Qué necesitas para una Noche de ideas verdes

Una Noche de ideas verdes combina ponencias, trabajo en grupo y un servicio sencillo de bebidas y aperitivos. Esta lista reúne lo necesario para recibir a los asistentes, servir café y té, preparar la sala y apoyar las presentaciones. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade un margen para evitar quedarte corto. Revisa con antelación el proyector, el sonido y los cables: son los elementos que más problemas causan cuando se comprueban demasiado tarde.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 70
Percheroscant. 2
Mesas de buffetcant. 3
Taburetescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 80
Platos reutilizablescant. 80
Cubiertos reutilizablescant. 80
Tazas de cafécant. 70
Vasos de técant. 70
Jarras para servircant. 8
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Urna de agua calientecant. 2
Cafeteracant. 2
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cucharonescant. 8

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Altavoz portátil
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Cables HDMIcant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6

Decoración

Plantas de interiorcant. 8
Guirnalda de banderas reutilizablecant. 4
Mantelescant. 10
Soportes para tarjetas de nombrecant. 10

Oficina

Pizarras de hojascant. 6
Rotuladorescant. 24
Notas adhesivascant. 20
Bolígrafoscant. 40
Tarjetas de nombrecant. 80
Pegatinas para votarcant. 400
Rollos de cinta adhesivacant. 4
Tijerascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 6
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Paños de limpieza reutilizablescant. 12

Catering

Compras
- Granos de café - 2 kilogramo
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 3 cajas
- Azúcar de caña - 2 kilogramos
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 12 unidades
- Agua mineral sin gas - 36 botellas
- Agua mineral con gas - 24 botellas
- Zumo de manzana - 8 litros
- Manzanas ecológicas - 8 kilogramo
- Plátanos - 5 kilogram
- Uvas - 4 kilogramos
- Zanahorias - 5 kilogramos
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates cherry - 4 kilogramos
- Pimientos - 3 kilogramo
- Hummus - 3 kilogramos
- Queso crema - 2 kilogramos
- Mantequilla de cacahuete - 1 kilogramo
- Mermelada de fresa - 1 kilogramo
- Pan integral - 10 panes
- Crackers integrales - 8 paquetes
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Frutos secos sin sal - 3 kilogramo
- Aceitunas - 2 kilogram
- Albaricoques secos - 2 kilogramos
- Sopa de verduras - 12 litros
- Sopa de lentejas - 6 liter
- Cebollas - 3 kilogramo
- Ajo - 4 cabezas
- Caldo de verduras - 2 cajas
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Sal - 1 paquete
- Pimienta negra - 1 bote
- Pimentón - 1 bote
- Canela - 1 bote
- Mostaza - 2 frascos
- Mayonesa - 2 botes
- Ketchup - 2 botellas
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura para residuos - 2 rollos
- Bolsas de basura compostables - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Jabón de manos - 4 botellas
- Esponjas - 12 unidades

Consejos

Para las bebidas, calcula 2 o 3 vasos por persona durante la primera hora y prepara jarras para servir agua sin depender de botellas individuales. Enfría las bebidas el mismo día y deja las neveras portátiles listas antes de abrir la ubicación.
Si habrá café y té, reserva al menos una taza por asistente más un 10 % adicional. Comprueba 48 horas antes que la cafetera, la urna de agua caliente y los vasos de té funcionan y que hay bandejas para llevar todo a la mesa de catering.
Prepara la mesa de recepción con los soportes para tarjetas de nombre, las acreditaciones y la lista de inscripción. Lleva un 10 % de tarjetas y acreditaciones extra para cambios de última hora o asistentes que no aparezcan en el registro.
Para las presentaciones, prueba el proyector, la pantalla, el micrófono inalámbrico y el altavoz portátil al menos 24 horas antes. Ten cables HDMI, alargadores y regletas compatibles preparados en la misma caja para no buscarlos durante la llegada de los ponentes.
Compra o reserva la vajilla reutilizable, las mesas de buffet y los manteles según el número confirmado de asistentes. Añade una mesa de servicio y deja listas las tablas de cortar, los cuchillos de chef y los cucharones antes de empezar a preparar los aperitivos.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos vasos necesito para una Noche de ideas verdes?: Calcula 2 o 3 vasos reutilizables por persona durante la primera hora y añade un 10 % de margen. Si el encuentro dura varias horas, incorpora vasos suficientes para la rotación o un punto claro de recogida y lavado.
¿Cuánta vajilla reutilizable debo comprar o llevar?: Prepara un plato, un juego de cubiertos y una taza por asistente, más un 10 % adicional. Para un grupo de 50 personas, serían 55 platos, 55 juegos de cubiertos y al menos 55 tazas.
¿Cuándo debo comprobar el proyector y el micrófono?: Haz una prueba completa 24 horas antes y repítela al abrir la sala. Comprueba también los cables HDMI, los alargadores, las regletas y la carga del micrófono inalámbrico.
¿Cuándo tengo que preparar el café, el té y los aperitivos?: Deja la cafetera, la urna de agua caliente y la vajilla listas antes de abrir la ubicación. Prepara los aperitivos justo antes de recibir a los asistentes y enfría las bebidas el mismo día, con al menos 2 horas de margen.

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