Que faut-il acheter pour organiser un symposium ?

Pour un symposium, la liste d’achats dépend surtout du nombre de participants, du format des interventions et de la durée des pauses. Prévoyez le mobilier d’accueil et de salle, la vaisselle du déjeuner et du café, ainsi que le matériel audiovisuel nécessaire aux présentations. Les badges, le programme imprimé et la signalétique sont souvent commandés trop tard. Utilisez le nombre définitif d’inscrits comme base, puis ajoutez une marge de 5 à 10 % pour la vaisselle et les supports papier.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tablesqté 14
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Table de prise de parole
Tabouretsqté 5
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 110
Assiettes à dessertqté 110
Tasses à caféqté 110
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Cuillères à caféqté 110
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Mixeur audio
Haut-parleursqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampadairesqté 4

Décoration

Nappesqté 14
Compositions floralesqté 8
Supports de bannièreqté 4
Supports de badges nominatifsqté 110
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Bandes adhésivesqté 2

Bureau

Badges nominatifsqté 110
Brochures du programmeqté 120
Blocs-notesqté 110
Stylos à billeqté 120
Listes d'inscriptionqté 6
Classeursqté 8
Rouleaux de ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4
Marqueursqté 12
Blocs pour chevaletqté 3
Presse-papiersqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à mainqté 2
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Eau minérale plate - 48 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 36 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière - 72 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Vin blanc sans alcool - 4 bouteilles
- Apéritif pétillant - 6 bouteilles
- Glaçons - 12 sacs
- Beurre doux - 2 paquets
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 120 pièces
- Mini croissants - 120 pièces
- Mini petits pains aux raisins - 80 pièces
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 2 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1 kilo
- Confiture - 4 pots
- Miel - 2 pots
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 4 kilo
- Laitue - 8 pièces
- Poivrons - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Oranges - 60 pièces
- Myrtilles - 2 kilos
- Mélange de noix - 2 kilos
- Barres à l’avoine - 120 pièces
- Chocolat noir - 2 kilo
- Chips nature - 8 sachets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Olives - 4 bocaux
- Salade composée - 8 kilos
- Salade de pâtes - 8 kilos
- Salade de quinoa - 5 kilos
- Filet de poulet pour buffet - 8 kilo
- Falafels végétariens - 5 kilos
- Salade de pommes de terre - 6 kilos
- Baguettes - 20 pièces
- Sauce à l’ail - 4 bouteilles
- Mayonnaise - 4 bouteilles
- Moutarde - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 litres
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Poudre d’ail - 1 pot
- Serviettes - 600 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 40 pièces
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Gants de nettoyage - 6 paires
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Étiquettes de régime - 150 pièces

Conseils

Comptez une chaise par participant, intervenant et membre de l’équipe, puis ajoutez 5 % de réserve. Prévoyez aussi une table d’inscription et suffisamment de tables pour le buffet.
Pour une pause café, comptez 2 tasses, 2 verres à eau et 2 portions de boissons par personne si elle dure environ 20 minutes. Ajoutez 10 % de vaisselle pour absorber la casse et les oublis.
Réservez au moins une machine à café pour 40 à 50 personnes et un thermos par point de service. Pour un symposium de plus de 100 participants, deux points café réduisent nettement l’attente.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les ordinateurs, les microphones sans fil et le mixeur audio au plus tard la veille. Préparez aussi les câbles et adaptateurs nécessaires, souvent oubliés lors de la réservation.
Imprimez les badges et le programme définitif 2 à 3 jours avant l’événement, après la clôture des inscriptions. Prévoyez 5 % de badges vierges pour les changements de dernière minute et les inscriptions sur place.

Questions fréquentes

Combien de chaises prévoir pour un symposium ?: Prévoyez une chaise par personne assise, en incluant les intervenants et l’équipe d’organisation. Ajoutez 5 % de chaises supplémentaires, soit 5 places pour 100 participants, afin de gérer les changements de disposition.
Quelle quantité de vaisselle faut-il pour un symposium de 100 personnes ?: Prévoyez au minimum 110 unités pour chaque élément utilisé une seule fois, comme les assiettes et les verres. Pour les tasses à café, comptez plutôt 200 unités si deux pauses sont prévues et si la vaisselle n’est pas lavée entre-temps.
Quand tester le matériel audiovisuel d’un symposium ?: Faites un premier test 3 à 7 jours avant pour vérifier la compatibilité des présentations et des ordinateurs. Refaites un test complet dans la salle la veille, avec chaque microphone, le projecteur, l’écran et le mixeur audio.
Quand imprimer les badges et le programme du symposium ?: Fermez la liste des participants 2 à 3 jours avant le symposium, puis imprimez les badges nominatifs et le programme. Ajoutez environ 5 % de badges vierges pour les corrections, les remplacements et les arrivées non prévues.

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