Qué necesitas para organizar un simposio
Organizar un simposio exige más que reservar una sala y confirmar a los ponentes. Necesitas preparar el registro, la pausa de café, la señalización y todo el equipo para las presentaciones. Esta lista reúne lo que conviene comprar, alquilar o llevar, desde sillas y mesas hasta micrófonos, proyectores y vajilla. Calcula las cantidades a partir del número final de participantes y añade un pequeño margen para evitar quedarte corto.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 110
- Mesascant. 14
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesa de oradores
- Taburetescant. 5
- Percheroscant. 3
Vajilla
- Platos de cenacant. 110
- Platos de postrecant. 110
- Tazas de cafécant. 110
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 120
- Cucharillas de cafécant. 110
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 3
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátilescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Cables HDMIcant. 3
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Clic de presentacióncant. 2
- Baterías externascant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Lámparas de piecant. 4
Decoración
- Mantelescant. 14
- Arreglos floralescant. 8
- Soportes para bannercant. 4
- Portanombrescant. 110
- Carteles del programacant. 6
- Carteles direccionalescant. 12
- Tiras adhesivascant. 2
Oficina
- Tarjetas de nombrecant. 110
- Folletos del programacant. 120
- Bloc de notascant. 110
- Bolígrafoscant. 120
- Listas de registrocant. 6
- Carpetascant. 8
- Rollos de cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 4
- Marcadorescant. 12
- Bloc de rotafoliocant. 3
- Portapapelescant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Escobas de manocant. 2
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
Catering
- Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 12 unidades
- Agua mineral sin gas - 48 botellas
- Agua mineral con gas - 36 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Zumo de manzana - 8 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Cerveza - 72 botellines
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Vino blanco sin alcohol - 4 botellas
- Aperitivo espumoso - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 12 bolsas
- Mantequilla - 2 paquetes
- Pan integral - 12 panes
- Panecillos blancos - 120 unidades
- Mini croissants - 120 unidades
- Bollitos pequeños con pasas - 80 unidades
- Queso joven - 3 kilos
- Queso curado - 2 kilo
- Pechuga de pollo en lonchas - 2 kilo
- Hummus - 2 kilos
- Queso crema - 1 kilo
- Mermelada - 4 tarros
- Miel - 2 tarros
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates - 4 kilo
- Lechuga - 8 unidades
- Pimientos - 3 kilo
- Zanahorias - 3 kilos
- Uvas - 5 kilos
- Manzanas - 100 unidades
- Plátanos - 60 unidades
- Naranjas - 60 piezas
- Arándanos - 2 kilos
- Mix de frutos secos - 2 kilos
- Barritas de avena - 120 unidades
- Chocolate negro - 2 kilos
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Aceitunas - 4 frascos
- Ensalada mixta - 8 kilo
- Ensalada de pasta - 8 kilos
- Ensalada de quinoa - 5 kilo
- Pechuga de pollo para el buffet - 8 kilo
- Falafel vegetariano - 5 kilos
- Ensalada de patata - 6 kilos
- Barras de pan - 20 unidades
- Salsa de ajo - 4 botellas
- Mayonesa - 4 botellas
- Mostaza - 3 botellas
- Ketchup - 3 botellas
- Vinagre balsámico - 2 botellas
- Aceite de oliva - 2 litros
- Sal - 1 paquete
- Pimienta negra - 1 bote
- Pimentón - 1 bote
- Ajo en polvo - 1 bote
- Servilletas - 600 unidades
- Toallas de papel - 12 rollos
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 80 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Pastillas para el lavavajillas - 40 unidades
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Guantes de limpieza - 6 pares
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Etiquetas de dieta - 150 unidades
Consejos
- Calcula las sillas, acreditaciones y programas según la lista final de participantes y añade un 5-10 % de margen. Así podrás cubrir cambios de última hora sin rehacer todo el material.
- Para la pausa de café, prevé al menos 2 tazas por persona, además de vasos para agua y una ración de cada elemento del menú. Confirma las preferencias dietéticas antes de cerrar el pedido del catering.
- Prueba el proyector, la pantalla, los portátiles y los micrófonos al menos 24 horas antes. Lleva también los archivos de las presentaciones en dos portátiles o en una memoria USB de respaldo.
- Prepara la mesa de registro con tarjetas de nombre, acreditaciones, bolígrafos y una copia de la lista de participantes. Colócala 30-45 minutos antes de la primera sesión para evitar colas.
- Revisa la distribución de la sala durante la visita al lugar: deja pasillos despejados y coloca la mesa de oradores, la pantalla y los micrófonos antes de que lleguen los asistentes. Instala la señalización de acceso y aparcamiento como mínimo una hora antes.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para un simposio?
- Calcula una silla por participante confirmado, más un margen del 5-10 %. Para 100 asistentes, prepara entre 105 y 110 sillas; si hay ponentes o personal fuera del público, cuenta sus asientos por separado.
- ¿Cuántas tazas y vasos hacen falta para un simposio?
- Prepara al menos 2 tazas de café por persona para una pausa estándar y un vaso de agua por asistente. Añade un 10 % de unidades adicionales, especialmente si habrá varias pausas o servicio simultáneo.
- ¿Cuándo debo probar el equipo técnico del simposio?
- Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela 60-90 minutos antes de abrir el registro. Comprueba el proyector, la pantalla, los portátiles, los micrófonos inalámbricos y la mesa de mezclas con las presentaciones reales.
- ¿Cuándo tengo que imprimir las acreditaciones y el programa?
- Imprime las acreditaciones y el programa cuando la lista de participantes y el horario estén cerrados, idealmente 3-5 días antes. Reserva unas horas el día anterior para corregir nombres, cambios de ponentes o ajustes de última hora.
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