Boodschappenlijst voor een wetenschappelijk congres

Voor een wetenschappelijk congres heb je meer nodig dan een zaal en een projector. Richt de registratie in met naamkaarthouders, lanyards en congresmappen, en regel daarnaast presentatieapparatuur, wifi en stroomverdeling. Voor catering tellen kopjes, glazen, borden en bestek per deelnemer én per pauzemoment mee. Gebruik deze boodschappenlijst naast je programma, deelnemersaantallen en sprekersplanning, zodat spullen op tijd beschikbaar zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congrestafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Registratietafelsaantal 2
Podiumtafel
Sprekersstoelenaantal 6
Posterbordenaantal 20
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplankenaantal 8

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Wifi-router
Powerbanksaantal 4

Kantoor

Naamkaarthoudersaantal 110
Lanyardsaantal 110
Congresmappenaantal 110
Notitieblokkenaantal 110
Balpennenaantal 130
Papiersnijder
Nietmachinesaantal 2
Plakbandrollenaantal 6
Schrijfbordenaantal 4
Whiteboardmarkersaantal 12

Decoratie

Richtingsbordenaantal 12
Programmapostersaantal 8
Posterclipsaantal 80
Tafelkledenaantal 14
Sprekersbordjesaantal 6

Verlichting

Bureaulampenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Buffetwarmhoudersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Schenk kannenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Bezemaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Groene thee - 1 doos
- Kruidenthee - 1 doos
- Chocolademelk - 8 liter
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Bruisend mineraalwater - 12 flessen
- Plat mineraalwater - 18 flessen
- Appelsap - 8 liter
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Citroenen - 2 kilo
- Komkommers - 12 stuks
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Gemengde sla - 3 kilo
- Paprika's - 2 kilo
- Rode uien - 1 kilo
- Wortels - 2 kilo
- Appels - 10 kilo
- Bananen - 6 kilo
- Druiven - 5 kilo
- Mandarijnen - 5 kilo
- Volkorenbrood - 12 broden
- Witbrood - 6 broden
- Volkorenbolletjes - 120 stuks
- Miniwraps - 120 stuks
- Jonge kaas - 4 kilo
- Belegen kaas - 3 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Hummus - 3 kilo
- Kipfiletbeleg - 3 kilo
- Gerookte zalm - 2 kilo
- Eiersalade - 2 kilo
- Pindakaas - 2 potten
- Jam - 3 potten
- Boter - 2 kilo
- Mayonaise - 2 liter
- Mosterd - 1 liter
- Pestosaus - 2 potten
- Olijfolie - 1 liter
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Zout - 1 pak
- Zwarte peper - 1 potje
- Paprikapoeder - 1 potje
- Italiaanse kruiden - 1 potje
- Kant-en-klare soep - 12 liter
- Pasta salade - 8 kilo
- Couscous salade - 6 kilo
- Gegrilde groenten - 5 kilo
- Falafel - 4 kilo
- Kipstukjes - 6 kilo
- Rijst - 5 kilo
- Aardappelsalade - 6 kilo
- Fruitsalade - 8 kilo
- Yoghurt - 8 kilo
- Muesli - 3 kilo
- Vegan broodjes - 30 stuks
- Glutenvrije broodjes - 20 stuks
- Vegan beleg - 2 kilo
- Glutenvrije crackers - 6 pakken
- Koekjes - 6 kilo
- Brownies - 120 stuks
- Notenmix - 3 kilo
- Paprikachips - 3 kilo
- Naturelchips - 3 kilo
- Servetten - 600 stuks
- Papieren koffiefilters - 2 pakken
- Roerstaafjes - 300 stuks
- Cocktailprikkers - 300 stuks
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 36 rollen
- Afvalzakken - 4 rollen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Handzeep - 6 flessen
- Handdesinfectie - 6 flessen
- Papieren handdoekjes - 8 pakken

Tips

Tel stoelen en servies op basis van het maximale aantal deelnemers, niet op basis van de huidige aanmeldingen. Houd voor kopjes, glazen en borden minimaal 10% reserve aan voor breuk, extra consumpties en last-minute deelnemers.
Plan voor de presentatieruimte minimaal één laptop, projector, projectiescherm, presentatieklikker en draadloze microfoon. Test alle presentaties en aansluitingen uiterlijk de dag vóór het congres.
Voorzie registratie van één registratietafel per ongeveer 100 deelnemers. Leg naamkaarthouders, lanyards, congresmappen en notitieblokken klaar en druk de deelnemerslijst uiterlijk één werkdag vooraf af.
Regel stroom en internet vóór de opbouw: verdeel stekkerdozen en verlengkabels over registratie, techniek en deelnemersplaatsen. Leg powerbanks klaar als telefoons tijdens een lange congresdag leeg raken.
Bestel posterborden en garderoberekken alleen op basis van het definitieve aantal posters en bezoekers. Controleer de dieetwensen uiterlijk 3 werkdagen vóór de cateringlevering en geef de aantallen schriftelijk door.

Veelgestelde vragen

Wat heb je nodig voor een wetenschappelijk congres?: Reken naast meubilair en catering op een projector, scherm, laptop, microfoons, luidsprekers, presentatieklikker, stekkerdozen, verlengkabels en een wifi-router. Voor registratie heb je naamkaarthouders, lanyards, congresmappen, notitieblokken en een deelnemerslijst nodig.
Hoeveel stoelen en servies heb ik nodig voor een congres?: Neem voor stoelen het maximale aantal deelnemers plus ongeveer 5% reserve. Voor kopjes, glazen en borden kun je 10% extra bestellen; bij meerdere eet- of drinkmomenten tel je per moment opnieuw, tenzij de cateraar afwast en hergebruikt.
Wanneer moet ik techniek voor een congres regelen?: Reserveer projector, scherm, microfoons, luidsprekers en laptop minimaal 4 tot 6 weken vooraf. Test presentaties, wifi, stroompunten en geluidsniveau uiterlijk één werkdag vóór de start.
Hoeveel congresmappen en naamkaartjes moet ik bestellen?: Bestel één congresmap, lanyard en naamkaartje per aangemelde deelnemer, spreker en organisator. Voeg 5 tot 10% reserve toe en maak de definitieve set uiterlijk 3 werkdagen vóór het congres klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.