Qué necesitas para organizar un congreso científico
Un congreso científico necesita más que una sala y un programa: el registro, las presentaciones, los carteles y las pausas de café dependen de material concreto. Esta lista reúne lo que debes comprar, alquilar o llevar para recibir a participantes y ponentes sin improvisar. Incluye mobiliario, acreditaciones, material de oficina, vajilla y equipos audiovisuales. Calcula las cantidades según el número de asistentes y añade un pequeño margen para pérdidas o sustituciones.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas para congresocant. 12
- Sillascant. 110
- Mesas de registrocant. 2
- Mesa del escenario
- Sillas para ponentescant. 6
- Paneles para cartelescant. 20
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharascant. 120
- Cucharonescant. 12
- Tablas para servircant. 8
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátilcant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Clic de presentacióncant. 2
- Altavocescant. 2
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Router wifi
- Baterías externascant. 4
Oficina
- Portatarjetas de nombrecant. 110
- Lanyardscant. 110
- Carpetas para congresocant. 110
- Bloc de notascant. 110
- Bolígrafoscant. 130
- Cortadora de papel
- Grapadorascant. 2
- Rollos de cinta adhesivacant. 6
- Pizarrascant. 4
- Rotuladores para pizarra blancacant. 12
Decoración
- Señales direccionalescant. 12
- Pósteres del programacant. 8
- Pinzas para pósterescant. 80
- Mantelescant. 14
- Carteles para ponentescant. 6
Iluminación
- Lámparas de escritoriocant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Calentadores de buffetcant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Jarras para servircant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Aspiradora
- Escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té verde - 1 caja
- Té de hierbas - 1 caja
- Chocolate caliente - 8 litros
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Azúcar - 2 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Agua mineral con gas - 12 botellas
- Agua mineral sin gas - 18 botellas
- Zumo de manzana - 8 litros
- Zumo de naranja - 8 litros
- Limones - 2 kilos
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates cherry - 3 kilos
- Ensalada mixta - 3 kilo
- Pimientos - 2 kilos
- Cebollas rojas - 1 kilo
- Zanahorias - 2 kilos
- Manzanas - 10 kilo
- Plátanos - 6 kilos
- Uvas - 5 kilos
- Mandarinas - 5 kilo
- Pan integral - 12 panes
- Pan de molde blanco - 6 panes
- Panecillos integrales - 120 unidades
- Miniwraps - 120 unidades
- Queso joven - 4 kilos
- Queso curado - 3 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Hummus - 3 kilos
- Fiambre de pechuga de pollo - 3 kilos
- Salmón ahumado - 2 kilos
- Ensalada de huevo - 2 kilos
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada - 3 tarros
- Mantequilla - 2 kilos
- Mayonesa - 2 liter
- Mostaza - 1 litro
- Salsa pesto - 2 tarros
- Aceite de oliva - 1 litro
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Sal - 1 paquete
- Pimienta negra - 1 bote
- Pimentón en polvo - 1 bote
- Hierbas italianas - 1 bote
- Sopa preparada - 12 litros
- Ensalada de pasta - 8 kilos
- Ensalada de cuscús - 6 kilos
- Verduras a la parrilla - 5 kilos
- Falafel - 4 kilos
- Trozos de pollo - 6 kilo
- Arroz - 5 kilos
- Ensalada de patata - 6 kilos
- Ensalada de frutas - 8 kilo
- Yogur - 8 kilos
- Muesli - 3 kilo
- Bocadillos veganos - 30 unidades
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Ingredientes veganos para untar - 2 kilos
- Crackers sin gluten - 6 paquetes
- Galletas - 6 kilo
- Brownies - 120 unidades
- Mix de frutos secos - 3 kilos
- Patatas fritas con pimentón - 3 kilos
- Patatas chips naturales - 3 kilo
- Servilletas - 600 unidades
- Filtros de papel para café - 2 paquetes
- Palitos para remover - 300 unidades
- Palillos para cócteles - 300 unidades
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 36 rollos
- Bolsas de basura - 4 rollos
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Lavavajillas - 2 botellas
- Jabón de manos - 6 botellas
- Desinfectante de manos - 6 botellas
- Toallitas de papel - 8 paquetes
Consejos
- Prepara una acreditación por participante y por ponente, más un 5 % adicional. Las tarjetas con nombres y los lanyards suelen quedarse cortos cuando hay inscripciones de última hora.
- Comprueba el equipo audiovisual al menos 24 horas antes: proyector, pantalla, portátil, micrófonos, altavoces y clic de presentación. Lleva también regletas, alargadores y baterías externas; los enchufes disponibles rara vez coinciden con las necesidades reales.
- Para una pausa de café, calcula como mínimo una taza y un vaso por persona, y añade un 10 % de reserva. Si habrá comida, cuenta un plato, un tenedor, un cuchillo y una cuchara por asistente, además de cucharones y tablas para servir.
- Coloca una mesa de registro y prepara la lista de participantes antes de abrir las puertas. Reserva espacio para las carpetas del congreso, los blocs de notas y los portatarjetas, porque el registro se atasca cuando el material está repartido en varias mesas.
- Si se presentan pósteres, mide la zona antes de pedir los paneles y confirma cuántos carteles caben en cada uno. Comprueba también el wifi con varios dispositivos conectados y ten un router de respaldo si las presentaciones o la inscripción dependen de internet.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para un congreso científico?
- Prepara una silla por participante inscrito y añade entre un 5 % y un 10 % de reserva. Los ponentes necesitan además sillas específicas en el escenario, separadas de las destinadas al público.
- ¿Cuándo debo comprobar el proyector y los micrófonos?
- Haz una prueba completa al menos 24 horas antes del congreso y otra de 30 minutos antes de comenzar. Revisa cada presentación, las conexiones, el volumen y las baterías de los micrófonos inalámbricos.
- ¿Cuánto material de acreditación debo comprar?
- Calcula una tarjeta con nombre y un lanyard por asistente confirmado, más un 5 % adicional. Para 200 participantes, prepara al menos 210 unidades y reserva algunas tarjetas en blanco para cambios de última hora.
- ¿Cuándo debo encargar la vajilla y el catering?
- Confirma el catering y la vajilla al menos 7 días antes, cuando ya tengas una cifra fiable de asistentes y sus necesidades dietéticas. Pide un 10 % más de vasos, tazas y cubiertos para cubrir roturas y asistentes no previstos.
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