Wat heb je nodig voor een managementconferentie?

Voor een managementconferentie heb je meer nodig dan stoelen en een beamer. Richt de registratiebalie in, regel per spreker de juiste techniek en stem servies en catering af op het programma. Denk ook aan HDMI-adapters, verlengkabels en een presentatieklikker: juist die kleine onderdelen ontbreken vaak op de dag zelf. Gebruik deze boodschappenlijst als controle naast je deelnemersaantal, het aantal sprekers en de indeling van de ruimtes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 14
Registratietafel
Spreektafel
Podium

Servies

Dinerbordenaantal 90
Dessertbordenaantal 90
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Dinermessenaantal 100
Dinervorkenaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaard
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Buffetbakkenaantal 10
Tangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 90
Tafelnummersaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Programmapostersaantal 6

Kantoorartikelen

Naamkaartjesaantal 90
Programmafoldersaantal 100
Pennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 100
Stiftenaantal 12
Flip-overblokkenaantal 4
Plakbriefjesaantal 12
Badgeclipsaantal 100
Enveloppenaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilogram
- Zwarte thee - 200 zakjes
- Kruidenthee - 100 zakjes
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 200 stuks
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroen - 2 kilogram
- Spa Blauw - 90 flessen
- Spa Rood - 60 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Appelsap - 8 pakken
- Sinaasappelsap - 8 pakken
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Alcoholvrij bier - 24 flessen
- Bier - 72 flessen
- Bubbels - 8 flessen
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Stokbroden - 18 stuks
- Volkorenbroden - 12 stuks
- Mini-croissants - 100 stuks
- Roomboter - 2 kilogram
- Jonge kaas - 3 kilogram
- Belegen kaas - 3 kilogram
- Achterham - 2 kilogram
- Gerookte kipfilet - 2 kilogram
- Hummus - 2 kilogram
- Roomkaas - 2 kilogram
- Aardbeienjam - 4 potten
- Honing - 2 potten
- Komkommers - 12 stuks
- Tomaten - 4 kilogram
- Sla - 10 kroppen
- Rucola - 1 kilogram
- Paprika's - 3 kilogram
- Rode uien - 1 kilogram
- Krieltjes - 12 kilogram
- Gemengde groenten - 12 kilogram
- Kipfilet - 10 kilogram
- Vegetarische burgers - 30 stuks
- Rijst - 8 kilogram
- Pasta - 6 kilogram
- Pesto - 2 kilogram
- Pastasaus - 6 liter
- Mayonaise - 3 liter
- Ketchup - 2 liter
- Mosterd - 1 liter
- Olijfolie - 2 liter
- Balsamicoazijn - 1 liter
- Zout - 500 gram
- Zwarte peper - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Knoflook - 500 gram
- Parmezaanse kaas - 1 kilogram
- Fruitsalade - 10 kilogram
- Appels - 8 kilogram
- Druiven - 6 kilogram
- Mini-muffins - 120 stuks
- Brownies - 100 stuks
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Gezouten noten - 3 kilogram
- Olijven - 3 kilogram
- Druiventomaten - 3 kilogram
- Tortillachips - 6 zakken
- Salsasaus - 3 potten
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 36 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 50 stuks
- Allesreiniger - 2 flessen
- Handzeep - 6 flessen
- Handgel - 6 flessen
- Servetten - 400 stuks

Tips

Plan voor de registratiebalie één registratietafel, naamkaartje per deelnemer en minstens één extra pen per tien deelnemers. Leg de deelnemerslijst en naamkaartjes uiterlijk de avond ervoor klaar, zodat de ontvangst niet ophoudt bij ontbrekende namen.
Neem per presentatie-opstelling minimaal één laptop, beamer, projectiescherm en presentatieklikker mee. Controleer uiterlijk 24 uur vooraf welke HDMI-adapters nodig zijn; laptops hebben niet altijd dezelfde aansluiting.
Tel per ruimte het aantal microfoons en microfoonstandaards op basis van het programma. Voor een panel met vier deelnemers heb je bijvoorbeeld vier draadloze microfoons nodig; test ze vóór binnenkomst van de deelnemers.
Stem servies af op de eetmomenten: reken per persoon minstens één dinerbord, dessertbord, koffiekopje, waterglas en wijnglas als beide dranken worden geschonken. Voorzie daarnaast extra servies voor ongeveer 10% van het deelnemersaantal.
Leg per technische ruimte minstens één stekkerdoos en voldoende verlengkabels klaar, plus een powerbank per twee medewerkers die de hele dag mobiel bereikbaar moeten blijven. Reserveer koelboxen, thermoskannen en serveerbladen uiterlijk bij de cateringbevestiging.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een managementconferentie?: Bestel één stoel per aangemelde deelnemer, spreker en medewerker die in de zaal zit. Voeg 5% reserve toe; bij 80 aanwezigen betekent dat 84 stoelen.
Hoeveel microfoons zijn nodig voor een managementconferentie?: Gebruik één microfoon per spreker die tegelijk aan het woord kan zijn. Voor een panel van vier personen regel je dus vier draadloze microfoons en bij voorkeur één reserve-exemplaar.
Wanneer moet ik HDMI-adapters en verlengkabels regelen?: Controleer de aansluitingen en leg alle adapters, stekkerdozen en verlengkabels uiterlijk 24 uur voor de conferentie per ruimte klaar. Test de volledige presentatieopstelling daarna nog één keer.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een managementconferentie?: Reken voor elk eet- en drinkonderdeel één exemplaar per deelnemer en voeg 10% reserve toe. Bij 50 deelnemers zijn dat bijvoorbeeld 55 koffiekopjes, waterglazen en dinerborden, plus dessertborden als er een dessert wordt geserveerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.