Cómo organizar un estreno teatral sin dejar cabos sueltos

Un estreno teatral combina una función con recepción, prensa y atención al público, así que conviene trabajar hacia atrás desde la hora de inicio. Primero cierra la fecha, la sala, el aforo y los horarios; después confirma reparto, equipo técnico y entradas. Durante las últimas semanas se concentran la comunicación, el programa, el catering y la comprobación de atrezzo y vestuario. El ensayo técnico debe tener un horario propio, no quedar como una tarea pendiente del día del estreno.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha del estreno
2 personas
2
Reservar la sede y la sala
2 personas
3
Confirmar los horarios de la función
2 personas
4
Determinar capacidad y distribución de la sala
2 personas
5
Confirmar el reparto y el equipo
2 personas
6
Redactar invitaciones
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Abrir la venta de entradas
2 personas
9
Elaborar la lista de prensa
2 personas
10
Enviar invitaciones a la prensa
2 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
13
Reservar el catering
2 personas
14
Confirmar fotógrafo
2 personas
15
Preparar el programa de la noche
2 personas
16
Maquetar el programa
2 personas
17
Imprimir los folletos del programa
2 personas
18
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
19
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
20
Comprobar el plan de iluminación
2 personas
21
Comprobar el plan de sonido
2 personas
22
Inventariar los elementos decorativos
2 personas
23
Comprobar los disfraces
2 personas
24
Comprobar los atrezos
2 personas
25
Planificar el ensayo técnico
2 personas
26
Asignar acomodadores de público
2 personas
27
Calcular las cantidades de catering
2 personas
28
Comprobar la lista de la compra
2 personas
29
Hacer la compra
2 personas
30
Comprobar entradas y lista de invitados
2 personas
31
Limpiar la sala
3 personas
32
Limpiar el foyer
2 personas
33
Montar la decoración
4 personas
34
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
35
Colocar las sillas para el público
4 personas
36
Colocar mesas en el foyer
3 personas
37
Colgar la decoración
3 personas
38
Montar la iluminación
2 personas
39
Montar el equipo de sonido
2 personas
40
Probar los micrófonos
2 personas
41
Probar los modos de iluminación
2 personas
42
Preparar los accesorios
2 personas
43
Preparar los disfraces
2 personas
44
Desembalar el catering
3 personas
45
Enfriar las bebidas
2 personas
46
Preparar aperitivos
3 personas
47
Montar el mostrador de recepción
2 personas
48
Dejar listos los programas
2 personas
49
Briefing para los guías de público
6 personas
50
Briefing para el elenco y el equipo
8 personas

Evento

51
Recibir a los invitados
4 personas
52
Comprobar las entradas
3 personas
53
Repartir programas
2 personas
54
Gestionar el guardarropa
2 personas
55
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
56
Guiar al público al recinto
4 personas
57
Empezar la actuación
2 personas
58
Manejar luces y sonido
2 personas
59
Cambiar los atrezos
2 personas
60
Preparar las bebidas del descanso
3 personas
61
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
62
Rellenar las bebidas
2 personas
63
Acompañar al público de vuelta a la sala
4 personas
64
Coordinar el momento de aplausos
2 personas
65
Moderación de la charla posterior
3 personas
66
Servir aperitivos
3 personas
67
Rellenar las bebidas
2 personas
68
Acompañar fotos de prensa
2 personas
69
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
70
Despedir a los últimos invitados
3 personas

Seguimiento

71
Recoger el catering
3 personas
72
Lavar la vajilla
3 personas
73
Recoger la basura
2 personas
74
Limpiar el foyer
3 personas
75
Recoger las sillas del público
3 personas
76
Desmontar la decoración
4 personas
77
Empaquetar los accesorios
2 personas
78
Empaquetar disfraces
2 personas
79
Desmontar el equipo de iluminación
2 personas
80
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
81
Inventariar materiales
2 personas
82
Devolver los materiales
2 personas
83
Recopilar facturas y recibos
2 personas
84
Reunir fotos y material de prensa
2 personas
85
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
86
Guardar los víveres no utilizados
2 personas
87
Gestionar objetos perdidos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Asientos para el públicocant. 110
Mesas bistrocant. 12
Mesas de recepcióncant. 2
Mesas plegablescant. 4
Percheroscant. 2
Perchascant. 120
Taburetescant. 6

