y prepara una mesa específica para acreditaciones. Revisa todo al menos 24 horas antes para poder sustituir cualquier equipo que falle.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesascant. 14
Mesa de registro
Mesa de oradores
Escenario

Vajilla

Platos de cenacant. 90
Platos de postrecant. 90
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Cuchillos de cenacant. 100
Tenedores de cenacant. 100
Cucharonescant. 12

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soporte de micrófono
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 6
Clic de presentacióncant. 2
Baterías externascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Bandejas de bufécant. 10
Pinzascant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cubiterascant. 4

Decoración

Portanombrescant. 90
Números de mesacant. 10
Arreglos floralescant. 8
Cartel de bienvenida
Pósteres del programacant. 6

Artículos de oficina

Tarjetas de nombrecant. 90
Folletos del programacant. 100
Bolígrafoscant. 100
Bloc de notascant. 100
Rotuladorescant. 12
Bloc de rotafoliocant. 4
Notas adhesivascant. 12
Ganchos para acreditacionescant. 100
Sobrescant. 100

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Limpiacristalescant. 2
Paños de limpiezacant. 20

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilogramo
- Té negro - 200 bolsas
- Té de hierbas - 100 bolsitas
- Azúcar - 2 kilogramos
- Edulcorantes - 200 unidades
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limón - 2 kilogramo
- Spa Blauw - 90 botellas
- Spa Rood - 60 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Zumo de manzana - 8 paquetes
- Zumo de naranja - 8 paquetes
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Cerveza - 72 botellas
- Burbujas - 8 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Baguettes - 18 unidades
- Panes integrales - 12 unidades
- Mini croissants - 100 unidades
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Queso joven - 3 kilogramos
- Queso curado - 3 kilogramo
- Jamón cocido - 2 kilogramo
- Pechuga de pollo ahumada - 2 kilogram
- Hummus - 2 kilogramos
- Queso crema - 2 kilogramos
- Mermelada de fresa - 4 frascos
- Miel - 2 tarros
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates - 4 kilogramos
- Lechuga - 10 unidades
- Rúcula - 1 kilogramo
- Pimientos - 3 kilogramo
- Cebollas rojas - 1 kilogramo
- Patatas pequeñas - 12 kilogramos
- Verduras variadas - 12 kilogramos
- Pechuga de pollo - 10 kilogramos
- Hamburguesas vegetarianas - 30 unidades
- Arroz - 8 kilogramo
- Pasta - 6 kilogram
- Pesto - 2 kilogram
- Salsa de pasta - 6 litro
- Mayonesa - 3 litros
- Kétchup - 2 litros
- Mostaza - 1 litro
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Sal - 500 gramos
- Pimienta negra - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Ajo - 500 gram
- Queso parmesano - 1 kilogramo
- Ensalada de frutas - 10 kilogramo
- Manzanas - 8 kilogram
- Uvas - 6 kilogramo
- Mini muffins - 120 unidades
- Brownies - 100 unidades
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Frutos secos salados - 3 kilogram
- Aceitunas - 3 kilogramos
- Tomates cherry - 3 kilogram
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Salsa de salsa - 3 botes
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 36 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 50 unidades
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Jabón de manos - 6 botellas
- Gel desinfectante - 6 botellas
- Servilletas - 400 unidades

Consejos

Prepara una mesa de registro con tarjetas de nombre, la lista de participantes y material de escritura. Lleva entre un 5 % y un 10 % de tarjetas y copias adicionales para inscripciones de última hora.
Comprueba el equipo técnico antes de que lleguen los ponentes: portátil, proyector, pantalla, micrófonos, cables HDMI, adaptadores y regletas. Lleva al menos un adaptador HDMI de repuesto y baterías externas cargadas.
Para una pausa de café, calcula aproximadamente 1 taza por persona en cada servicio y añade un 10 % extra. Deja preparados termos, cafeteras, teteras, cucharillas y vasos de agua antes de abrir la sala.
No mezcles el material de la mesa de oradores con el del catering. Reserva una mesa para los ponentes y comprueba que el escenario, el soporte de micrófono y los micrófonos inalámbricos estén colocados antes de la prueba técnica.
Cuenta la vajilla para cada comida y añade un margen del 10 %: platos de cena, platos de postre, cubiertos, vasos y copas. Lleva las bandejas de servicio y las neveras portátiles con tiempo suficiente para mantener bebidas y alimentos en buenas condiciones.

Preguntas frecuentes

¿Qué necesito comprar para una conferencia de gestión?: Necesitas mobiliario, vajilla, equipo audiovisual y material para el servicio. Como mínimo, prepara sillas, mesas, mesa de registro, mesa de oradores, escenario, portátil, proyector, pantalla, micrófonos, cables y adaptadores.
¿Cuánto material extra debo calcular para una conferencia?: Calcula un 10 % adicional de tarjetas de nombre, copias impresas, vajilla y vasos. En una conferencia de 100 personas, eso significa preparar material para unas 110 personas.
¿Cuándo debo probar el proyector y los micrófonos?: Haz una prueba completa al menos 2 horas antes del inicio y vuelve a comprobar las conexiones justo antes de la primera ponencia. Prueba también cada adaptador HDMI y lleva cables de repuesto.
¿Cuánta vajilla necesito para una conferencia de un día?: Calcula un juego de platos y cubiertos por comida, una taza por servicio de café y un vaso de agua por participante. Añade un 10 % extra para roturas, cambios de menú o asistentes adicionales.

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