Boodschappenlijst voor een donorconferentie

Voor een donorconferentie heb je meer nodig dan koffie en een presentatiescherm. Registratie, presentaties, catering en techniek vragen elk hun eigen spullen, zodat de ontvangst en het programma zonder onderbrekingen verlopen. Denk vooraf aan naamkaartjes, routeborden, stroomvoorziening en een plek voor sprekers en jassen. Gebruik deze boodschappenlijst als controle naast je deelnemerslijst en bestel catering en apparatuur ruim op tijd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Sprekersstoelenaantal 4
Kleedkamertafel

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaard
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikker
Powerbanksaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 110
Dessertbordenaantal 110
Koffiekopjesaantal 110
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 110
Koffielepelsaantal 110
Dinerbesteksetsaantal 110
Opscheplepelsaantal 12
Opscheptangenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkannenaantal 10
Serveerplateausaantal 12
Schaaltjesaantal 16
Warmhoudbakkenaantal 6

Kantoor

Naamkaartjesaantal 110
Naambadgehoudersaantal 110
Programma'saantal 110
Pennenaantal 120
Notitieblokkenaantal 110
Presentatiemap
Registratielijstenaantal 4
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 3
Markeerstiftenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Bloemstukkenaantal 8
Podiumachterwand
Vlaggenaantal 8
Welkomstbord
Routebordenaantal 6
Tafelnummersaantal 12

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
LED-spotsaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmeraantal 2
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilogram
- Cafeïnevrije koffie - 500 gram
- Zwarte thee - 2 dozen
- Groene thee - 1 doos
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Koffieroom - 2 liter
- Spa Blauw - 120 flesjes
- Spa Rood - 48 flesjes
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 18 flessen
- Tonic - 12 flesjes
- Appelsap - 12 liter
- Jus d'orange - 12 liter
- Bier - 96 flesjes
- Alcoholvrij bier - 36 flesjes
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Alcoholvrije wijn - 6 flessen
- IJsblokjes - 12 kilogram
- Stokbroden - 12 stuks
- Volkorenbroden - 8 stuks
- Mini croissants - 120 stuks
- Mini broodjes - 180 stuks
- Roomboter - 2 kilogram
- Roomkaas - 2 kilogram
- Hummus - 2 kilogram
- Jonge kaas - 3 kilogram
- Brie - 2 kilogram
- Gerookte zalm - 2 kilogram
- Kalkoenfilet - 2 kilogram
- Rucola - 1 kilogram
- Komkommers - 12 stuks
- Tomaten - 4 kilogram
- Rode uien - 1 kilogram
- Gemengde sla - 4 kilogram
- Paprika's - 2 kilogram
- Wortels - 2 kilogram
- Cherrytomaten - 2 kilogram
- Aardappelen - 12 kilogram
- Rijst - 6 kilogram
- Pasta - 5 kilogram
- Kipfilet - 8 kilogram
- Vegetarische burgers - 40 stuks
- Linzen - 3 kilogram
- Kikkererwten - 3 kilogram
- Groentebouillon - 2 dozen
- Kokosmelk - 6 liter
- Olijfolie - 2 liter
- Zonnebloemolie - 1 liter
- Zout - 500 gram
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Kerriepoeder - 250 gram
- Knoflook - 500 gram
- Basilicum - 6 bosjes
- Mayonaise - 2 liter
- Ketchup - 2 liter
- Mosterd - 1 liter
- Balsamicoazijn - 1 liter
- Yoghurtdressing - 2 liter
- Sojasaus - 1 liter
- Paprikachips - 2 kilogram
- Naturelchips - 2 kilogram
- Gemengde noten - 2 kilogram
- Olijven - 2 kilogram
- Druiven - 5 kilogram
- Appels - 80 stuks
- Bananen - 60 stuks
- Mandarijnen - 80 stuks
- Brownies - 120 stuks
- Mini muffins - 120 stuks
- Chocolade - 3 kilogram
- Servetten - 500 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 36 rollen
- Afvalzakken - 40 stuks
- Vaatwastabletten - 30 stuks
- Afwasmiddel - 2 liter
- Allesreiniger - 2 liter
- Glasreiniger - 1 liter
- Desinfecterende handgel - 6 flessen
- Vloeibare handzeep - 6 flessen
- Sponsjes - 12 stuks
- Schoonmaakdoeken - 20 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Cocktailprikkers - 300 stuks
- Koffiefilters - 200 stuks

Tips

Leg voor registratie een aparte tafel klaar met naamkaartjes, programma’s en deelnemersinformatie. Neem ongeveer 10 procent extra naamkaartjes en print minimaal 5 extra programma’s voor late wijzigingen.
Plan per deelnemer minstens één waterglas en één kopje voor koffie of thee. Bestel voor servies, bestek en glazen 10 procent reserve; bij 100 deelnemers zijn dat bijvoorbeeld 110 stuks per benodigd type.
Controleer de presentaties uiterlijk 48 uur vooraf op de laptop waarmee je werkt. Test ook de beamer, het scherm, de HDMI-kabels, de presentatieklikker en de draadloze microfoons in de zaal.
Voorzie elke techniekopstelling van voldoende verlengkabels en stekkerdozen en houd minimaal 2 vrije aansluitingen achter de hand. Leg powerbanks klaar bij de registratie of sprekersplek voor een lange conferentiedag.
Koel dranken uiterlijk 3 uur voor aanvang en zet thermoskannen en koffiezetapparaten klaar voordat deelnemers binnenkomen. Reserveer buffettafels, dinerborden, dessertborden en opschepmateriaal ruim vóór de conferentiedatum, zeker bij een externe cateraar.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een donorconferentie?: Reken op registratiebenodigdheden, naamkaartjes, programma’s, tafels en stoelen, een beamer met scherm, laptop, microfoons en geluidsapparatuur. Voor catering heb je daarnaast servies, bestek, glazen, koffievoorzieningen, koelboxen en opschepmateriaal nodig.
Hoeveel servies moet ik bestellen voor een donorconferentie?: Bestel per deelnemer één dinerbord, één dessertbord, één waterglas, één koffiekopje en één dinerbestekset als beide maaltijden worden geserveerd. Voeg 10 procent reserve toe; voor 80 deelnemers bestel je dus 88 stuks per benodigd type.
Wanneer moet ik techniek voor een donorconferentie regelen?: Reserveer beamer, projectiescherm, microfoons, luidsprekers en overige techniek minimaal 2 tot 4 weken vooraf. Test de volledige opstelling uiterlijk 48 uur voor aanvang en neem HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen mee.
Hoeveel koffie en drank heb ik nodig voor een donorconferentie?: Voor het eerste uur kun je rekenen met 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast continu water en houd 10 procent extra aan voor sprekers, vrijwilligers en onverwachte gasten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.