Firmenbesuch organisieren: So gelingt die Vorbereitung
Ein Firmenbesuch braucht mehr als einen reservierten Besprechungsraum. Lege zuerst Teilnehmerzahl, Programm und Verantwortlichkeiten fest, bevor du Einladungen und Routeninformationen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Präsentationen und die genaue Raumplanung. Am Veranstaltungstag entscheiden ein getesteter Technikaufbau, ein klarer Empfang und gekühlte Getränke darüber, ob der Ablauf pünktlich startet.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Teilnehmerliste erstellen
- 2
Einladungen verschicken
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Besprechungsraum reservieren
- 6
Firmenprogramm festlegen
2 Personen
- 7
Routeninformationen versenden
- 8
Führer anweisen
2 Personen
- 9
Sicherheitsregeln vorbereiten
- 10
Dinneraufteilung festlegen
2 Personen
- 11
Einkaufsliste erstellen
- 12
Präsentationen sammeln
- 13
Namensschilder vorbereiten
- 14
Programme ausdrucken
- 15
Teilnehmer erinnern
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Räume kontrollieren
2 Personen
- 18
Räume reinigen
2 Personen
- 19
Tische aufstellen
3 Personen
- 20
Stühle aufstellen
3 Personen
- 21
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 22
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 23
Präsentationstechnik testen
2 Personen
- 24
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 25
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 26
Buffet vorbereiten
3 Personen
Event
- 27
Gäste begrüßen
2 Personen
- 28
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 29
Namensschilder verteilen
- 30
Firmenpräsentation durchführen
2 Personen
- 31
Führung begleiten
4 Personen
- 32
Fragerunde moderieren
2 Personen
- 33
Abendbuffet servieren
4 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 35
Networking begleiten
2 Personen
- 36
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 37
Materialien abbauen
3 Personen
- 38
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 39
Räume reinigen
3 Personen
- 40
Abfall sammeln
2 Personen
- 41
Ausrüstung sicher verstauen
2 Personen
- 42
Bestand prüfen
- 43
Materialien zurückstellen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 36
- KleiderständerAnz. 2
- Empfangstisch
- AbfallbehälterAnz. 4
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Präsentationsklicker
- Tragbarer Lautsprecher
- KühlboxenAnz. 2
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 40
- DesserttellerAnz. 40
- SuppenschalenAnz. 40
- TrinkgläserAnz. 50
- KaffeetassenAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- ServierschalenAnz. 8
- ServierbesteckAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
Büro
- NamensschildhalterAnz. 36
- NotizblöckeAnz. 36
- KugelschreiberAnz. 40
- ProgrammhefteAnz. 36
- KlemmbretterAnz. 2
Dekoration
- WegweiserAnz. 8
- TischnummernAnz. 6
- BlumenvasenAnz. 6
Reinigung
- SpülwanneAnz. 2
- PutzeimerAnz. 2
- Besen
- WischmoppAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne etwa vier Wochen vorher mit Teilnehmerliste, Einladungen und Firmenprogramm. Bitte um Zu- oder Absage spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin, damit Dinneraufteilung und Einkauf realistisch planbar sind.
- Plane für Anreise und Empfang mindestens 30 Minuten Puffer ein. Verschicke Routeninformationen einige Tage vorher und bringe Beschilderung vom Eingang bis zum Besprechungsraum an.
- Sammle Präsentationen spätestens 48 Stunden vorher und teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Präsentationsklicker gemeinsam. Ein Ersatzkabel und ein Verlängerungskabel sollten am Raum bereitliegen.
- Richte den Empfang mit Empfangstisch, Namensschildhaltern und ausgedruckten Programmen mindestens 30 Minuten vor Beginn ein. Prüfe außerdem Stühle, Tische, Kleiderständer und Abfallbehälter, bevor die ersten Gäste eintreffen.
- Stelle Getränke und Kaffeebereich vor dem Empfang bereit und kühle Getränke rechtzeitig. Berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche getrennt von der allgemeinen Dinnerplanung, damit Sonderportionen nicht untergehen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Firmenbesuch planen?
- Starte idealerweise vier bis sechs Wochen vorher. Für Einladungen, Anmeldungen, Raumreservierung und ein abgestimmtes Programm bleiben so mindestens 10 bis 14 Tage für Rückmeldungen.
- Wann sollte man die Teilnehmer eines Firmenbesuchs erinnern?
- Eine erste Erinnerung passt etwa sieben Tage vorher, eine kurze letzte Information 24 bis 48 Stunden vor Beginn. Darin sollten Startzeit, Adresse, Route und mögliche Ernährungsangaben noch einmal stehen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Firmenbesuch?
- Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Empfang, Beschilderung, Kaffeebereich und Technik ein. Bei mehreren Präsentationen oder einem Dinner sind 90 Minuten realistischer.
- Wann muss die Präsentationstechnik getestet werden?
- Teste die komplette Technik spätestens am Vortag und wiederhole einen kurzen Funktionstest 30 Minuten vor Beginn. Prüfe dabei Bild, Ton, Stromversorgung und die Verbindung zwischen Laptop und Beamer.
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