Que faut-il prévoir pour un congrès scientifique ?
Un congrès scientifique demande plus que des chaises et un projecteur. Il faut prévoir l’accueil des participants, les supports pour les présentations, le matériel de restauration et une solution fiable pour le Wi-Fi et l’alimentation électrique. Cette liste vous aide à regrouper les achats et le matériel à apporter avant le jour J. Les quantités dépendent du nombre d’inscrits, mais certains éléments doivent être prévus avec une marge de 10 à 15 %.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de congrèsqté 12
- Chaisesqté 110
- Tables d’inscriptionqté 2
- Table de scène
- Chaises des intervenantsqté 6
- Panneaux d’affichage pour postersqté 20
- Portantsqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verresqté 120
- Assiettesqté 120
- Fourchettesqté 120
- Couteauxqté 120
- Cuillèresqté 120
- Louchesqté 12
- Planches de serviceqté 8
Équipement
- Projecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portableqté 2
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 2
- Cliqueur de présentationqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Multiprisesqté 8
- Rallongesqté 8
- Routeur wifi
- Batteries externesqté 4
Bureau
- Porte-nomsqté 110
- Lanyardsqté 110
- Dossiers de congrèsqté 110
- Blocs-notesqté 110
- Stylos à billeqté 130
- Massicot
- Agrafeusesqté 2
- Rouleaux de ruban adhésifqté 6
- Tableaux de présentationqté 4
- Marqueurs pour tableau blancqté 12
Décoration
- Panneaux directionnelsqté 12
- Affiches du programmeqté 8
- Pinces pour affichesqté 80
- Nappesqté 14
- Panneaux pour les intervenantsqté 6
Éclairage
- Lampes de bureauqté 4
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Thermosqté 8
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Mainteneurs au chaud pour buffetqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Pichets de serviceqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Aspirateur
- Balaiqté 2
- Sets de serpillièreqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé vert - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Lait chocolaté - 8 litres
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Eau minérale plate - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Citrons - 2 kilo
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Salade mêlée - 3 kilo
- Poivrons - 2 kilos
- Oignons rouges - 1 kilo
- Carottes - 2 kilos
- Pommes - 10 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Mandarines - 5 kilos
- Pain complet - 12 pains
- Pain blanc - 6 pains
- Petits pains complets - 120 pièces
- Mini wraps - 120 pièces
- Jeune fromage - 4 kilos
- Fromage affiné - 3 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Houmous - 3 kilos
- Garniture de filet de poulet - 3 kilo
- Saumon fumé - 2 kilos
- Salade aux œufs - 2 kilos
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 3 pots
- Beurre - 2 kilo
- Mayonnaise - 2 litres
- Moutarde - 1 litre
- Sauce pesto - 2 pots
- Huile d’olive - 1 litre
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Paprika en poudre - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Soupe prête à l'emploi - 12 liter
- Salade de pâtes - 8 kilo
- Salade de couscous - 6 kilo
- Légumes grillés - 5 kilos
- Falafels - 4 kilos
- Morceaux de poulet - 6 kilo
- Riz - 5 kilos
- Salade de pommes de terre - 6 kilos
- Salade de fruits - 8 kilos
- Yaourt - 8 kilos
- Muesli - 3 kilo
- Sandwiches végétaliens - 30 pièces
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Garnitures véganes - 2 kilos
- Crackers sans gluten - 6 paquets
- Biscuits - 6 kilos
- Brownies - 120 pièces
- Mélange de noix - 3 kilos
- Chips au paprika - 3 kilos
- Chips nature - 3 kilos
- Serviettes - 600 pièces
- Filtres à café en papier - 2 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Pics cocktail - 300 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Essuie-tout en papier - 8 paquets
Conseils
- Prévoyez un badge, un porte-nom et un lanyard par participant, avec 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives ou les erreurs d’impression.
- Pour les présentations, testez l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, les microphones et le cliqueur au moins 2 heures avant l’ouverture. Ajoutez 2 multiprises et 2 rallonges de secours si la salle est grande.
- Comptez un verre, une assiette et un jeu de couverts par personne et par service, puis ajoutez environ 10 % de réserve. Les tasses à café sont souvent oubliées lorsque la pause café et le déjeuner sont servis au même endroit.
- Prévoyez un bloc-notes et un dossier de congrès pour chaque participant inscrit, plus 5 à 10 unités vierges pour les intervenants, les remplacements et les visiteurs de dernière minute.
- Installez le routeur Wi-Fi et rechargez les batteries externes avant l’arrivée du public. Testez la connexion dans la salle de présentation et près des panneaux d’affichage au moins la veille.
Questions fréquentes
- Combien de badges faut-il prévoir pour un congrès scientifique ?
- Prévoyez un badge par participant, intervenant et membre de l’équipe, puis imprimez 10 % de badges vierges supplémentaires. Pour 200 personnes, cela représente environ 220 badges.
- Quel matériel faut-il pour les présentations d’un congrès ?
- Prévoyez au minimum un ordinateur portable, un projecteur, un écran de projection, un cliqueur, des microphones et des haut-parleurs. Testez tout le matériel au moins 2 heures avant la première présentation et gardez des multiprises et rallonges de rechange.
- Combien de blocs-notes et de dossiers de congrès acheter ?
- Comptez un bloc-notes et un dossier par inscrit, avec une marge de 5 à 10 %. Pour 150 participants, achetez donc 158 à 165 exemplaires de chaque article.
- Quand faut-il réserver le catering et le matériel technique ?
- Réservez le catering et la technique au moins 4 à 6 semaines avant le congrès. Confirmez les quantités finales, les besoins alimentaires et le déroulé avec les prestataires 7 jours avant l’événement.
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