Checklist para organizar una conferencia de alto nivel

Una conferencia de alto nivel exige cerrar decisiones en el orden correcto: primero el lugar, la fecha y el programa; después, ponentes, invitaciones e inscripciones. En las semanas previas tendrás que recopilar datos, preferencias dietéticas y presentaciones, además de preparar acreditaciones, folletos y tarjetas identificativas. La parte técnica merece una prueba completa antes del día del evento. Esta checklist reúne 74 tareas y 63 elementos para que no llegues a la recepción con nombres sin imprimir, bebidas calientes o una presentación incompatible.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar lugar y fecha
Definir el programa final
2 personas
Confirmar ponentes
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar información de los ponentes
Solicitar presentaciones
Diseñar tarjetas de nombre
Crear folletos del programa
2 personas
Confirmar las reservas
Pedir el catering
Probar la técnica
2 personas
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Comprobar los datos de la acreditación
Hacer la compra
3 personas
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
Imprimir folletos del programa
2 personas
Preparar el catering
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar la mesa del escenario
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
Preparar folletos del programa
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Recopilar las presentaciones
Conectar el portátil
2 personas
Configurar el proyector
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Ajustar el nivel de sonido
2 personas
Montar el punto de café
3 personas
Preparar el buffet
4 personas
Preparar la vajilla
2 personas

Evento

Recibir a los ponentes
2 personas
Abrir el registro
4 personas
Dar la bienvenida a los participantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
3 personas
Servir café y té
3 personas
Acompañar la inauguración
2 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Pasar los micrófonos
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Gestionar las preguntas del público
2 personas
Montar el aperitivo de networking
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Preparar el bufé de cena
5 personas
Servir el bufé de cena
5 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Retirar la vajilla y los vasos
4 personas
Acompañar al orador de clausura
2 personas
Coordinar la despedida y la salida
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Apagar la técnica
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Comprobar el sanitario
2 personas
Empacar el equipo
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Enfriar la comida sobrante
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Archivar el material fotográfico y de vídeo
Enviar mensajes de agradecimiento
Compartir las presentaciones

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 170
Mesas plegablescant. 24
Mesas altas tipo cóctelcant. 12
Mesas de registrocant. 3
Mesa del escenario
Sillas para ponentescant. 6
Manteleríacant. 30

Equipo

Portátil de presentacióncant. 2
Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Clic de presentacióncant. 2
Baterías externascant. 6

Registro

Portabadgescant. 180
Lanyardscant. 180
Bolígrafos para la recepcióncant. 20
Cajas de registrocant. 6
Portapapelescant. 6
Números de mesacant. 30

Presentación

Pizarras de hojascant. 4
Atriles de rotafoliocant. 4
Rotuladorescant. 24
Bloc de notascant. 180
Bolígrafoscant. 220
Tarjetas para ponentescant. 20
Carpeta de presentacióncant. 10

Vajilla

Platos de cenacant. 180
Platos de postrecant. 180
Tazas de cafécant. 180
Vasos para aguacant. 220
Copas de vinocant. 180
Cucharillas de cafécant. 180
Cuchillos de cenacant. 180
Tenedores de cenacant. 180
Cucharonescant. 24

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 8
Bandejas de servircant. 24
Pinzas de servircant. 16
Bandejas de bufécant. 12
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Banners con el logocant. 6
Fondo de escenario
Centros de mesacant. 24
Carteles de mesa con nombrescant. 24
Guirnaldascant. 6
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4

Iluminación

Focos LED de obracant. 6
Luces decorativascant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa final antes de abrir el formulario de inscripción. Así podrás enviar invitaciones con horarios, sesiones y ponentes confirmados, en lugar de corregir la información después.
Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y pásalas al catering al menos 7 días antes. Guarda también una lista final de participantes para comprobar las acreditaciones en recepción.
Solicita las presentaciones con 3 días de antelación y pruébalas en el portátil, el proyector y la pantalla que usarás. Lleva cables HDMI, adaptadores, un clic de presentación y baterías externas.
Imprime las tarjetas y etiquetas con nombres cuando cierres la lista de participantes, idealmente 24 horas antes. Prepara los portabadges, lanyards, bolígrafos, cajas de registro y portapapeles en la mesa de recepción.
El día anterior comprueba todos los espacios y deja definida la distribución: sillas de congreso, mesas, mesa del escenario, sillas para ponentes y mesas de registro. Enfría las bebidas y prepara el catering con tiempo para no bloquear el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia de alto nivel?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para confirmar lugar, fecha, programa y ponentes. Reserva las últimas 2 semanas para cerrar inscripciones, catering, acreditaciones y pruebas técnicas.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones de una conferencia?: Envíalas cuando el programa y los ponentes principales estén confirmados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Mantén abierto el formulario de inscripción durante al menos 3 semanas.
¿Cuándo se debe hacer la prueba técnica?: Haz una prueba completa entre 3 y 7 días antes y repite una comprobación breve el mismo día. Prueba el portátil, proyector, pantalla, micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, cables y adaptadores.
¿Cuándo hay que pedir el catering para una conferencia?: Encarga el catering al menos 7 días antes, cuando ya tengas una estimación fiable de asistentes y las preferencias dietéticas. Confirma el número final y el horario de servicio 48 horas antes.

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