Qué necesitas para un festival de escritores

Un festival de escritores necesita más que libros y un programa. Además de preparar la mesa de registro y las mesas para libros, tendrás que prever bebidas, café, aperitivos, vajilla y material técnico para las presentaciones. Esta lista te ayuda a comprar y llevar todo con tiempo, desde micrófonos y cables hasta tarjetas identificativas y copias impresas. Calcula las cantidades según el número de autores, moderadores y asistentes confirmados.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 160
Mesascant. 18
Mesas altas tipo cóctelcant. 6
Mesa de registro
Mesas para libroscant. 4
Mesa de oradorescant. 2
Atrilescant. 2
Percheroscant. 3
Manteleríacant. 12

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 4
Baterías de repuestocant. 16
Memorias USBcant. 3

Vajilla

Tazas de cafécant. 160
Vasoscant. 220
Platos de cenacant. 180
Platos de postrecant. 180
Cubiertoscant. 180
Cucharillas de cafécant. 160
Bandejas de servircant. 20
Cubiertos de serviciocant. 20

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Tijerascant. 4
Jarras medidorascant. 3
Pinzas de servircant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 6
Paños de cocinacant. 12

Decoración

Cajitas de libroscant. 12
Decoración de mesacant. 12
Carteles para la mesa de libroscant. 4
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 8
Paredes para fotoscant. 2
Portapapelescant. 6
Pizarrascant. 4
Rotuladores de tizacant. 12
Arreglos floralescant. 8

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Focos LEDcant. 6
Lámparas de escritoriocant. 4

Oficina

Credencialescant. 180
Portabadgescant. 180
Folletos del programacant. 180
Papel de impresión A4cant. 2
Bolígrafoscant. 30
Portalápicescant. 6
Bloc de notascant. 30
Rotuladorescant. 24
Pegatinas con nombrecant. 200
Cinta adhesivacant. 6
Grapadorascant. 3
Llavero para taquillascant. 20

Limpieza

Papeleracant. 12
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Spray desinfectantecant. 4
Cepillos para fregarcant. 4
Rejillas de escurridocant. 4
Cestos para la ropacant. 4

Catering

Compras
- Granos de café - 6 kilo
- Té negro - 8 cajas
- Té de hierbas - 4 cajas
- Azúcar - 3 kilos
- Leche - 18 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Limón - 3 kilos
- Spa Blauw - 12 cajas
- Spa Rood - 6 cajas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 packs
- Cerveza sin alcohol - 6 cajas
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Prosecco - 8 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Barras de pan - 20 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Mini wraps - 180 unidades
- Hummus - 3 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Queso joven - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Queso de cabra - 1 kilo
- Pechuga de pollo en lonchas - 2 kilo
- Salmón ahumado - 1,5 kilo
- Rúcula - 1 kilo
- Ensalada mixta - 3 kilo
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates cherry - 4 kilo
- Pimientos - 3 kilo
- Cebollas rojas - 2 kilo
- Aceitunas - 2 kilos
- Uvas - 5 kilos
- Manzanas - 8 kilos
- Peras - 5 kilo
- Plátanos - 5 kilos
- Fresas - 4 kilos
- Mix de frutos secos - 2 kilos
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Nachos de tortilla - 8 bolsas
- Crackers salados - 10 paquetes
- Galletas de arroz - 8 paquetes
- Galletas - 12 paquetes
- Brownies - 180 unidades
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Mayonesa - 2 liter
- Kétchup - 2 litros
- Mostaza - 1 litro
- Pimienta - 250 gramos
- Sal - 500 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Ajo en polvo - 250 gramos
- Quiche vegetariana - 8 unidades
- Quiche de verduras - 8 unidades
- Pastelitos de pollo - 180 unidades
- Pastelitos vegetarianos - 60 unidades
- Ensalada verde - 12 kilo
- Ensalada de patatas - 10 kilos
- Ensalada de pasta - 10 kilo
- Aliño - 3 litros
- Bocadillos - 180 unidades
- Ingredientes veganos para untar - 2 kilos
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Brownies veganos - 30 unidades
- Galletas sin gluten - 6 paquetes
- Servilletas - 600 unidades
- Pajitas de papel - 250 unidades
- Filtros de café - 200 unidades
- Lavavajillas - 4 botellas
- Pastillas para el lavavajillas - 40 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 80 unidades
- Film transparente - 3 rollos
- Papel de aluminio - 3 rollos
- Bolsas para bocadillos - 2 cajas

Consejos

Calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para toda la jornada. Enfría las bebidas el día anterior si el frigorífico del lugar no tiene capacidad suficiente.
Prepara café para al menos una taza por asistente y reserva un 15 % adicional. Comprueba con antelación que haya suficientes tazas, cucharillas, platos de postre y servilletas para las pausas.
Lleva un micrófono inalámbrico por cada sala en uso y un micrófono de repuesto si el programa incluye varias conversaciones. Prueba también altavoces, mesa de mezclas, proyector, portátil y cables al menos 24 horas antes.
Imprime el programa, la ruta, la lista de inscripción y la información de los autores con un margen del 10 %. Así tendrás copias para cambios de última hora y para asistentes que no se hayan inscrito en línea.
Reserva una mesa de registro, mesas para libros y una mesa de oradores antes de hacer la compra final. Ten preparados también atriles, percheros, mantelería, regletas, cinta gaffer, baterías de repuesto y memorias USB.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta bebida necesito para un festival de escritores?: Calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y después una bebida por persona y hora. Añade agua suficiente para toda la duración del festival y un margen del 10 % para imprevistos.
¿Cuánto café debo preparar para los asistentes?: Cuenta una taza de café por persona y añade un 15 % adicional. Para un festival de 100 asistentes, prepara al menos 115 servicios de café y comprueba que haya máquinas de café, tazas y cucharillas disponibles.
¿Cuándo debo comprobar el material técnico?: Haz una primera comprobación 48 horas antes y realiza una prueba completa como máximo 24 horas antes. Verifica micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, proyector, pantalla, portátil, cables y regletas.
¿Cuántas copias del programa y de la inscripción debo imprimir?: Imprime una copia por asistente confirmado y añade un 10 % adicional. Si esperas 80 personas, prepara al menos 88 copias del programa y suficientes hojas de inscripción para las altas del mismo día.

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