Qué necesitas para una conferencia de donantes

Organizar una conferencia de donantes requiere más que reservar una sala y preparar el programa. Necesitas prever el registro, las presentaciones, el servicio de café, las bebidas y todo el material técnico para que las intervenciones no se interrumpan. Esta lista reúne lo que conviene comprar, pedir prestado o reservar con antelación. Úsala junto con el plan de tareas para comprobar cada elemento antes de abrir la ubicación.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 100
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 4
Sillas para ponentescant. 4
Mesa de camerino

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soporte de micrófono
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables HDMIcant. 3
Clic de presentación
Baterías externascant. 4

Vajilla

Platos de cenacant. 110
Platos de postrecant. 110
Tazas de cafécant. 110
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 110
Cucharillas de cafécant. 110
Juegos de cubiertos para cenacant. 110
Cucharonescant. 12
Pinzas para servircant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 8
Máquinas de cafécant. 2
Jarras de aguacant. 10
Bandejas para servircant. 12
Cuencoscant. 16
Bandejas para mantener calientecant. 6

Oficina

Tarjetas de nombrecant. 110
Portanombrescant. 110
Programascant. 110
Bolígrafoscant. 120
Bloc de notascant. 110
Carpeta de presentación
Listas de registrocant. 4
Cinta adhesivacant. 4
Tijerascant. 3
Rotuladores fosforescentescant. 6

Decoración

Mantelescant. 16
Arreglos floralescant. 8
Fondo de escenario
Banderascant. 8
Cartel de bienvenida
Señales de rutacant. 6
Números de mesacant. 12

Iluminación

Luces decorativascant. 8
Focos LEDcant. 4

Limpieza

Cubo de limpiezacant. 2
Fregonascant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Papeleracant. 8

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilogramo
- Café descafeinado - 500 gramos
- Té negro - 2 cajas
- Té verde - 1 caja
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 kilogramos
- Dulces - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Nata para café - 2 litros
- Spa Blauw - 120 botellines
- Spa Rood - 48 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Refresco de naranja - 18 botellas
- Tónica - 12 botellas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Jugo de naranja - 12 litros
- Cerveza - 96 botellas
- Cerveza sin alcohol - 36 botellines
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Vino sin alcohol - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 12 kilogramos
- Baguettes - 12 unidades
- Pan integral - 8 unidades
- Mini croissants - 120 unidades
- Mini bocadillos - 180 unidades
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Queso crema - 2 kilogramos
- Hummus - 2 kilogramos
- Queso joven - 3 kilogramos
- Brie - 2 kilogramos
- Salmón ahumado - 2 kilogramos
- Pechuga de pavo - 2 kilogram
- Rúcula - 1 kilogramo
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates - 4 kilogramos
- Cebollas rojas - 1 kilogramo
- Ensalada mixta - 4 kilogramos
- Pimientos - 2 kilogram
- Zanahorias - 2 kilogramo
- Tomates cherry - 2 kilogramo
- Patatas - 12 kilogram
- Arroz - 6 kilogramos
- Pasta - 5 kilogram
- Pechuga de pollo - 8 kilogramos
- Hamburguesas vegetarianas - 40 unidades
- Lentejas - 3 kilogramos
- Garbanzos - 3 kilogramo
- Caldo de verduras - 2 cajas
- Leche de coco - 6 litros
- Aceite de oliva - 2 litros
- Aceite de girasol - 1 litro
- Sal - 500 gramos
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Curry en polvo - 250 gramos
- Ajo - 500 gram
- Albahaca - 6 manojos
- Mayonesa - 2 liter
- Kétchup - 2 litros
- Mostaza - 1 litro
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Aliño de yogur - 2 litros
- Salsa de soja - 1 litro
- Patatas fritas de pimentón - 2 kilogram
- Patatas fritas naturales - 2 kilogramo
- Frutos secos mixtos - 2 kilogramos
- Aceitunas - 2 kilogram
- Uvas - 5 kilogramos
- Manzanas - 80 unidades
- Plátanos - 60 unidades
- Mandarinas - 80 unidades
- Brownies - 120 unidades
- Mini magdalenas - 120 unidades
- Chocolate - 3 kilogramo
- Servilletas - 500 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 36 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Pastillas para el lavavajillas - 30 unidades
- Detergente lavavajillas - 2 litros
- Limpiador multiusos - 2 litros
- Limpiador de cristales - 1 litro
- Gel desinfectante para manos - 6 botellas
- Jabón líquido de manos - 6 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de limpieza - 20 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Palillos para cócteles - 300 unidades
- Filtros de café - 200 unidades

Consejos

Calcula una silla por participante y añade entre un 5 % y un 10 % de margen. Para el registro, reserva una mesa independiente y prepara las tarjetas con nombres antes del día del evento.
Para una jornada de varias horas, calcula aproximadamente dos bebidas por persona durante la primera hora y una por cada hora adicional. Enfría las bebidas el día anterior y comprueba que las neveras portátiles tengan espacio suficiente.
Prepara al menos un vaso para agua por asistente y suficientes copas de vino si habrá servicio durante la recepción. Añade entre un 10 % y un 15 % de unidades extra para cubrir roturas o cambios de lugar.
Comprueba el equipo técnico como mínimo 24 horas antes: proyector, pantalla, portátil, cables HDMI, regletas y alargadores. Lleva baterías externas y un clic de presentación de repuesto para evitar interrupciones durante las ponencias.
Si sirves café, calcula entre 2 y 3 tazas por persona en una pausa de 30 minutos. Reserva termos o máquinas de café con antelación y prepara cucharillas, platos de postre y pinzas para servir antes de montar el buffet.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para una conferencia de donantes?: Calcula una silla por participante confirmado y añade un margen del 5 % al 10 %. Para 80 asistentes, prepara entre 84 y 88 sillas, además de las sillas para los ponentes.
¿Cuánta bebida se compra para una conferencia?: Calcula dos bebidas por persona durante la primera hora y una bebida adicional por cada hora siguiente. Para una conferencia de 3 horas y 50 asistentes, son unas 200 bebidas; añade un 10 % si no habrá reposición cercana.
¿Cuándo hay que preparar el material técnico?: Comprueba todo el equipo al menos 24 horas antes y vuelve a probarlo al abrir la sala. Verifica especialmente el proyector, la pantalla, los micrófonos, la mesa de mezclas, los cables HDMI y las regletas.
¿Cuánto café necesito para una conferencia de donantes?: Para una pausa de 30 minutos, calcula entre 2 y 3 tazas por persona. Con 50 asistentes, prepara entre 100 y 150 tazas y deja listos los termos, las máquinas de café, las cucharillas y la vajilla antes de que empiece la pausa.

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