Zo organiseer je een bedrijfsbezoek zonder losse eindjes

Een bedrijfsbezoek staat of valt met een strakke volgorde: eerst bepaal je wie komt en wat bezoekers moeten zien, daarna leg je ruimtes, programma en ontvangst vast. Verzamel dieetwensen en presentaties ruim voor de dag zelf, zodat je dinerindeling en techniek op tijd kunt afronden. Plan ook route-informatie, veiligheidsregels en rondleiders niet als laatste taak. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, geteste apparatuur en een programma dat zowel op papier als in de ruimtes klopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Vergaderruimte reserveren
6
Bedrijfsprogramma vastleggen
2 personen
7
Route-informatie versturen
8
Rondleiders instrueren
2 personen
9
Veiligheidsregels voorbereiden
10
Dinerindeling bepalen
2 personen
11
Boodschappenlijst opstellen
12
Presentaties verzamelen
13
Naamkaartjes voorbereiden
14
Programma's afdrukken
15
Deelnemers herinneren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Ruimtes controleren
2 personen
18
Ruimtes schoonmaken
2 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen plaatsen
3 personen
21
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
22
Bewegwijzering ophangen
2 personen
23
Presentatieapparatuur testen
2 personen
24
Koffiepunt inrichten
2 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Buffet voorbereiden
3 personen

Event

27
Gasten verwelkomen
2 personen
28
Aanwezigheid registreren
2 personen
29
Naamkaartjes uitdelen
30
Bedrijfspresentatie verzorgen
2 personen
31
Rondleiding begeleiden
4 personen
32
Vragenronde begeleiden
2 personen
33
Dinerbuffet serveren
4 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
36
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Materialen afbouwen
3 personen
38
Servies afwassen
3 personen
39
Ruimtes schoonmaken
3 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Apparatuur veilig opbergen
2 personen
42
Voorraad controleren
43
Materialen terugzetten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Kapstokkenaantal 2
Ontvangsttafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Presentatieklikker
Draagbare speaker
Koelboxenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 40
Dessertbordenaantal 40
Soepkommenaantal 40
Drinkglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3

Kantoor

Naamkaarthoudersaantal 36
Notitieblokkenaantal 36
Balpennenaantal 40
Programmaboekjesaantal 36
Klembordenaantal 2

Decoratie

Richtingbordjesaantal 8
Tafelnummersaantal 6
Bloemvazenaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Bezem
Dweilaantal 2
Handveger en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 4 tot 6 weken vooraf met de deelnemerslijst en uitnodigingen. Verwerk aanmeldingen doorlopend en sluit de lijst uiterlijk 7 dagen voor het bezoek, zodat je naamkaartjes, programma’s, stoelen en catering kunt tellen.
Leg het bedrijfsprogramma minstens 3 weken vooraf vast met begin- en eindtijden, rondleidingen, presentaties en diner. Geef rondleiders daarna één gezamenlijk overzicht met veiligheidsregels en een vaste route.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen vooraf en maak daarna de dinerindeling. Bestel servies, drank en boodschappen op basis van het definitieve aantal plus ongeveer 5 procent reserve.
Stuur route-informatie en praktische aankomstinformatie 5 tot 7 dagen vooraf. Vermeld waar de ontvangstbalie staat, waar jassen kunnen hangen en hoe laat bezoekers aanwezig moeten zijn.
Test de laptop, beamer, het projectiescherm, de HDMI-kabels, verlenghaspels en presentatieklikker uiterlijk de dag ervoor. Controleer op de bezoekdag ook koffiepunt, koude dranken, bewegwijzering, stoelen en afvalbakken voordat de eerste deelnemer arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bedrijfsbezoek organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Reserveer de vergaderruimte en leg het programma in de eerste 2 weken vast; houd de laatste 7 dagen vrij voor bevestigingen en controles.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een bedrijfsbezoek?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en vraag om aanmelding binnen 10 tot 14 dagen. Stuur 5 tot 7 dagen voor het bezoek een herinnering met route en aankomsttijd.
Hoeveel drank en koffie heb je nodig bij een bedrijfsbezoek?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna bij op basis van de programmaduur. Voor koffie werkt 1 kop per persoon per pauze als minimum; zet extra thermoskannen klaar bij een programma met meerdere pauzes.
Wanneer test je de presentatietechniek voor een bedrijfsbezoek?: Test laptop, beamer, HDMI-kabels, projectiescherm en presentatieklikker uiterlijk 1 dag vooraf. Doe op de ochtend zelf nog een korte controle van beeld, geluid en stroomaansluitingen, zodat je tijd hebt om een reserveoplossing te regelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.