Checklist para organizar un congreso de partido

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra primero la fecha, el programa y el lugar: sin esos tres datos no puedes confirmar ponentes ni enviar invitaciones. Reserva también tiempo para el montaje y la prueba técnica antes de la llegada de participantes.
• Pide a cada ponente sus necesidades técnicas y su presentación con antelación. Comprueba los archivos en el portátil que se utilizará y prueba el proyector, la pantalla, los micrófonos y los altavoces antes de abrir la sede.
• Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Usa la lista de participantes para preparar las acreditaciones, calcular las mesas y organizar el servicio de comida y bebidas.
• Haz la distribución de sillas teniendo en cuenta el escenario, la mesa de oradores, la pantalla y los pasillos. Revisa que el público pueda ver la presentación y que los micrófonos inalámbricos lleguen a las zonas previstas.
• Prepara una caja o mesa de control con cables HDMI, alargadores, regletas y adaptadores junto a la técnica. Son materiales pequeños que suelen faltar cuando ya están montados el proyector, la mesa de mezclas y los portátiles.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso de partido?

Empieza la planificación al menos 8 semanas antes para fijar la fecha, reservar el lugar y confirmar a los ponentes. Deja los últimos 7 días para cerrar inscripciones, catering, materiales y presentaciones.

¿Cuándo se deben enviar las invitaciones al congreso?

Envíalas cuando la fecha, el programa y el lugar estén confirmados, idealmente entre 6 y 8 semanas antes. Establece una fecha límite de inscripción 7 días antes del congreso para poder preparar acreditaciones y catering.

¿Cuándo hay que pedir el catering para un congreso?

Pídelo entre 7 y 10 días antes, cuando ya tengas una cifra fiable de participantes y sus preferencias dietéticas. Confirma el número final y la hora de entrega 48 horas antes.

¿Cuánto tiempo se necesita para montar la técnica y la sala?

Reserva al menos 3 horas antes de la apertura para colocar sillas, mesas, escenario y equipos. Haz una prueba completa de presentaciones, sonido y micrófonos como mínimo 60 minutos antes de recibir al público.

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