Cómo organizar un evento de recaudación sin perder el control

Un evento de recaudación necesita más que una buena causa: hay que ordenar permisos, voluntarios, inscripciones y cobros antes de anunciarlo. Empieza por definir el objetivo y el recorrido, reserva el lugar y confirma qué autorización necesitas. Después prepara un sistema de donaciones que funcione tanto con huchas como con código QR, y asigna responsables para cada punto. El montaje y el control del dinero deben quedar cerrados antes de que llegue el primer participante.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el concepto de la colecta
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Comprobar el permiso de recaudación
4
Reclutar voluntarios
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Comunicar el objetivo de donación
2 personas
9
Preparar el método de pago
2 personas
10
Numerar las huchas
2 personas
11
Imprimir formularios de donación
12
Crear el horario de voluntarios
2 personas
13
Confirmar voluntarios
14
Definir los puntos de la ruta
2 personas
15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
16
Hacer la compra
2 personas
17
Llenar las neveras portátiles
2 personas
18
Reunir los materiales
3 personas
19
Preparar la mesa de donaciones
2 personas
20
Montar mesas
4 personas
21
Colocar las sillas
3 personas
22
Montar las carpas
4 personas
23
Colgar la decoración
3 personas
24
Colocar los paneles informativos
2 personas
25
Distribuir huchas
2 personas
26
Instruir a los voluntarios
2 personas
27
Preparar café y té
3 personas
28
Montar la mesa de registro
2 personas
29
Realizar el control de apertura
2 personas

Evento

30
Recibir a los visitantes
4 personas
31
Registrar inscripciones
2 personas
32
Recibir donaciones
3 personas
33
Realizar las rutas de colecta
12 personas
34
Dar información
2 personas
35
Servir café y té
3 personas
36
Servir aperitivos
3 personas
37
Rellenar las bebidas
2 personas
38
Reponer formularios de donación
39
Recoger la basura
2 personas
40
Recoger las huchas
3 personas
41
Guardar la recaudación final de forma segura
2 personas
42
Dar las gracias a los visitantes
2 personas

Seguimiento

43
Desmontar mesas y sillas
4 personas
44
Desmontar las carpas
4 personas
45
Lavar la vajilla
3 personas
46
Limpiar el lugar
4 personas
47
Retirar los residuos
2 personas
48
Clasificar los materiales
3 personas
49
Devolver los objetos prestados
2 personas
50
Hacer contar el dinero de la colecta
2 personas
51
Procesar las donaciones administrativamente
2 personas
52
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
53
Publicar los ingresos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 40
Mantelescant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras para servircant. 6

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 4

Iluminación

Faroles LEDcant. 8

Decoración

Bannerscant. 6
Guirnaldascant. 8
Decoración de mesacant. 8

Material para la colecta

Huchascant. 12
Cajas de caudalescant. 2
Tarjetas con código QRcant. 20
Formularios de donacióncant. 200
Bandejas de recepcióncant. 4
Portapapelescant. 16
Bolígrafoscant. 30
Pegatinas con nombrecant. 100
Mapas de rutacant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Pulserascant. 150

Limpieza

Papeleracant. 6
Escoba y recogedorcant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2

Seguridad

Botiquines de primeros auxilios
Guantes de lanzamientocant. 12

Catering

Compras

Consejos

Define una cifra objetivo y explica para qué se utilizarán las donaciones antes de enviar las invitaciones. Coloca esa información en los paneles y en la mesa de donaciones para que nadie tenga que preguntar.
Comprueba el permiso de recaudación al menos 3 o 4 semanas antes. También conviene confirmar si el lugar exige documentación adicional para montar carpas, mesas o una ruta.
Asigna los turnos de voluntariado con horarios concretos y confirma a cada persona 48 horas antes. Para cada punto de la ruta, deja un responsable y un sustituto con el mapa correspondiente.
Prepara dos formas de donar: huchas numeradas para efectivo y tarjetas con código QR para pagos digitales. Imprime los formularios, reúne bolígrafos y deja una caja de caudales separada de la mesa de recepción.
Haz el montaje en este orden: carpas, mesas y sillas; después cables, regletas e iluminación; por último bebidas, carteles, decoración y huchas. Llena las neveras portátiles justo antes de abrir para mantener las bebidas frías.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un evento de recaudación?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva el lugar y revisa los permisos primero; deja los últimos 7 días para confirmar voluntarios, compras, inscripciones y materiales de donación.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un evento de recaudación?: Calcula al menos 1 voluntario por cada punto de la ruta y añade 2 personas para recepción y donaciones. Si hay turnos, prepara un sustituto por cada 4 o 5 puestos para cubrir ausencias.
¿Cómo se controla el dinero recaudado durante el evento?: Numera las huchas y registra cuál recibe cada voluntario antes de empezar. Cuenta el efectivo al cierre con 2 personas presentes y compara el resultado con los formularios y los pagos recibidos por código QR.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones y gestionar las inscripciones?: Envía las invitaciones entre 3 y 4 semanas antes y fija el cierre de inscripciones 3 días antes del evento. Así puedes recoger preferencias dietéticas, ajustar la compra y preparar los turnos definitivos.

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