Einkaufs- und Packliste für ein Schriftstellerfestival
Für ein Schriftstellerfestival brauchst du mehr als Stühle und Bücher: Anmeldung, Lesungen, Technik, Bewirtung und der Büchertisch müssen gleichzeitig funktionieren. Plane Sitzplätze für alle bestätigten Gäste und zusätzlich einige Stehplätze mit hohen Stehtischen ein. Für Getränke, Kaffee und Snacks helfen konkrete Mengen pro Person, damit am Veranstaltungstag nichts fehlt. Diese Liste bündelt die Dinge, die du einkaufen, bestellen oder zum Veranstaltungsort mitnehmen solltest.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 160
- TischeAnz. 18
- Hohe StehtischeAnz. 6
- Registrierungstisch
- BüchertischeAnz. 4
- RednertischAnz. 2
- PulteAnz. 2
- KleiderständerAnz. 3
- TischwäscheAnz. 12
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 4
- ErsatzbatterienAnz. 16
- USB-SticksAnz. 3
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 160
- GläserAnz. 220
- Dinner-TellerAnz. 180
- DesserttellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- KaffeelöffelAnz. 160
- ServierschalenAnz. 20
- ServierbesteckAnz. 20
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ScherenAnz. 4
- MessbecherAnz. 3
- ServierzangenAnz. 8
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- GeschirrtücherAnz. 12
Dekoration
- BücherkistenAnz. 12
- TischdekorationAnz. 12
- Büchertisch-SchilderAnz. 4
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 8
- FotowändeAnz. 2
- KlemmbretterAnz. 6
- KreidetafelnAnz. 4
- KreidestifteAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- LED-SpotsAnz. 6
- SchreibtischlampenAnz. 4
Büro
- NamensschilderAnz. 180
- BadgehalterAnz. 180
- ProgrammhefteAnz. 180
- A4-DruckpapierAnz. 2
- KugelschreiberAnz. 30
- StiftehalterAnz. 6
- NotizblöckeAnz. 30
- StifteAnz. 24
- NamensaufkleberAnz. 200
- KlebebandAnz. 6
- TackerAnz. 3
- Schlüsselanhänger für SpindeAnz. 20
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesenAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- HandseifenspenderAnz. 6
- DesinfektionssprayAnz. 4
- SpülbürstenAnz. 4
- AbtropfgitterAnz. 4
- WäschekörbeAnz. 4
Catering
- Einkäufe
- Kaffeebohnen - 6 Kilo
- Schwarzer Tee - 8 Packungen
- Kräutertee - 4 Kartons
- Zucker - 3 Kilo
- Milch - 18 Liter
- Hafermilch - 8 Liter
- Zitronen - 3 Kilo
- Spa Blauw - 12 Kisten
- Spa Rood - 6 Kisten
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 6 Kästen
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Prosecco - 8 Flaschen
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Baguettes - 20 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Mini-Wraps - 180 Stück
- Hummus - 3 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Junger Käse - 3 Kilo
- Brie - 2 Kilo
- Ziegenkäse - 1 kilo
- Hähnchenbrustaufschnitt - 2 Kilo
- Räucherlachs - 1,5 Kilo
- Rucola - 1 Kilo
- Gemischter Salat - 3 Kilo
- Gurken - 12 Stück
- Cherrytomaten - 4 Kilo
- Paprika - 3 Kilo
- Rote Zwiebeln - 2 Kilo
- Oliven - 2 Kilo
- Trauben - 5 kilo
- Äpfel - 8 Kilo
- Birnen - 5 Kilo
- Bananen - 5 Kilo
- Erdbeeren - 4 Kilo
- Nussmix - 2 Kilo
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Salzige Cracker - 10 Packungen
- Reiswaffeln - 8 Packungen
- Kekse - 12 Packungen
- Brownies - 180 Stück
- Olivenöl - 2 Liter
- Balsamicoessig - 1 Liter
- Mayonnaise - 2 Liter
- Ketchup - 2 Liter
- Senf - 1 Liter
- Pfeffer - 250 Gramm
- Salz - 500 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Knoblauchpulver - 250 Gramm
- Vegetarische Quiche - 8 Stück
- Gemüsequiche - 8 Stück
- Hähnchenpasteten - 180 Stück
- Vegetarische Pasteten - 60 Stück
- Grüner Salat - 12 Kilo
- Kartoffelsalat - 10 Kilo
- Nudelsalat - 10 Kilo
- Dressing - 3 Liter
- Brötchen - 180 Stück
- Veganer Belag - 2 Kilo
- Glutenfreie Brötchen - 20 Stück
- Vegane Brownies - 30 Stück
- Glutenfreie Kekse - 6 Packungen
- Servietten - 600 Stück
- Papierstrohhalme - 250 Stück
- Kaffeefilter - 200 Stück
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Geschirrspültabs - 40 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 80 Stück
- Frischhaltefolie - 3 Rollen
- Aluminiumfolie - 3 Rollen
- Brotbeutel - 2 Kartons
Tipps
- Plane pro erwarteter Person mindestens einen Sitzplatz; ergänze für Pausen etwa einen hohen Stehtisch je 10 bis 15 Gäste. Für Autoren, Moderation und Technik brauchst du außerdem einen eigenen Tisch oder ein Pult.
- Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Gläser, Kaffeetassen, Servierschalen und Servierbesteck werden häufig bestellt, aber nicht in ausreichender Zahl eingeplant.
- Prüfe die Technik spätestens am Vortag mit dem tatsächlichen Laptop: Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Beamer und Leinwand müssen zusammen funktionieren. Nimm Verlängerungskabel, Gaffer Tape und Ersatzbatterien mit, statt diese erst vor Ort zu suchen.
- Drucke Programm, Anmeldeliste, Autoreninformationen und Namensschilder mindestens einen Werktag vorher. Halte für Nachmeldungen etwa 10 Prozent zusätzliche Namensschilder und Programmexemplare bereit.
- Bestelle Catering und prüfe Reservierungen spätestens drei bis fünf Tage vor dem Festival. Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und kennzeichne passende Speisen sichtbar, bevor die Snacks auf den Tischen stehen.
Häufige Fragen
- Wie viele Getränke brauche ich für ein Schriftstellerfestival?
- Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person, danach etwa ein Getränk je weiterer Stunde. Zusätzlich sollte pro Gast mindestens eine Portion Wasser verfügbar sein.
- Wie viele Stühle brauche ich für eine Lesung mit 80 Gästen?
- Stelle mindestens 80 Stühle auf und halte etwa 10 Prozent Reserve bereit, also insgesamt rund 88 Sitzplätze. Für Pausen kannst du zusätzlich hohe Stehtische einplanen.
- Wann muss ich die Technik für ein Schriftstellerfestival testen?
- Teste die komplette Technik spätestens am Vortag und wiederhole einen kurzen Funktionstest etwa 60 Minuten vor Einlass. Prüfe dabei besonders Funkmikrofone, Batterien, Laptop, Beamer und Lautsprecher.
- Wie viele Programme und Namensschilder soll ich drucken?
- Drucke für jede bestätigte Anmeldung ein Programm und ein Namensschild und ergänze etwa 10 Prozent Reserve. Bei 100 erwarteten Gästen sind das 110 Exemplare von jeweils beidem.
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