La liste de courses pour une conférence de donateurs

Une conférence de donateurs demande plus qu’un buffet et quelques chaises. Il faut prévoir l’accueil des participants, le matériel pour les intervenants, les boissons, la vaisselle et les éléments qui permettent aux présentations de se dérouler sans interruption. Cette liste vous aide à acheter ou rassembler le nécessaire avant l’ouverture de la salle. Comptez les participants inscrits, les intervenants et l’équipe présente pour ajuster les quantités.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Chaises des intervenantsqté 4
Table de loge

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Pied de microphone
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentation
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 110
Assiettes à dessertqté 110
Tasses à caféqté 110
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 110
Cuillères à caféqté 110
Sets de couverts pour le dînerqté 110
Louchesqté 12
Pince de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 8
Machines à caféqté 2
Carafes d’eauqté 10
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 16
Bacs de maintien au chaudqté 6

Bureau

Badges nominatifsqté 110
Supports de badges nominatifsqté 110
Programmesqté 110
Stylosqté 120
Blocs-notesqté 110
Dossier de présentation
Listes d'inscriptionqté 4
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 3
Marqueursqté 6

Décoration

Nappesqté 16
Compositions floralesqté 8
Fond de scène
Drapeauxqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 6
Numéros de tableqté 12

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Projecteurs LEDqté 4

Nettoyage

Seau de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Poubellesqté 8

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé vert - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Crème à café - 2 litres
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 48 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Tonic - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière - 96 bouteilles
- Bière sans alcool - 36 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Vin sans alcool - 6 bouteilles
- Glaçons - 12 kilogrammes
- Baguettes - 12 pièces
- Pains complets - 8 pièces
- Mini croissants - 120 pièces
- Petits pains - 180 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Saumon fumé - 2 kilogrammes
- Filet de dinde - 2 kilogrammes
- Roquette - 1 kilogramme
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 4 kilogrammes
- Oignons rouges - 1 kilogramme
- Salade composée - 4 kilogrammes
- Poivrons - 2 kilogrammes
- Carottes - 2 kilogrammes
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Pommes de terre - 12 kilogrammes
- Riz - 6 kilogrammes
- Pâtes - 5 kilogrammes
- Blanc de poulet - 8 kilogram
- Burgers végétariens - 40 pièces
- Lentilles - 3 kilogrammes
- Pois chiches - 3 kilogram
- Bouillon de légumes - 2 boîtes
- Lait de coco - 6 litres
- Huile d’olive - 2 litres
- Huile de tournesol - 1 litre
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre de curry - 250 grammes
- Ail - 500 gram
- Basilic - 6 bottes
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Sauce au yaourt - 2 liter
- Sauce soja - 1 litre
- Chips au paprika - 2 kilogram
- Chips nature - 2 kilogrammes
- Noix mélangées - 2 kilogram
- Olives - 2 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Mandarines - 80 pièces
- Brownies - 120 pièces
- Mini muffins - 120 pièces
- Chocolat - 3 kilogram
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Pastilles pour lave-vaisselle - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 2 litres
- Nettoyant multi-usage - 2 litres
- Nettoyant pour vitres - 1 litre
- Gel désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Savon liquide pour les mains - 6 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons de nettoyage - 20 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Pics cocktail - 300 pièces
- Filtres à café - 200 pièces

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 verres par personne pour la première heure, puis 1 verre par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % pour éviter de manquer de verres à eau ou de boissons.
Pour un buffet avec repas et dessert, comptez une assiette de dîner et une assiette à dessert par personne, plus 10 % de réserve. Préparez aussi une pince de service et une louche par plat qui doit être servi.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, les câbles HDMI et le cliqueur au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Gardez les rallonges, multiprises et batteries externes dans la même caisse pour les retrouver rapidement.
Prévoyez un microphone sans fil pour les questions du public et un second pour les intervenants si la salle est grande. Vérifiez les piles et installez les haut-parleurs, le pied de microphone et la console de mixage avant l’accueil.
Installez la table d’inscription au moins 30 minutes avant l’ouverture, avec les badges nominatifs et les programmes imprimés. Pour le café, préparez les machines à café et les thermos avant l’arrivée des premiers participants, car ce sont souvent les éléments réglés trop tard.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une conférence de donateurs ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Ajoutez 10 % de marge, surtout si la conférence comprend un accueil avant le programme.
Quelle quantité de vaisselle faut-il acheter pour un buffet ?: Prévoyez une assiette de dîner, une assiette à dessert, un verre à eau, un verre à vin et un set de couverts par participant. Ajoutez au moins 10 % de vaisselle supplémentaire pour les remplacements et les secondes portions.
Quand tester le matériel de présentation ?: Faites un test complet au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants. Vérifiez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles HDMI, le son et le cliqueur avec la présentation réellement utilisée.
Quand préparer la table d’inscription et les badges ?: Installez la table d’inscription 30 à 45 minutes avant l’ouverture. Les badges nominatifs et les programmes doivent être triés dans l’ordre prévu au moins la veille, afin de ne pas ralentir l’accueil.

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