Wat heb je nodig voor een schrijversfestival?

Voor een schrijversfestival heb je meer nodig dan stoelen en koffie. Bezoekers registreren zich bij een aparte tafel, auteurs en moderatoren hebben microfoons en spreekplekken nodig en boeken vragen om stevige boekentafels. Stem je aantallen af op het verwachte bezoekersaantal en tel per programmaonderdeel wat opnieuw gebruikt kan worden. Regel techniek, batterijen, printwerk en gekoelde dranken uiterlijk één dag vooraf; juist die kleine zaken ontbreken vaak op de festivaldag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 160
Tafelsaantal 18
Hoge statafelsaantal 6
Registratietafel
Boekentafelsaantal 4
Spreektafelaantal 2
Lessenaarsaantal 2
Kapstokkenaantal 3
Tafellinnenaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Reservebatterijenaantal 16
USB-sticksaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 160
Glazenaantal 220
Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffielepelsaantal 160
Serveerschalenaantal 20
Serveerbestekaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Scharenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Serveertangenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Theedoekenaantal 12

Decoratie

Boekenkistjesaantal 12
Tafeldecoratieaantal 12
Boekentafelbordenaantal 4
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Fotowandenaantal 2
Klembordenaantal 6
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
LED-spotsaantal 6
Bureaulampenaantal 4

Kantoor

Naambadgesaantal 180
Badgehoudersaantal 180
Programmafoldersaantal 180
A4-printpapieraantal 2
Balpennenaantal 30
Pennenbakjesaantal 6
Notitieblokkenaantal 30
Stiftenaantal 24
Naamstickersaantal 200
Plakbandaantal 6
Nietmachinesaantal 3
Sleutelhangers voor kluisjesaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfecterende sprayaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Afdruiprekkenaantal 4
Wasmandenaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 6 kilo
- Zwarte thee - 8 dozen
- Kruidenthee - 4 dozen
- Suiker - 3 kilo
- Melk - 18 liter
- Havermelk - 8 liter
- Citroen - 3 kilo
- Spa Blauw - 12 kratten
- Spa Rood - 6 kratten
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Jus d'orange - 6 pakken
- Alcoholvrij bier - 6 kratten
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Prosecco - 8 flessen
- IJsblokjes - 20 kilo
- Stokbroden - 20 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Miniwraps - 180 stuks
- Hummus - 3 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Jonge kaas - 3 kilo
- Brie - 2 kilo
- Geitenkaas - 1 kilo
- Kipfilet beleg - 2 kilo
- Gerookte zalm - 1,5 kilo
- Rucola - 1 kilo
- Gemengde sla - 3 kilo
- Komkommers - 12 stuks
- Cherrytomaten - 4 kilo
- Paprika's - 3 kilo
- Rode uien - 2 kilo
- Olijven - 2 kilo
- Druiven - 5 kilo
- Appels - 8 kilo
- Peren - 5 kilo
- Bananen - 5 kilo
- Aardbeien - 4 kilo
- Notenmix - 2 kilo
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Zoute crackers - 10 pakken
- Rijstcrackers - 8 pakken
- Koekjes - 12 pakken
- Brownies - 180 stuks
- Olijfolie - 2 liter
- Balsamicoazijn - 1 liter
- Mayonaise - 2 liter
- Ketchup - 2 liter
- Mosterd - 1 liter
- Peper - 250 gram
- Zout - 500 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Knoflookpoeder - 250 gram
- Vegetarische quiche - 8 stuks
- Groentequiche - 8 stuks
- Kippasteitjes - 180 stuks
- Vegetarische pasteitjes - 60 stuks
- Groene salade - 12 kilo
- Aardappelsalade - 10 kilo
- Pastasalade - 10 kilo
- Dressing - 3 liter
- Broodjes - 180 stuks
- Vegan beleg - 2 kilo
- Glutenvrije broodjes - 20 stuks
- Vegan brownies - 30 stuks
- Glutenvrije koekjes - 6 pakken
- Servetten - 600 stuks
- Papieren rietjes - 250 stuks
- Koffiefilters - 200 stuks
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Vaatwastabletten - 40 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 80 stuks
- Vershoudfolie - 3 rollen
- Aluminiumfolie - 3 rollen
- Boterhamzakjes - 2 dozen

Tips

Neem voor de registratie ongeveer 10 procent extra geprinte aanmeldlijsten en badges mee. Leg pennen op de registratietafel en bewaar een reserveprint op een USB-stick.
Reken voor koffie en thee op minimaal 2 kopjes per bezoeker bij een programma van een halve dag. Plan daarnaast 2 tot 3 glazen drank per persoon voor het eerste uur en zet extra glazen klaar bij de catering.
Voor elk gesprek zijn minimaal 2 microfoons nodig: één voor de auteur en één voor de moderator. Test de draadloze microfoons, reservebatterijen, mengpaneel en luidsprekers uiterlijk de dag ervoor in de zaal.
Leg per zitplaats 1 stoel klaar en voeg 5 tot 10 procent reserve toe. Gebruik aparte tafels voor registratie, boeken en catering, zodat bezoekers niet in één rij hoeven te wachten.
Voorzie auteursinformatie, programma en routebeschrijving op papier én digitaal. Neem gaffer tape, verlengkabels en stekkerdozen mee; kabels op looproutes worden anders snel een struikelpunt.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een schrijversfestival?: Reken op meubilair voor bezoekers, auteurs, registratie en boeken, plus microfoons, luidsprekers, een mengpaneel, laptop en projectiemateriaal. Voor catering heb je onder meer koffiezetapparaten, kopjes, glazen, borden, bestek, serveerschalen en serveerbestek nodig.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een schrijversfestival?: Zet voor iedere verwachte bezoeker één stoel klaar en reserveer 5 tot 10 procent extra. Verwacht je 100 bezoekers, dan kom je uit op 105 tot 110 stoelen, afhankelijk van de ruimte en de verwachte opkomst.
Hoeveel koffie en drinken moet ik inkopen voor een schrijversfestival?: Houd voor een halve dag minimaal 2 kopjes koffie of thee per bezoeker aan. Voor andere dranken kun je voor het eerste uur rekenen op 2 tot 3 glazen per persoon; verhoog dat bij warm weer of een programma dat langer dan 3 uur duurt.
Wanneer moet ik de spullen voor een schrijversfestival regelen?: Bestel catering en controleer reserveringen uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf. Test techniek, print programma en aanmeldlijsten en zet dranken koud uiterlijk 1 dag voor het festival klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.