Was du für einen wissenschaftlichen Kongress brauchst

Für einen wissenschaftlichen Kongress brauchst du mehr als Beamer und Stühle. Plane Registrierung, Vorträge, Poster, Catering und Technik als zusammenhängendes System. Pro angemeldeter Person werden Namensschild, Lanyard, Tagungsmappe und Notizblock benötigt; zusätzlich braucht jede Präsentation einen geprüften Abspielweg. Diese Liste hilft dir, Mobiliar, Geschirr, Ausstattung und Bürobedarf rechtzeitig zu beschaffen und typische Engpässe vor dem Kongresstag zu vermeiden.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongresstischeAnz. 12
StühleAnz. 110
RegistrierungstischeAnz. 2
Podiumstisch
RednerstühleAnz. 6
PosterständerAnz. 20
GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 120
TellerAnz. 120
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServierbretterAnz. 8

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
LaptopAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
WLAN-Router
PowerbanksAnz. 4

Büro

NamensschildhalterAnz. 110
LanyardsAnz. 110
TagungsmappenAnz. 110
NotizblöckeAnz. 110
KugelschreiberAnz. 130
Papierschneider
TackerAnz. 2
KlebebandrollenAnz. 6
SchreibtafelnAnz. 4
Whiteboard-MarkerAnz. 12

Dekoration

WegweiserAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 8
PosterklammernAnz. 80
TischdeckenAnz. 14
ReferentenschilderAnz. 6

Beleuchtung

SchreibtischlampenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
BuffetwärmerAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
AusgießkannenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Staubsauger
BesenAnz. 2
WischsetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Grüner Tee - 1 Schachtel
- Kräutertee - 1 Packung
- Kakaomilch - 8 Liter
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 12 Flaschen
- Stilles Mineralwasser - 18 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Liter
- Orangensaft - 8 Liter
- Zitronen - 2 Kilo
- Gurken - 12 Stück
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Gemischter Salat - 3 Kilo
- Paprika - 2 Kilo
- Rote Zwiebeln - 1 Kilo
- Karotten - 2 Kilo
- Äpfel - 10 Kilo
- Bananen - 6 Kilo
- Trauben - 5 kilo
- Mandarinen - 5 Kilo
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Weißbrot - 6 Brote
- Vollkornbrötchen - 120 Stück
- Miniwraps - 120 Stück
- Junger Käse - 4 kilo
- Gereifter Käse - 3 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Hummus - 3 Kilo
- Hähnchenaufschnitt - 3 Kilo
- Räucherlachs - 2 Kilo
- Eiersalat - 2 Kilo
- Erdnussbutter - 2 Gläser
- Marmelade - 3 Gläser
- Butter - 2 Kilo
- Mayonnaise - 2 Liter
- Senf - 1 Liter
- Pestosauce - 2 Gläser
- Olivenöl - 1 Liter
- Balsamicoessig - 1 Flasche
- Salz - 1 Packung
- Schwarzer Pfeffer - 1 Glas
- Paprikapulver - 1 Glas
- Italienische Kräuter - 1 Glas
- Fertigsuppe - 12 Liter
- Nudelsalat - 8 Kilo
- Couscoussalat - 6 kilo
- Gegrilltes Gemüse - 5 Kilo
- Falafel - 4 Kilo
- Hähnchenstücke - 6 kilo
- Reis - 5 Kilo
- Kartoffelsalat - 6 Kilo
- Obstsalat - 8 Kilo
- Joghurt - 8 Kilo
- Müsli - 3 Kilo
- Vegane Brötchen - 30 Stück
- Glutenfreie Brötchen - 20 Stück
- Veganer Belag - 2 Kilo
- Glutenfreie Cracker - 6 Packungen
- Kekse - 6 Kilo
- Brownies - 120 Stück
- Nussmix - 3 Kilo
- Paprikachips - 3 Kilo
- Naturchips - 3 Kilo
- Servietten - 600 Stück
- Papierkaffeefilter - 2 Packungen
- Rührstäbchen - 300 Stück
- Cocktailspieße - 300 Stück
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 36 Rollen
- Müllbeutel - 4 Rollen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Handseife - 6 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 6 Flaschen
- Papierhandtücher - 8 Pakete

Tipps

Plane für jeden angemeldeten Teilnehmer ein Namensschild, einen Namensschildhalter, ein Lanyard, eine Tagungsmappe und einen Notizblock ein. Bestelle mindestens 10 Prozent Reserve, damit kurzfristige Nachmeldungen nicht zum Engpass werden.
Prüfe Projektor, Projektionsleinwand, Laptop, Präsentationsklicker, Lautsprecher und Funkmikrofone spätestens 7 Tage vorher gemeinsam mit dem Technikteam. Halte außerdem zwei Verlängerungskabel und einen Mikrofonständer als feste Bestandteile des Aufbaus bereit.
Richte für die Registrierung mindestens zwei Registrierungstische ein, wenn mehr als 100 Personen erwartet werden. Lege Teilnehmerliste, Namensschilder und Informationsmaterial am Vorabend an den Tischen aus, statt sie erst am Morgen zu sortieren.
Stimme Geschirr und Catering auf die Teilnehmerzahl ab: Kaffeetassen, Gläser, Teller sowie Besteck werden für jede ausgegebene Portion gebraucht. Servierlöffel und Servierbretter werden häufig vergessen und sollten zusammen mit dem Catering spätestens 3 Tage vor Beginn geprüft werden.
Plane Posterständer, Kongresstische, Stühle, Rednerstühle, einen Podiumstisch und Garderobenständer nach Raumplan. Drucke Wegweiser, Parkinformationen und das Drehbuch spätestens am Vortag und lege Powerbanks sowie einen WLAN-Router für Referenten und Organisation bereit.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen wissenschaftlichen Kongress?: Du brauchst Mobiliar für Registrierung, Podium, Poster und Garderobe, außerdem Projektor, Leinwand, Laptop, Mikrofone, Lautsprecher und Präsentationsklicker. Für jede angemeldete Person solltest du Namensschild, Lanyard, Tagungsmappe und Notizblock einplanen.
Wie viele Namensschilder brauche ich für einen Kongress?: Rechne mit einem Namensschild pro angemeldeter Person plus 10 Prozent Reserve. Bei 200 Teilnehmern sind das 220 Namensschilder und ebenso viele Halter und Lanyards, sofern keine wiederverwendbaren Ausweise vorhanden sind.
Wann sollte die Kongresstechnik geprüft werden?: Führe den vollständigen Techniktest spätestens 7 Tage vor dem Kongress durch und wiederhole einen kurzen Funktionstest am Vorabend. Prüfe dabei auch Präsentationen, Anschlüsse, Verlängerungskabel, WLAN-Router und Powerbanks.
Wie viel Geschirr brauche ich für ein Kongress-Catering?: Plane für jede gleichzeitig bewirtete Person mindestens eine Tasse, ein Glas, einen Teller sowie ein Messer, eine Gabel und einen Löffel ein. Bei Selbstbedienung oder mehreren Pausen solltest du 10 bis 20 Prozent Reserve vorsehen und das fehlende Serviergeschirr 3 Tage vorher kontrollieren.

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