Checklist para organizar un encuentro entre inversores y emprendedores

Un encuentro entre inversores y emprendedores necesita algo más que una lista de asistentes. Primero defines qué perfiles buscas, recopilas criterios de inversión y revisas las startups; después conviertes esa información en emparejamientos y rondas de conversación. Esta checklist reúne 75 tareas y 56 elementos para avanzar en orden, desde el formulario de inscripción y el lugar hasta las acreditaciones, el programa y el equipo audiovisual.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el perfil del inversor
2 personas
Definir público objetivo para startups
2 personas
Configurar el formulario de inscripción
Elaborar la lista de inversores
2 personas
Preparar la lista de inicio
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Reservar el lugar
Reservar el catering
Reservar equipo audiovisual
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar criterios de inversión
2 personas
Comprobar los perfiles de las startups
2 personas
Definir los criterios de emparejamiento
2 personas
Hacer emparejamientos provisionales
3 personas
Planificar rondas de conversación
2 personas
Fijar el orden de presentación
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Enviar confirmación a los participantes
Enviar indicaciones
Recopilar las presentaciones de pitch
Revisar las presentaciones
2 personas
Hacer el plano
Numerar las mesas de conversación
Preparar acreditaciones
2 personas
Preparar las tarjetas de emparejamiento
2 personas
Configurar los temporizadores de juego
Montar el mostrador de registro
Comprobar la accesibilidad
Comprobar la información de aparcamiento
Volver a confirmar inscripciones
2 personas
Comunicar necesidades dietéticas
Confirmar el pedido de catering
Coordinar entregas
Inventariar los suministros
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los materiales
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar mesas de conversación
3 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Montar el catering y los bufés
3 personas
Ordenar las acreditaciones
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
Coordinar la presentación de apertura
2 personas
Coordinar la ronda de presentaciones
3 personas
Vigilar el horario
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar las rondas de emparejamiento
4 personas
Dirigir a los participantes a las mesas
3 personas
Repartir las tarjetas de conversación
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Guiar el cóctel de networking
3 personas
Recopilar los datos de contacto
2 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los participantes
3 personas
Guardar los restos de forma segura
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Limpiar espacios
3 personas
Desconectar la tecnología
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Archivar de forma segura los datos del partido
Enviar mensaje de agradecimiento
Reenviar los contactos de seguimiento
2 personas
Gestionar gastos y facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 8
Mesas de conversacióncant. 12
Sillascant. 90
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de registro
Taburetescant. 12
Manteleríacant. 16
Perchero

Vajilla

Copas de vinocant. 100
Vasos para aguacant. 100
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Clic de presentación
Cargadores móvilescant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Temporizadores de pitchcant. 2

Oficina

Portanombrescant. 90
Cordones para acreditacionescant. 90
Listas de registrocant. 6
Tarjetas de emparejamientocant. 100
Tarjetas de conversacióncant. 100
Folletos del programacant. 100
Bolígrafoscant. 40
Portapapelescant. 6
Cinta adhesivacant. 4
Tijerascant. 4
Rotuladorescant. 12
Bloc de notascant. 30

Decoración

Cartel de bienvenida
Carteles de mesacant. 12
Carteles direccionalescant. 8
Arreglos floralescant. 8
Números de mesacant. 12

Iluminación

Lámparas de piecant. 6
Iluminación ambientalcant. 4

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el formulario de inscripción antes de preparar los emparejamientos. Pide el sector, la fase de la startup, el importe buscado y los criterios de inversión para evitar conversaciones poco útiles.
No esperes al último día para revisar los perfiles de las startups y las presentaciones de pitch. Haz una primera revisión cuando empiecen a llegar y reserva tiempo para pedir correcciones.
Define las rondas con una duración concreta y numera las mesas de conversación en el plano. Así cada participante sabe dónde ir y el equipo puede resolver cambios sin detener el programa.
Envía la confirmación y las indicaciones después de fijar el orden de presentación. Incluye la hora de llegada, el punto de registro, la mesa asignada y el formato de la presentación.
Calcula el montaje del espacio antes de reservar el catering y el equipo audiovisual. Además de las mesas de conversación, necesitarás registro, buffet, proyección, micrófonos, altavoces, cables y regletas en los puntos correctos.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo antes hay que enviar las invitaciones a inversores y emprendedores?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del encuentro. Deja al menos 10 días para recibir respuestas, recopilar criterios de inversión y cerrar la lista de participantes.
¿Cuándo hay que hacer los emparejamientos entre inversores y startups?: Haz una primera versión cuando tengas perfiles suficientes y vuelve a revisarla entre 7 y 10 días antes. Confirma los emparejamientos definitivos después de cerrar las inscripciones y las preferencias de cada participante.
¿Cuántas rondas de conversación conviene planificar?: Planifica entre 4 y 6 rondas si el encuentro dura una tarde, con 15 a 20 minutos por conversación y unos 5 minutos para cambiar de mesa. Ajusta el número según la cantidad de inversores, startups y mesas disponibles.
¿Cuándo hay que preparar las acreditaciones y el plano de las mesas?: Prepara ambos entre 3 y 5 días antes, cuando el programa y los emparejamientos estén prácticamente cerrados. Imprime algunas acreditaciones en blanco para corregir cambios de última hora sin rehacer todo el material.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.