Qué necesitas para organizar un entrenamiento

Para un entrenamiento necesitas preparar mucho más que el contenido de la sesión. Esta lista reúne el mobiliario, el equipo de presentación, el material de trabajo y lo necesario para recibir a los participantes y servir café y almuerzo. Calcula las cantidades según el número de asistentes y añade algunas unidades de reserva para evitar interrupciones. Revisa cables, impresión y bebidas con tiempo: son los elementos que más fácilmente se olvidan o se consiguen demasiado tarde.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 35
Mesa de recepción
Mantelcant. 8

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cable HDMIcant. 2
Cable alargadorcant. 3
Regletacant. 3
Clic de presentación

Material de formación

Pizarra de hojascant. 2
Bloc de rotafoliocant. 4
Rotuladorescant. 24
Post-itscant. 12
Bolígrafoscant. 40
Bloc de notascant. 35
Carpetas de formacióncant. 35

Material de oficina

Tarjetas de nombrecant. 35
Portabadgescant. 35
Papel de impresióncant. 250
Cinta adhesivacant. 3
Tijerascant. 3
Cinta de papelcant. 2

Cocina

Cafeteracant. 2
Hervidor de aguacant. 2
Termocant. 4
Nevera portátilcant. 2

Vajilla

Tazascant. 40
Vasoscant. 40
Platoscant. 40
Cubiertoscant. 40
Cucharonescant. 6

Limpieza

Palangana para lavarcant. 2
Paños de limpiezacant. 12
Cubocant. 2

Catering

Compras
- Café - 2 paquetes
- Bolsitas de té - 100 unidades
- Azúcar - 1 kilo
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Palitos para remover - 100 unidades
- Agua sin gas - 48 botellas
- Agua con gas - 24 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Limones - 8 unidades
- Cubitos de hielo - 4 bolsas
- Bocadillos - 45 unidades
- Pan integral - 4 panes
- Queso - 2 kilo
- Jamón - 1,5 kilo
- Fiambre de pechuga de pollo - 1,5 kilo
- Hummus - 6 envases
- Queso crema - 4 tarrinas
- Queso tierno vegano - 500 gramos
- Lechuga - 6 piezas
- Tomates - 2 kilo
- Pepinos - 6 unidades
- Pimientos - 8 unidades
- Mantequilla - 500 gram
- Mayonesa - 1 botella
- Mostaza - 1 botella
- Sopa - 8 litros
- Cuencos para sopa - 40 unidades
- Crutones - 3 bolsas
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Mix de frutos secos - 2 kilos
- Manzanas - 40 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Uvas - 3 kilos
- Galletas - 6 paquetes
- Servilletas de papel - 200 unidades
- Vasos desechables para llevar - 40 unidades
- Bolsas de basura - 30 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Esponjas - 6 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Limpiador multiusos - 2 botellas

Consejos

Prepara una carpeta de formación, un bloc de notas y un bolígrafo por participante. Imprime entre 5 y 10 copias adicionales para cubrir inscripciones de última hora o material perdido.
Comprueba el equipo de presentación al menos 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, alargador, regleta y clic de presentación. Lleva también un cable de repuesto si la conexión del lugar no está confirmada.
Calcula dos tazas de café o té por persona para una sesión de media jornada y deja la cafetera, el hervidor y el termo listos antes de recibir al grupo.
Prepara una tarjeta de nombre y un portabadge por participante, más 5 unidades extra. Coloca la mesa de recepción cerca de la entrada para entregar el material sin formar colas.
Enfría las bebidas entre 2 y 4 horas antes de empezar y usa una nevera portátil si no hay frigorífico disponible. Para una pausa de 15 minutos, reserva al menos un vaso por persona y un 10 % adicional.

Preguntas frecuentes

¿Qué material necesito para un entrenamiento de 20 personas?: Prepara 20 carpetas, 20 blocs de notas, 20 bolígrafos, 20 tarjetas de nombre y 20 portabadges. Añade 2 o 3 unidades extra de cada material de uso individual para cubrir imprevistos.
¿Cuántas bebidas necesito para un entrenamiento?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante las primeras horas, además de agua disponible durante toda la sesión. Para 20 participantes, eso equivale a unas 40-60 bebidas, ajustando la cantidad si el entrenamiento dura todo el día.
¿Cuándo debo imprimir el material del entrenamiento?: Imprime los handouts y la lista de participantes entre 24 y 48 horas antes. Guarda de 5 a 10 copias adicionales y revisa que el contenido coincida con la presentación antes de preparar las carpetas.
¿Cuánto equipo de presentación hace falta para una sesión?: Necesitas un portátil, un proyector, una pantalla, un cable HDMI, un alargador, una regleta y un clic de presentación. Prueba todo al menos 24 horas antes y llega con 30 minutos de margen para conectarlo y resolver problemas.

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