Conférence de management : la liste de courses complète

Une conférence de management demande plus que des chaises et un projecteur. Il faut prévoir l’accueil des participants, les présentations, les prises de parole et les pauses café sans oublier les détails qui bloquent souvent l’installation. Cette liste rassemble le mobilier, la vaisselle, le matériel audiovisuel et les équipements de cuisine à acheter ou à acheminer sur place. Ajustez les quantités au nombre d’inscrits et ajoutez une marge pour les intervenants et les imprévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 14
Table d'inscription
Table de prise de parole
Scène

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 90
Assiettes à dessertqté 90
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 100
Couteaux à dînerqté 100
Fourchettes de tableqté 100
Louchesqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Pied de microphone
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Bacs à buffetqté 10
Pincesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Porte-nomsqté 90
Numéros de tableqté 10
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 6

Fournitures de bureau

Badges nominatifsqté 90
Brochures du programmeqté 100
Stylosqté 100
Blocs-notesqté 100
Marqueursqté 12
Blocs pour chevaletqté 4
Post-itqté 12
Pinces à badgeqté 100
Enveloppesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 3
Balai et pelleqté 2
Raclettes de solqté 2
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Thé noir - 200 sachets
- Tisane - 100 sachets
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citron - 2 kilogrammes
- Spa Blauw - 90 bouteilles
- Spa Rood - 60 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière - 72 bouteilles
- Bulles - 8 bouteilles
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Baguettes - 18 pièces
- Pains complets - 12 pièces
- Mini-croissants - 100 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Fromage affiné - 3 kilogrammes
- Jambon arrière - 2 kilogrammes
- Blanc de poulet fumé - 2 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Confiture de fraises - 4 pots
- Miel - 2 pots
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 4 kilogrammes
- Laitue - 10 têtes
- Roquette - 1 kilogramme
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Oignons rouges - 1 kilogramme
- Pommes de terre grenaille - 12 kilogram
- Légumes mélangés - 12 kilogrammes
- Blanc de poulet - 10 kilogrammes
- Burgers végétariens - 30 pièces
- Riz - 8 kilogrammes
- Pâtes - 6 kilogrammes
- Pesto - 2 kilogrammes
- Sauce pour pâtes - 6 litres
- Mayonnaise - 3 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Ail - 500 gram
- Parmesan - 1 kilogramme
- Salade de fruits - 10 kilogrammes
- Pommes - 8 kilogrammes
- Raisins - 6 kilogrammes
- Mini-muffins - 120 pièces
- Brownies - 100 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Noix salées - 3 kilogrammes
- Olives - 3 kilogrammes
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Chips tortilla - 6 sachets
- Sauce salsa - 3 pots
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 50 pièces
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel hydroalcoolique - 6 bouteilles
- Serviettes - 400 pièces

Conseils

Prévoyez au moins 10 % de chaises et de verres en plus du nombre de participants attendu. Cette marge couvre les invités de dernière minute et le remplacement d’un élément renversé ou mal nettoyé.
Testez le vidéoprojecteur, les microphones et les câbles au moins 2 heures avant l’accueil. Gardez plusieurs adaptateurs HDMI, car les ordinateurs des intervenants n’utilisent pas tous la même sortie.
Installez le comptoir d’enregistrement avec la table, les badges nominatifs et la liste imprimée des participants au moins 45 minutes avant l’ouverture. Cela évite de mélanger l’accueil avec les derniers réglages techniques.
Pour une pause café, comptez environ 1 tasse, 1 verre à eau et 2 boissons chaudes par personne. Prévoyez plusieurs thermos ou machines à café afin d’éviter une file unique pendant l’interruption.
Regroupez les rallonges, multiprises, batteries externes et câbles HDMI dans une caisse dédiée. Vérifiez chaque câble la veille et étiquetez le matériel des intervenants pour accélérer le rangement après la conférence.

Questions fréquentes

Combien de chaises prévoir pour une conférence de management ?: Prévoyez une chaise par participant inscrit, puis ajoutez une réserve de 10 %. Pour 80 personnes, installez donc environ 88 chaises, sans compter les sièges éventuellement nécessaires sur scène.
Quel matériel audiovisuel faut-il pour une conférence de management ?: Prévoyez un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran de projection, des câbles HDMI, des adaptateurs HDMI et un cliqueur de présentation. Testez l’ensemble au moins 2 heures avant le début et gardez un jeu de câbles de secours.
Combien de verres et de tasses faut-il acheter pour une conférence ?: Comptez au minimum un verre à eau et une tasse à café par participant, avec 10 % de réserve. Pour 80 participants, prévoyez environ 88 verres et 88 tasses, davantage si la vaisselle ne peut pas être lavée pendant la journée.
Quand préparer le matériel pour une conférence de management ?: Rassemblez et vérifiez le matériel technique la veille, puis acheminerez-le sur le site suffisamment tôt le jour même. L’installation des tables, de la scène, du pupitre et du comptoir d’enregistrement doit être terminée au moins 45 minutes avant l’arrivée des participants.

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