Que faut-il prévoir pour une Soirée d'idées vertes ?

Pour une Soirée d'idées vertes, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux en-cas. Il faut aussi prévoir de quoi accueillir les participants, servir le café et le thé, afficher les noms et faire fonctionner les présentations. Cette liste vous aide à estimer les quantités et à repérer les fournitures souvent oubliées. Ajustez les volumes au nombre d’inscrits, puis gardez une marge pour les intervenants, les bénévoles et les inscriptions de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 70
Porte-manteauxqté 2
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 70
Verres à théqté 70
Pichets de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Thermos à eau chaudeqté 2
Machine à caféqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portable
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles HDMIqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Décoration

Plantes d’intérieurqté 8
Guirlande de fanions réutilisableqté 4
Nappesqté 10
Présentoirs pour cartes nominativesqté 10

Bureau

Chevaletsqté 6
Marqueursqté 24
Post-itqté 20
Stylos à billeqté 40
Badges nominatifsqté 80
Autocollants de voteqté 400
Rouleaux de ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Catering

Courses
- Grains de café - 2 kilogrammes
- Thé noir - 4 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Sucre de canne - 2 kilogrammes
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 12 pièces
- Eau minérale plate - 36 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 24 bouteilles
- Jus de pomme - 8 litres
- Pommes biologiques - 8 kilogrammes
- Bananes - 5 kilogrammes
- Raisins - 4 kilogrammes
- Carottes - 5 kilogrammes
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 4 kilogrammes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Houmous - 3 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Beurre de cacahuète - 1 kilogramme
- Confiture de fraises - 1 kilogramme
- Pain complet - 10 pains
- Crackers complets - 8 paquets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Noix non salées - 3 kilogrammes
- Olives - 2 kilogrammes
- Abricots secs - 2 kilogrammes
- Soupe de légumes - 12 liter
- Kit de soupe aux lentilles - 6 liters
- Oignons - 3 kilogrammes
- Ail - 4 têtes
- Bouillon de légumes - 2 boîtes
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Cannelle - 1 pot
- Moutarde - 2 pots
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs-poubelle pour déchets résiduels - 2 rouleaux
- Sacs poubelle compostables - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Éponges - 12 pièces

Conseils

Prévoyez un gobelet réutilisable, une assiette et des couverts par participant, plus 10 % de réserve. Pour 40 personnes, cela représente 44 exemplaires de chaque élément.
Comptez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis une boisson par heure supplémentaire. Refroidissez les boissons le jour même et gardez une glacière de secours.
Pour le café et le thé, prévoyez au moins une tasse par personne et deux thermos d’eau chaude pour 40 participants. Les pichets de service évitent les files autour d’une seule machine à café.
Vérifiez le matériel de présentation au plus tard la veille : vidéoprojecteur, écran, câble HDMI, enceinte et micro sans fil. Prenez au moins une rallonge et une multiprise de rechange.
Préparez les badges nominatifs et les présentoirs avant l’ouverture, avec 10 % de badges vierges en plus. Les nappes, les plateaux de service et la signalisation sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une Soirée d’idées vertes ?: Prévoyez les boissons, les en-cas, la vaisselle réutilisable, le matériel pour le café et le thé, ainsi que les fournitures d’accueil. Ajoutez le matériel de présentation et une marge d’environ 10 % pour les consommables.
Combien de gobelets faut-il prévoir pour 40 personnes ?: Prévoyez au minimum 44 gobelets réutilisables, soit un par personne avec 10 % de réserve. Si la soirée dure plusieurs heures, augmentez la quantité ou organisez un point de lavage.
Quand préparer le matériel de la soirée ?: Rassemblez le matériel technique et les fournitures d’accueil la veille. Refroidissez les boissons le jour même et vérifiez les câbles, le vidéoprojecteur et le micro au moins 2 heures avant l’arrivée du public.
Combien de vaisselle faut-il pour une rencontre avec 40 participants ?: Prévoyez 44 assiettes, 44 jeux de couverts et 44 gobelets réutilisables. Ajoutez au moins 40 tasses à café et verres à thé si les deux boissons chaudes sont servies séparément.

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