Symposium-Einkaufsliste für Ausstattung und Catering

Für ein Symposium brauchst du mehr als Stühle und einen Beamer. Neben der Sitzordnung müssen Registrierung, Vorträge, Kaffeepausen und die Versorgung der Referierenden funktionieren. Plane Geschirr und Getränke nach der endgültigen Teilnehmerzahl und halte für Technik und Beschilderung Ersatz bereit. Diese Einkaufsliste deckt die typischen Ausgabestellen ab – vom Registrierungstisch bis zum Buffet und Rednerpult.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 110
TischeAnz. 14
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 4
Rednertisch
HockerAnz. 5
KleiderständerAnz. 3

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 110
DesserttellerAnz. 110
KaffeetassenAnz. 110
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
KaffeelöffelAnz. 110
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
LaptopsAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
Audiomischpult
LautsprecherAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PräsentationsklickerAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
StehlampenAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 14
BlumenarrangementsAnz. 8
BannerhalterAnz. 4
NamensschildhalterAnz. 110
ProgrammschilderAnz. 6
WegweiserAnz. 12
KlebestreifenAnz. 2

Büro

NamensschilderAnz. 110
ProgrammhefteAnz. 120
NotizblöckeAnz. 110
KugelschreiberAnz. 120
AnmeldelistenAnz. 6
OrdnerAnz. 8
KlebebandrollenAnz. 4
ScherenAnz. 4
MarkerAnz. 12
Flipchart-BlöckeAnz. 3
KlemmbretterAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
HandfegerAnz. 2
Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronen - 12 Stück
- Mineralwasser still - 48 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 36 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Bier - 72 Fläschchen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Alkoholfreier Weißwein - 4 Flaschen
- Spritziger Aperitif - 6 Flaschen
- Eiswürfel - 12 Säcke
- Butter - 2 Packungen
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Weiße Brötchen - 120 Stück
- Mini-Croissants - 120 Stück
- Mini-Rosinenschnecken - 80 Stück
- Junger Käse - 3 Kilo
- Mittelalter Käse - 2 Kilo
- Hähnchenbrustaufschnitt - 2 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Frischkäse - 1 Kilo
- Marmelade - 4 Gläser
- Honig - 2 Gläser
- Gurken - 12 Stück
- Tomaten - 4 Kilo
- Kopfsalat - 8 Köpfe
- Paprika - 3 Kilo
- Möhren - 3 Kilo
- Trauben - 5 kilo
- Äpfel - 100 Stück
- Bananen - 60 Stück
- Orangen - 60 Stück
- Blaubeeren - 2 Kilo
- Nussmix - 2 Kilo
- Haferflockenriegel - 120 Stück
- Zartbitterschokolade - 2 Kilo
- Chips natur - 8 Tüten
- Paprikachips - 8 Tüten
- Oliven - 4 Gläser
- Gemischter Salat - 8 Kilo
- Nudelsalat - 8 kilo
- Quinoasalat - 5 Kilo
- Hähnchenbrust für das Buffet - 8 Kilo
- Vegetarische Falafel - 5 Kilo
- Kartoffelsalat - 6 Kilo
- Baguettes - 20 Stück
- Knoblauchsoße - 4 Flaschen
- Mayonnaise - 4 Flaschen
- Senf - 3 Flaschen
- Ketchup - 3 Flaschen
- Balsamico-Essig - 2 Flaschen
- Olivenöl - 2 Liter
- Salz - 1 Packung
- Schwarzer Pfeffer - 1 Glas
- Paprikapulver - 1 Glas
- Knoblauchpulver - 1 pot
- Servietten - 600 Stück
- Papiertücher - 12 Rollen
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 80 Stück
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Geschirrspültabs - 40 Stück
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 4 Packungen
- Reinigungshandschuhe - 6 Paar
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Diätetiketten - 150 Stück

Tipps

Plane pro angemeldeter Person einen Sitzplatz und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Für Registrierung, Buffet und Referierende brauchst du eigene Tische, damit sich die Wege nicht kreuzen.
Rechne für die erste Kaffeepause mit 2 Tassen pro Person, wenn Kaffee und Tee parallel angeboten werden. Thermoskannen, Kaffeemaschinen und Wasserkocher sollten spätestens am Veranstaltungstag vor Beginn getestet werden.
Stelle pro Vortrag mindestens ein Laptop, einen Beamer und eine Projektionsleinwand bereit. Sammle Präsentationen spätestens 48 Stunden vorher ein und prüfe Bildformat, Ton und Anschlüsse an jedem eingesetzten Gerät.
Plane Geschirr nicht nur für das Hauptangebot: Teller, Dessertteller, Tassen, Gläser, Besteck und Servierbesteck werden an Buffet und Kaffeestation gleichzeitig benötigt. Bei Selbstbedienung sind 10 Prozent zusätzliche Teile eine praktische Reserve.
Bereite für die Anmeldung einen separaten Tisch mit Namensschildern und gedrucktem Programm vor. Beschilderung, Wegbeschreibung und Parkinformationen sollten mindestens am Vortag fertig sein, damit verspätete Gäste den Raum ohne Hilfe finden.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für ein Symposium?: Plane pro Teilnehmer mindestens einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, eine Kaffeetasse, ein Wasserglas sowie je eine Gabel und ein Messer ein. Für Buffet und Pausen sind 10 Prozent Reserve sinnvoll, bei mehreren Ausgabestellen entsprechend mehr.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Symposium?: Für die erste Stunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen, danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Zusätzlich sollte während des gesamten Programms Wasser an der Registrierung, im Saal und bei den Referierenden verfügbar sein.
Wann muss ich die Technik für ein Symposium prüfen?: Sammle die Präsentationen spätestens 48 Stunden vor Beginn und teste Beamer, Leinwand, Laptops, Mikrofone und Audiomischpult am Vortag. Bei einem Ortstermin lassen sich Anschlüsse, Stromversorgung und Mikrofonreichweite frühzeitig klären.
Wie viel Reserve sollte ich für Stühle und Namensschilder einplanen?: Bestelle bei den Stühlen 5 bis 10 Prozent Reserve über der bestätigten Teilnehmerzahl. Namensschilder sollten für alle Angemeldeten plus mindestens 10 zusätzliche Personen vorbereitet werden, falls sich Namen ändern oder Gäste spontan erscheinen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.