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Portátil
Pantalla de presentación

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 12
Lámparas de emergenciacant. 4

Decoración

Telones de teatrocant. 4
Manteles camino color burdeoscant. 12
Arreglos floralescant. 6
Cartel de entrada
Atriles para programascant. 2
Arcos de globoscant. 2
Velas decorativascant. 20

Vajilla

Copas de vinocant. 120
Vasos para aguacant. 120
Tazas de cafécant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Platos para postrecant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Termoscant. 6
Teterascant. 2
Placas de induccióncant. 2
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12
Paños de cocinacant. 12
Guantes de hornocant. 4

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Papelelerascant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallas de papelcant. 4

Catering

Compras

Teatro

Paneles decorativoscant. 6
Escaleras del escenariocant. 2
Mesas de utileríacant. 3
Cajas de atrezzocant. 6
Percheros para disfracescant. 4
Fundas para ropacant. 40
Espejos de vestuariocant. 2
Espejos de maquillajecant. 4
Kits de maquillajecant. 4
Biombos plegablescant. 4
Cinta gaffercant. 8
Cinta de marcadocant. 6
Imperdiblescant. 2
Kits de costuracant. 2

Material impreso

Programascant. 120
Tarjetas de nombrecant. 40
Pulserascant. 120
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 6
Listas de control de entradascant. 6
Carteles de rutacant. 8

Seguridad

Linternascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 10
Alfombrillas antideslizantescant. 6
Chalecos reflectantescant. 6
Mantas ignífugascant. 2

Consejos

Reserva la sala antes de anunciar la fecha y confirma por escrito el aforo, la distribución de asientos, los horarios de acceso y el tiempo disponible para montar y desmontar.
Abre la venta de entradas cuando estén confirmados la capacidad y los horarios de la función. Calcula la recepción con la cifra real de asistentes y recoge las preferencias dietéticas al registrarlos.
Programa el ensayo técnico con varios días de margen y prueba cada micrófono, altavoz, cable, regleta, foco y lámpara de emergencia en la configuración definitiva de la sala.
Envía las invitaciones de prensa con al menos 2 semanas de antelación y cierra la lista de medios unos días antes para preparar acreditaciones, tarjetas con nombres y asientos.
Termina el programa de la noche al menos 7 días antes: deja tiempo para maquetarlo, imprimir los folletos y colocarlos en atriles. El mismo control sirve para revisar vestuario, atrezzo, telones y decoración.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un estreno teatral?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes de la función. En ese plazo puedes reservar la sala, confirmar reparto y equipo, abrir la venta de entradas y enviar la comunicación sin concentrarlo todo en los últimos días.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un estreno teatral?: Envía las invitaciones generales entre 3 y 4 semanas antes. Para la prensa, intenta hacerlo al menos 2 semanas antes y confirma las asistencias 3 o 4 días antes del estreno.
¿Cuándo hacer el ensayo técnico de un estreno teatral?: Hazlo entre 24 y 72 horas antes, siempre que sea posible, y reserva varias horas para probar sonido, iluminación, entradas, cambios de escena y proyección. Si la sala tiene restricciones de montaje, confirma el horario con una semana de antelación.
¿Cuántos programas y tarjetas con nombres hay que preparar?: Prepara un programa por asistente confirmado y añade un margen del 10 %. Para las tarjetas con nombres, imprime una por persona registrada y guarda entre 5 y 10 tarjetas en blanco para cambios de última hora.

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