Was du für eine Managementkonferenz brauchst

Bei einer Managementkonferenz müssen Empfang, Präsentation und Catering gleichzeitig funktionieren. Neben Tischen und Stühlen werden vor allem passende Technik, Ersatzkabel und ausreichend Geschirr schnell übersehen. Plane die Ausstattung nach der Teilnehmerzahl und bestelle Sonderbedarf nicht erst am Veranstaltungstag. Diese Liste hilft dir, Einkäufe und Materialtransport für Registrierung, Vorträge, Kaffeepausen und Dinner zusammenzustellen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 90
TischeAnz. 14
Registrierungstisch
Rednertisch
Bühne

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 90
DesserttellerAnz. 90
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
DinnermesserAnz. 100
EsstischgabelnAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 3
Mikrofonständer
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PräsentationsklickerAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
BuffetbehälterAnz. 10
ZangenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4

Dekoration

NamensschildhalterAnz. 90
TischnummernAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 8
Willkommensschild
Programmatische PosterAnz. 6

Büromaterial

NamensschilderAnz. 90
ProgrammhefteAnz. 100
StifteAnz. 100
NotizblöckeAnz. 100
StifteAnz. 12
Flipchart-BlöckeAnz. 4
KlebezettelAnz. 12
Badge-ClipsAnz. 100
UmschlägeAnz. 100

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 2
BodenabzieherAnz. 2
PutzlappenAnz. 20

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 kilogram
- Schwarzer Tee - 200 Beutel
- Kräutertee - 100 Beutel
- Zucker - 2 Kilogramm
- Süßstofftabletten - 200 Stück
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitrone - 2 kilogram
- Spa Blauw - 90 Flaschen
- Spa Rood - 60 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Packungen
- Orangensaft - 8 Packungen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Bier - 72 Flaschen
- Sekt - 8 Flaschen
- Eiswürfel - 20 kilogram
- Baguettes - 18 Stück
- Vollkornbrote - 12 Stück
- Mini-Croissants - 100 Stück
- Butter - 2 Kilogramm
- Junger Käse - 3 Kilogramm
- Reifer Käse - 3 Kilogramm
- Schinken vom Hinterteil - 2 kilogram
- Geräuchertes Hähnchenbrustfilet - 2 Kilogramm
- Hummus - 2 Kilogramm
- Frischkäse - 2 Kilogramm
- Erdbeermarmelade - 4 Gläser
- Honig - 2 Gläser
- Gurken - 12 Stück
- Tomaten - 4 Kilogramm
- Salat - 10 Köpfe
- Rucola - 1 Kilogramm
- Paprika - 3 Kilogramm
- Rote Zwiebeln - 1 Kilogramm
- Drillinge - 12 Kilogramm
- Gemüse-Mix - 12 kilogramm
- Hähnchenbrustfilet - 10 Kilogramm
- Vegetarische Burger - 30 Stück
- Reis - 8 Kilogramm
- Pasta - 6 Kilogramm
- Pesto - 2 Kilogramm
- Pastasauce - 6 Liter
- Mayonnaise - 3 Liter
- Ketchup - 2 Liter
- Senf - 1 Liter
- Olivenöl - 2 Liter
- Balsamicoessig - 1 Liter
- Salz - 500 Gramm
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 250 Gramm
- Knoblauch - 500 Gramm
- Parmesan - 1 Kilogramm
- Obstsalat - 10 Kilogramm
- Äpfel - 8 Kilogramm
- Trauben - 6 kilogram
- Mini-Muffins - 120 Stück
- Brownies - 100 Stück
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Salzige Nüsse - 3 Kilogramm
- Oliven - 3 Kilogramm
- Datteltomaten - 3 Kilogramm
- Tortillachips - 6 Tüten
- Salsasoße - 3 Gläser
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 36 Rollen
- Müllsäcke - 50 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 50 Stück
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Handseife - 6 Flaschen
- Handgel - 6 Flaschen
- Servietten - 400 Stück

Tipps

Plane pro angemeldeter Person einen Sitzplatz und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Das verhindert Engpässe, wenn kurzfristig noch Teilnehmer erscheinen.
Prüfe die Präsentationstechnik spätestens 24 Stunden vorher am Veranstaltungsort. Nimm für jeden benötigten Anschluss mindestens einen passenden HDMI-Adapter und ein Ersatzkabel mit.
Rechne bei einem Konferenztag mit mindestens zwei Wassergläsern und einer Kaffeetasse pro Person. Für Dinner und Dessert brauchst du Teller und Besteck jeweils passend zur Zahl der erwarteten Gäste.
Richte den Registrierungstisch mindestens 30 Minuten vor dem Einlass ein. Namensschilder, gedruckte Teilnehmerliste und Schreibmaterial sollten dort vollständig bereitliegen.
Plane für Kaffeepausen mindestens eine Thermoskanne je 15 bis 20 Personen ein. Kühlboxen und Serviertabletts solltest du vor dem Cateringbeginn am richtigen Ausgabepunkt bereitstellen.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Managementkonferenz mit 50 Personen?: Plane 50 Sitzplätze plus 3 bis 5 Reserveplätze sowie 50 Namensschilder. Für das Catering brauchst du mindestens 50 Kaffeetassen, Wassergläser, Dinner- und Dessertteller sowie passendes Besteck; bei Technik gehören Beamer, Leinwand, Laptop, Mikrofone, HDMI-Kabel und Adapter dazu.
Wie viel Geschirr brauche ich für eine Konferenz?: Rechne pro Person mit mindestens einem Dinner- und einem Dessertteller, einer Kaffeetasse und zwei Wassergläsern. Bei längeren Veranstaltungen sind 10 Prozent Reserve sinnvoll, also 55 Stück bei 50 Teilnehmern.
Wann sollte ich die Technik für eine Managementkonferenz testen?: Teste Beamer, Projektionsleinwand, Mikrofone, Präsentationsklicker und Kabel spätestens 24 Stunden vor Beginn. Führe am Veranstaltungstag zusätzlich 60 Minuten vor dem Einlass einen kurzen Funktionstest durch.
Wie viele Kaffeekannen brauche ich für 50 Teilnehmer?: Plane mindestens drei Thermoskannen für 50 Personen, wenn eine Kanne etwa 15 bis 20 Portionen fasst. Für zwei Kaffeepausen solltest du außerdem ausreichend Kaffee, Tassen, Kaffeelöffel und eine zweite Kaffeemaschine als Reserve einplanen.

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