Qué necesitas para organizar un taller de diseño

Un taller de diseño necesita más que mesas y rotuladores. Antes de comprar, confirma cuántas personas asistirán, cuánto durará cada ejercicio y si habrá café, agua o catering. Calcula el material por participante y deja algunas unidades de repuesto para evitar interrupciones. También conviene revisar con varios días de antelación los cables, adaptadores y equipos de presentación: suelen ser lo primero que falta cuando el montaje empieza.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de trabajocant. 8
Sillascant. 32
Mesa del bufécant. 2
Mesa de recepción
Taburetescant. 6

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Cable HDMIcant. 2
Adaptador HDMIcant. 2
Cable alargadorcant. 4
Regletacant. 4
Altavoz portátil
Micrófono

Cocina

Cafeteracant. 2
Hervidor de aguacant. 2
Termocant. 4
Nevera portátilcant. 3

Vajilla

Tazas de cafécant. 36
Vasos de técant. 36
Vasos para aguacant. 36
Platoscant. 36
Cubiertoscant. 36
Bandejas de servircant. 8
Pinzas de servircant. 4
Jarras de aguacant. 4

Material del taller

Pizarra de hojascant. 4
Bloc de rotafoliocant. 8
Rotuladorescant. 80
Post-itscant. 20
Cuadernos de bocetoscant. 32
Lápicescant. 40
Gomas de borrarcant. 32
Escuadrascant. 16
Tijerascant. 16
Barras de pegamentocant. 24
Papel A3cant. 200
Papel A4cant. 250
Hojas de cartóncant. 50
Pinzas de la ropacant. 50
Portatarjetas de nombrecant. 32
Bolígrafoscant. 40

Decoración

Manteles runnerscant. 4
Tarjetas de nombrecant. 32
Señales direccionalescant. 6

Iluminación

Lámparas de mesacant. 8

Limpieza

Papeleracant. 4
Fregaderoscant. 2

Catering

Compras
- Café - 2 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilo
- Leche - 5 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Limón - 6 unidades
- Agua sin gas - 24 botellas
- Agua con gas - 24 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Ginger beer - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 litros
- Zumo de naranja - 4 litros
- Cubitos de hielo - 6 bolsas
- Miniwraps - 48 unidades
- Hummus - 1 kilo
- Queso crema - 750 gramos
- Pechuga de pollo ahumada - 750 gram
- Queso joven - 1 kilo
- Rúcula - 500 gramos
- Pepino - 6 unidades
- Pimientos - 8 unidades
- Tomates cherry - 1 kilo
- Aceitunas - 500 gramos
- Uvas - 2 kilos
- Manzanas - 30 unidades
- Plátanos - 24 unidades
- Frutos secos sin sal - 1 kilo
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Snacks salados - 4 bolsas
- Galletas - 6 paquetes
- Brownies - 32 unidades
- Aceite de oliva - 1 botella
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Mayonesa - 1 botella
- Mostaza - 1 tarro
- Ketchup - 1 botella
- Pan - 8 panes
- Mantequilla - 500 gram
- Servilletas - 200 unidades
- Vasos de papel - 50 unidades
- Platos de papel - 50 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para el lavavajillas - 30 unidades
- Esponjas - 6 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 30 unidades
- Paños de limpieza - 2 paquetes
- Limpiador multiusos - 2 botellas

Consejos

Calcula un puesto de trabajo completo por participante y añade material para 2 o 3 personas extra: así tendrás margen si alguien se incorpora o pierde una pieza.
Prepara al menos 1 rotulador y varios post-its por persona para cada bloque de ejercicios; si el taller tiene dos bloques, duplica la cantidad prevista o deja una reserva visible.
Lleva un cable HDMI, un adaptador HDMI y una regleta de repuesto si vas a usar portátil y proyector. Comprueba la conexión en la sala al menos 24 horas antes.
Para una jornada de medio día, calcula 2 vasos de agua por persona y café o té para 1 servicio al inicio y otro a mitad del taller. Confirma las preferencias dietéticas antes de pedir el catering.
Separa los materiales en paquetes individuales y prepara las tarjetas de nombre antes de abrir la sala. Reserva entre 30 y 45 minutos para montar mesas, sillas y puestos de trabajo.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto material necesito para un taller de diseño de 20 personas?: Prepara 20 puestos completos y material adicional para 2 o 3 participantes. Para ejercicios con rotuladores y post-its, calcula una reserva de al menos el 10 % para cubrir pérdidas o roturas.
¿Qué equipo hace falta para proyectar una presentación en un taller?: Necesitas un portátil, un proyector, una pantalla, un cable HDMI, el adaptador adecuado, una regleta y un alargador. Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y vuelve a comprobarla al llegar.
¿Cuánta vajilla y bebida compro para un taller de diseño?: Calcula una taza o vaso por persona y añade un 10 % de margen. Para una sesión de medio día, prevé aproximadamente 2 vasos de agua por asistente y 2 servicios de café o té.
¿Cuándo debo preparar los materiales del taller?: Empaqueta los materiales individuales como mínimo el día anterior. Imprime las hojas de trabajo y prepara las tarjetas de nombre con 2 o 3 días de margen, para poder corregir cambios en la lista de participantes.

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