Organiser une visite d’entreprise sans rien oublier
Une visite d’entreprise réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord les participants et leurs contraintes, puis le programme, la salle et la logistique. Prévoyez assez tôt les besoins alimentaires, les itinéraires et les consignes de sécurité, car ce sont les éléments les plus souvent transmis trop tard. La veille, concentrez-vous sur les vérifications concrètes : matériel de présentation, badges, signalétique, boissons et espaces. Le jour J, l’accueil doit être installé avant l’arrivée du premier participant.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Établir la liste des participants
- 2
Envoyer les invitations
- 3
Traiter les inscriptions
- 4
Recueillir les besoins alimentaires
- 5
Réserver une salle de réunion
- 6
Définir le programme de l’entreprise
2 personnes
- 7
Envoyer les informations sur l’itinéraire
- 8
Briefer les guides
2 personnes
- 9
Préparer les consignes de sécurité
- 10
Définir l’organisation du dîner
2 personnes
- 11
Établir la liste de courses
- 12
Rassembler les présentations
- 13
Préparer les badges nominatifs
- 14
Imprimer les programmes
- 15
Rappeler les participants
- 16
Faire les courses
2 personnes
- 17
Vérifier les espaces
2 personnes
- 18
Nettoyer les espaces
2 personnes
- 19
Installer les tables
3 personnes
- 20
Installer les chaises
3 personnes
- 21
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
- 22
Installer la signalétique
2 personnes
- 23
Tester le matériel de présentation
2 personnes
- 24
Mettre en place le point café
2 personnes
- 25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 26
Préparer le buffet
3 personnes
Événement
- 27
Accueillir les invités
2 personnes
- 28
Enregistrer la présence
2 personnes
- 29
Distribuer les badges
- 30
Assurer la présentation de l’entreprise
2 personnes
- 31
Animer la visite guidée
4 personnes
- 32
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
- 33
Servir le buffet du dîner
4 personnes
- 34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 35
Animer le moment de networking
2 personnes
- 36
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
- 37
Démonter le matériel
3 personnes
- 38
Faire la vaisselle
3 personnes
- 39
Nettoyer les espaces
3 personnes
- 40
Rassembler les déchets
2 personnes
- 41
Ranger le matériel en lieu sûr
2 personnes
- 42
Vérifier les stocks
- 43
Remettre le matériel en place
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 36
- Porte-manteauxqté 2
- Table d’accueil
- Poubellesqté 4
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câbles HDMIqté 2
- Rallonges électriquesqté 2
- Multiprisesqté 4
- Cliqueur de présentation
- Enceinte portable
- Glacièresqté 2
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 40
- Assiettes à dessertqté 40
- Bol à soupeqté 40
- Verres à boireqté 50
- Tasses à caféqté 40
- Couvertsqté 40
- Plateaux de serviceqté 8
- Couverts de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteau de chefqté 3
Bureau
- Porte-nomsqté 36
- Blocs-notesqté 36
- Stylos à billeqté 40
- Brochures du programmeqté 36
- Presse-papiersqté 2
Décoration
- Panneaux d’orientationqté 8
- Numéros de tableqté 6
- Vases à fleursqté 6
Nettoyage
- Bac à vaisselleqté 2
- Seaux de nettoyageqté 2
- Balai
- Serpillièreqté 2
- Balayette et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez 4 à 6 semaines avant la visite par la liste des participants et les invitations. Fixez une date limite d’inscription située au moins 10 jours avant l’événement pour connaître les besoins alimentaires et relancer les absents.
- Verrouillez le programme au plus tard 2 semaines avant la visite. Envoyez ensuite l’itinéraire, les horaires et les consignes pratiques dans un seul message afin d’éviter les informations contradictoires.
- Préparez les badges nominatifs, les programmes imprimés et les brochures 2 jours avant. Gardez 5 à 10 exemplaires vierges pour les inscriptions ou changements de dernière minute.
- Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI, les rallonges et le cliqueur la veille, avec la présentation réellement utilisée. Prévoyez aussi une solution de secours hors ligne si la connexion fait défaut.
- Installez l’accueil, les tables, les chaises, la signalétique, le point café et les boissons au frais au moins 60 minutes avant l’arrivée. Vérifiez à ce moment les espaces, les poubelles, les porte-manteaux et le matériel de sécurité.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une visite d’entreprise ?
- Commencez idéalement 4 à 6 semaines à l’avance. Gardez les 10 derniers jours pour traiter les inscriptions, confirmer les besoins alimentaires et ajuster le programme.
- Quand envoyer les invitations pour une visite d’entreprise ?
- Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, avec une date limite de réponse fixée environ 10 jours avant. Une relance 5 à 7 jours avant permet de récupérer les réponses manquantes.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?
- Réservez au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants pour installer l’accueil, les tables, les chaises, la signalétique et le point café. Ajoutez 15 à 20 minutes pour tester le matériel de présentation.
- Quand préparer les repas et les boissons ?
- Établissez la liste des courses après la clôture des inscriptions, environ 7 à 10 jours avant. Faites les achats la veille lorsque c’est possible et mettez les boissons au frais avant l’accueil.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !