Qué necesitas para un encuentro entre inversores y emprendedores

Para organizar una conexión entre inversores y emprendedores necesitas preparar mucho más que café y sillas. Las mesas de conversación, las acreditaciones y el equipo para los pitches deben estar listos antes de que llegue el primer participante. Calcula el mobiliario según las rondas de conversación y reserva con antelación el material audiovisual. Esta lista reúne lo que conviene comprar, alquilar o llevar para que el encuentro avance sin interrupciones.

Organiza este evento gratis con Lizzt

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 8
Mesas de conversacióncant. 12
Sillascant. 90
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de registro
Taburetescant. 12
Manteleríacant. 16
Perchero

Vajilla

Copas de vinocant. 100
Vasos para aguacant. 100
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Clic de presentación
Cargadores móvilescant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Temporizadores de pitchcant. 2

Oficina

Portanombrescant. 90
Cordones para acreditacionescant. 90
Listas de registrocant. 6
Tarjetas de emparejamientocant. 100
Tarjetas de conversacióncant. 100
Folletos del programacant. 100
Bolígrafoscant. 40
Portapapelescant. 6
Cinta adhesivacant. 4
Tijerascant. 4
Rotuladorescant. 12
Bloc de notascant. 30

Decoración

Cartel de bienvenida
Carteles de mesacant. 12
Carteles direccionalescant. 8
Arreglos floralescant. 8
Números de mesacant. 12

Iluminación

Lámparas de piecant. 6
Iluminación ambientalcant. 4

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2

Catering

Compras
- Granos de café - 2 kilos
- Bolsitas de té - 150 unidades
- Café descafeinado - 500 gramos
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 200 unidades
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Té de limón - 40 sobres
- Té de menta - 40 bolsas
- Té de jengibre - 40 sobres
- Limones - 2 kilos
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 12 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Tónica - 4 botellas
- Ginger beer - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 litros
- Zumo de naranja - 4 litros
- Cerveza - 6 cajas
- Cerveza sin alcohol - 2 cajas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Vino rosado - 6 botellas
- Vino espumoso sin alcohol - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Miniquiches - 120 unidades
- Mini quiches vegetarianos - 60 unidades
- Mini quiches vegetarianas - 40 unidades
- Mini wraps de pollo - 100 unidades
- Mini wraps de verduras - 100 unidades
- Mini wraps veganos - 60 unidades
- Sándwiches de queso - 40 unidades
- Sándwiches de pollo - 40 unidades
- Sándwiches de hummus - 40 unidades
- Sándwiches sin gluten - 20 unidades
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Frutos secos mixtos - 3 kilos
- Frutos secos sin sal - 2 kilos
- Aceitunas - 3 kilos
- Uvas - 5 kilos
- Manzanas - 50 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Fresas - 4 kilos
- Tomates cherry - 3 kilos
- Pepinos - 12 unidades
- Zanahorias baby - 3 kilos
- Hummus - 3 kilos
- Tzatziki - 2 kilo
- Salsa - 2 kilo
- Baguettes - 20 unidades
- Crackers - 12 paquetes
- Mantequilla - 1 kilo
- Queso con hierbas - 2 kilo
- Queso para untar vegano - 1 kilo
- Lonchas de queso joven - 2 kilos
- Fiambres - 2 kilos
- Fiambre de pechuga de pollo - 2 kilos
- Mayonesa - 2 liter
- Kétchup - 2 litros
- Mostaza - 1 litro
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Aceite de oliva - 2 litros
- Sal - 500 gramos
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Albahaca fresca - 6 ramos
- Tarjetas de alérgenos - 100 unidades
- Servilletas - 400 unidades
- Vasos de papel para café - 200 unidades
- Palitos de madera para remover - 250 unidades
- Palillos para cócteles - 300 unidades
- Platos de papel - 150 unidades
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Guantes compostables - 2 cajas
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Jabón de manos - 4 botellas
- Desinfectante de manos - 4 flacons

Consejos

Prepara una mesa de registro cerca de la entrada y lleva las acreditaciones ordenadas al menos 30 minutos antes de abrir. Añade bolígrafos y una copia del plano para resolver cambios de última hora.
Calcula una mesa de conversación por pareja o grupo que participe en cada ronda. Si haces tres rondas simultáneas, necesitarás al menos tres mesas, además de sillas y alguna mesa alta para las pausas.
Para el catering, cuenta dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y deja jarras de agua visibles en la sala. Separa copas de vino, vasos de agua y tazas de café para evitar colas en el buffet.
Prueba el proyector, la pantalla, el portátil y los micrófonos inalámbricos como mínimo 60 minutos antes. Lleva cables HDMI, alargadores, regletas y un clic de presentación de repuesto.
Reserva espacio para el perchero, las neveras portátiles y las bandejas para mantener caliente antes de cerrar la distribución. El buffet y la mesa de registro no deben bloquear el paso hacia las mesas numeradas.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas mesas necesito para un encuentro entre inversores y emprendedores?: Calcula una mesa de conversación por cada conversación simultánea. Para cuatro rondas con seis conversaciones a la vez, prepara seis mesas de conversación y sillas para todos los participantes, más una mesa de registro y mesas de buffet.
¿Cuándo debo reservar el equipo audiovisual para los pitches?: Resérvalo al menos 2 o 3 semanas antes, sobre todo si necesitas proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, altavoces y mesa de mezclas. Haz una prueba completa 60 minutos antes del inicio.
¿Cuánta vajilla necesito por persona?: Prepara como mínimo un plato, un juego de cubiertos, un vaso de agua y una taza de café por persona, más un 10 % de reserva. Para vino, calcula entre 2 y 3 copas por asistente si habrá varias rondas de servicio.
¿Con cuánta antelación preparo las acreditaciones y el plano?: Ten listas las acreditaciones, las mesas numeradas y el plano entre 24 y 48 horas antes. Coloca el material de registro y comprueba los emparejamientos al menos 30 minutos antes de recibir a los invitados.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.