Que faut-il prévoir pour un festival des écrivains ?

Un festival des écrivains demande plus qu’une table de livres et quelques chaises. Il faut prévoir l’accueil des participants, les échanges avec les auteurs, les séances de lecture et les pauses café, sans oublier la technique. Cette liste rassemble les achats et le matériel à réunir pour une journée fluide : mobilier, sonorisation, projection, vaisselle, boissons et collations. Les quantités se calculent surtout selon le nombre d’inscrits, d’auteurs et de créneaux prévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 160
Tablesqté 18
Tables hautesqté 6
Table d'inscription
Tables à livresqté 4
Table de prise de paroleqté 2
Pupitresqté 2
Porte-manteauxqté 3
Nappesqté 12

Équipement

Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Piles de rechangeqté 16
Clés USBqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 160
Verresqté 220
Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Couvertsqté 180
Cuillères à caféqté 160
Plateaux de serviceqté 20
Couverts de serviceqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Ciseauxqté 4
Verres doseursqté 3
Pinces de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Torchonsqté 12

Décoration

Caisses à livresqté 12
Décoration de tableqté 12
Panneaux de table de livresqté 4
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 8
Murs photoqté 2
Presse-papiersqté 6
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueurs craieqté 12
Compositions floralesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs LEDqté 6
Lampes de bureauqté 4

Bureau

Badges nominatifsqté 180
Porte-badgesqté 180
Brochures du programmeqté 180
Papier d'impression A4qté 2
Stylos à billeqté 30
Pots à stylosqté 6
Blocs-notesqté 30
Marqueursqté 24
Étiquettes nominativesqté 200
Ruban adhésifqté 6
Agrafeusesqté 3
Porte-clés pour casiersqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Spray désinfectantqté 4
Brosses à vaisselleqté 4
Égouttoirsqté 4
Paniers à lingeqté 4

Catering

Courses
- Grains de café - 6 kilos
- Thé noir - 8 cartons
- Tisane - 4 boîtes
- Sucre - 3 kilo
- Lait - 18 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Citron - 3 kilos
- Spa Blauw - 12 caisses
- Spa Rood - 6 caisses
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 briques
- Bière sans alcool - 6 caisses
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Prosecco - 8 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Baguettes - 20 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Miniwraps - 180 pièces
- Houmous - 3 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Fromage de chèvre - 1 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 2 kilo
- Saumon fumé - 1,5 kilo
- Roquette - 1 kilo
- Salade mêlée - 3 kilo
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 4 kilos
- Poivrons - 3 kilos
- Oignons rouges - 2 kilo
- Olives - 2 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 8 kilos
- Poires - 5 kilos
- Bananes - 5 kilos
- Fraises - 4 kilos
- Mélange de noix - 2 kilos
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Crackers salés - 10 paquets
- Crackers de riz - 8 paquets
- Biscuits - 12 paquets
- Brownies - 180 pièces
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Poivre - 250 grammes
- Sel - 500 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre d'ail - 250 grammes
- Quiche végétarienne - 8 pièces
- Quiche aux légumes - 8 pièces
- Tourtes au poulet - 180 pièces
- Pasteis végétariens - 60 pièces
- Salade verte - 12 kilo
- Salade de pommes de terre - 10 kilos
- Salade de pâtes - 10 kilos
- Sauce - 3 litres
- Sandwiches - 180 pièces
- Garnitures véganes - 2 kilos
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Brownies vegan - 30 pièces
- Biscuits sans gluten - 6 paquets
- Serviettes - 600 pièces
- Pailles en papier - 250 pièces
- Filtres à café - 200 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 40 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Sachets à sandwich - 2 boîtes

Conseils

Prévoyez au moins une chaise par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de marge pour les accompagnants et les intervenants qui restent dans la salle.
Pour chaque auteur, préparez un badge nominatif, une fiche d’information imprimée et une place clairement identifiée à la table de livres ou sur scène. Faites l’impression au plus tard la veille.
Comptez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis une boisson supplémentaire par heure. Gardez les boissons au frais avant l’ouverture, car ce détail est souvent réglé trop tard.
Pour une séance avec échanges en salle, prévoyez au moins un microphone pour l’intervenant et un second sans fil pour les questions du public. Testez la sonorisation et le vidéoprojecteur avant l’arrivée des auteurs.
Prévoyez 10 % de vaisselle et de couverts en plus du nombre attendu. Les tasses, cuillères à café, assiettes à dessert et plateaux de service sont les éléments le plus souvent oubliés lors des achats de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour un festival des écrivains ?: Prévoyez une chaise par personne inscrite, plus une marge de 5 à 10 %. Pour 80 participants, cela représente 84 à 88 chaises, auxquelles il faut ajouter les places des auteurs et des modérateurs.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un festival des écrivains ?: Comptez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une par heure supplémentaire. Pour 60 personnes sur trois heures, prévoyez environ 240 à 300 boissons, selon la présence d’un service de café et la durée des pauses.
Quand acheter la vaisselle et les fournitures ?: Vérifiez la liste des courses au moins 7 jours avant le festival et faites les achats entre 2 et 3 jours avant. Gardez les piles, les rallonges, le ruban gaffer et les clés USB en réserve dès la veille.
Combien de microphones faut-il prévoir pour les rencontres avec les auteurs ?: Prévoyez au minimum deux microphones par salle de discussion : un pour l’auteur ou le modérateur et un pour les questions du public. Ajoutez un microphone par intervenant supplémentaire si les échanges se déroulent à plusieurs.

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