Cómo organizar una visita a una empresa sin dejar cabos sueltos
Organizar una visita a una empresa requiere coordinar a los participantes, el programa, los espacios y la parte técnica en un orden claro. Empieza cerrando la lista de asistentes y sus preferencias alimentarias; después confirma la sala, el recorrido y quién guiará cada parte. Durante la última semana, reúne las presentaciones, prepara los programas y comprueba proyector, portátil, cables y sonido. El día anterior, deja listas la recepción, la señalización, las mesas y las bebidas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Elaborar la lista de participantes
- 2
Enviar invitaciones
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Reservar la sala de reuniones
- 6
Fijar el programa de la empresa
2 personas
- 7
Enviar información de ruta
- 8
Instruir a los guías
2 personas
- 9
Preparar las normas de seguridad
- 10
Determinar la distribución de la cena
2 personas
- 11
Elaborar la lista de la compra
- 12
Recopilar las presentaciones
- 13
Preparar tarjetas de nombre
- 14
Imprimir programas
- 15
Recordar a los participantes
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Comprobar los espacios
2 personas
- 18
Limpiar espacios
2 personas
- 19
Montar mesas
3 personas
- 20
Colocar las sillas
3 personas
- 21
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 22
Colgar señalización
2 personas
- 23
Probar el equipo de presentación
2 personas
- 24
Montar el punto de café
2 personas
- 25
Enfriar las bebidas
2 personas
- 26
Preparar el buffet
3 personas
Evento
- 27
Dar la bienvenida a los invitados
2 personas
- 28
Registrar la asistencia
2 personas
- 29
Repartir las tarjetas con nombres
- 30
Realizar la presentación de la empresa
2 personas
- 31
Guiar la visita
4 personas
- 32
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
- 33
Servir el bufé de cena
4 personas
- 34
Rellenar las bebidas
2 personas
- 35
Coordinar el momento de networking
2 personas
- 36
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 37
Desmontar materiales
3 personas
- 38
Lavar la vajilla
3 personas
- 39
Limpiar espacios
3 personas
- 40
Recoger la basura
2 personas
- 41
Guardar el equipo de forma segura
2 personas
- 42
Comprobar el inventario
- 43
Devolver los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 36
- Percheroscant. 2
- Mesa de recepción
- Papeleracant. 4
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables HDMIcant. 2
- Enrollacablescant. 2
- Regletascant. 4
- Clic de presentación
- Altavoz portátil
- Neveras portátilescant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 40
- Platos de postrecant. 40
- Tazones para sopacant. 40
- Vasoscant. 50
- Tazas de cafécant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Bandejas de servircant. 8
- Cubiertos de serviciocant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
Oficina
- Portatarjetas de nombrecant. 36
- Bloc de notascant. 36
- Bolígrafoscant. 40
- Programascant. 36
- Portapapelescant. 2
Decoración
- Señales direccionalescant. 8
- Números de mesacant. 6
- Jarrones de florescant. 6
Limpieza
- Palangana para lavarcant. 2
- Cubos de limpiezacant. 2
- Escoba
- Fregonacant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones al menos 7 días antes y pide en el mismo formulario las alergias, intolerancias y preferencias dietéticas. Así puedes calcular platos, cubiertos y cantidades de comida sin improvisar.
- Envía el programa y la información de ruta entre 3 y 5 días antes. Incluye la hora de llegada, el punto de recepción, el contacto responsable y cualquier indicación para acceder al edificio.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, proyector, pantalla, cables HDMI, regletas y clic de presentación. Abre todas las presentaciones y comprueba que el sonido funcione donde se sentará el último participante.
- Prepara la recepción con tarjetas de nombre, programas, bolígrafos y una persona asignada para controlar las llegadas. Coloca la señalización antes de que llegue el primer grupo, no durante la recepción.
- Revisa la distribución de la cena y del café con una lista física el día anterior. Enfría las bebidas con tiempo, calcula vajilla para todos los asistentes y deja espacio para bandejas, termos y máquinas de café.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una visita a una empresa?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes si participan varios grupos, guías o departamentos. Deja cerrados los asistentes, la sala y el programa como máximo 7 días antes; la comprobación técnica y el montaje se hacen el día anterior.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una visita a una empresa?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes y fija una fecha límite de inscripción 7 días antes de la visita. Manda un recordatorio 2 o 3 días antes con la ruta, el horario y el punto de recepción.
- ¿Qué equipo técnico hay que probar antes de la visita?
- Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, los cables HDMI, las regletas y el clic de presentación. Haz la prueba completa al menos 24 horas antes y lleva un altavoz portátil si el espacio es grande.
- ¿Cuánta vajilla y bebida necesito para una visita de empresa?
- Calcula una pieza de vajilla por persona para cada servicio y añade entre un 10 % y un 15 % de reserva. Para una jornada de 4 a 6 horas, prepara al menos 2 bebidas por persona, además del café y el agua previstos en el programa.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!