Que faut-il prévoir pour une mise en relation avec des investisseurs ?

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Prévoyez une table d’inscription distincte des tables de discussion, avec les badges classés par ordre alphabétique et quelques exemplaires vierges pour les changements de dernière minute.
• Comptez une table de discussion et autant de chaises que de participants prévus pour chaque échange simultané. Gardez 10 % de sièges supplémentaires si les inscriptions ne sont pas définitivement closes.
• Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les microphones et les câbles au moins 2 heures avant le premier pitch. Ajoutez une rallonge et une multiprise par zone technique plutôt que de partager un seul branchement.
• Pour un format avec plusieurs tours, installez les numéros de table avant l’accueil et vérifiez qu’ils sont visibles depuis l’entrée. Un plan imprimé à l’accueil réduit les déplacements entre deux rendez-vous.
• Ne laissez pas les boissons et le café dépendre d’un seul point de service : prévoyez des carafes d’eau et du matériel de buffet dès l’ouverture, puis vérifiez les quantités après chaque tour de discussion.

Questions fréquentes

Combien de tables faut-il pour une mise en relation avec des investisseurs ?

Prévoyez une table par échange organisé simultanément, puis ajoutez une table d’inscription et des tables de buffet. Pour 8 discussions en parallèle, il faut donc au minimum 8 tables de discussion, plus les espaces d’accueil et de restauration.

Quel matériel prévoir pour les présentations de pitch ?

Prévoyez un vidéoprojecteur, un écran de projection, un ordinateur portable, un cliqueur, des câbles HDMI et des rallonges. Testez l’ensemble au moins 2 heures avant le début et gardez un ordinateur chargé en solution de secours.

Combien de chaises prévoir pour les rendez-vous investisseurs ?

Comptez le nombre de places nécessaires par tour de discussion, puis ajoutez environ 10 % de chaises supplémentaires. Cette marge couvre les accompagnateurs, les changements de dernière minute et les besoins à l’accueil.

Quand préparer les badges et les numéros de table ?

Préparez les badges et numérotez les tables la veille si les inscriptions sont stabilisées. Faites une dernière vérification 1 à 2 heures avant l’accueil pour intégrer les nouveaux participants et corriger les appariements.