Cómo organizar una tómbola sin perder el control

Una tómbola se organiza mejor separando la recaudación de premios, la gestión de participantes y la preparación del día del evento. Empieza por reservar el lugar, confirmar fecha y horarios y comprobar los permisos necesarios. Después comunica la causa benéfica, abre las inscripciones y asigna responsables para premios, caja, bebidas y sonido. La última semana sirve para verificar cantidades, etiquetar cada premio y dejar preparados los boletos y las reglas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Confirmar la fecha y los horarios
3
Comprobar los permisos necesarios
4
Explicar la causa benéfica
5
Redactar invitaciones
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Iniciar la recaudación de premios
3 personas
10
Recoger los premios
2 personas
11
Registrar premios
2 personas
12
Comprobar los premios
2 personas
13
Empaquetar los premios
3 personas
14
Etiquetar los premios
2 personas
15
Preparar números de la rifa
2 personas
16
Imprimir las reglas de la tómbola
17
Imprimir la lista de precios
18
Programar voluntarios
2 personas
19
Confirmar las reservas
20
Hacer la compra
2 personas
21
Enfriar bebidas
2 personas
22
Preparar aperitivos
3 personas
23
Preparar el efectivo de caja
2 personas

Evento

24
Abrir la ubicación
2 personas
25
Montar mesas
4 personas
26
Colocar sillas
3 personas
27
Montar la mesa de la tómbola
2 personas
28
Exponer los premios
3 personas
29
Montar el punto de venta
2 personas
30
Montar el punto de café
2 personas
31
Colgar la decoración
3 personas
32
Probar el sistema de sonido
2 personas
33
Preparar los números de la tómbola
2 personas
34
Instruir a los voluntarios
2 personas
35
Recibir a los visitantes
3 personas
36
Vender boletos de la tómbola
3 personas
37
Registrar pagos
2 personas
38
Servir café y té
2 personas
39
Servir aperitivos
2 personas
40
Rellenar las bebidas
2 personas
41
Mantener ordenadas las mesas y la sala
2 personas
42
Sacar los boletos ganadores
2 personas
43
Comprobar a los ganadores
2 personas
44
Entregar premios
3 personas
45
Gestionar los últimos boletos
2 personas

Seguimiento

46
Cerrar la caja
2 personas
47
Empaquetar los premios sobrantes
2 personas
48
Reunir los materiales
3 personas
49
Clasificar residuos
2 personas
50
Lavar la vajilla
2 personas
51
Limpiar el lugar
3 personas
52
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
53
Devolver los objetos prestados
2 personas
54
Llamar a los ganadores sin premio
55
Transferir los ingresos
56
Archivar el dinero del premio y los recibos
57
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 100
Faldones para mesascant. 8
Taburetescant. 4

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 3

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Bandejas de servircant. 10
Cucharones de servircant. 6

Oficina

Boletos de la tómbolacant. 500
Caja de tómbola
Caja para efectivo
Máquina de sellado
Calculadorascant. 2
Portapapelescant. 4
Bolígrafoscant. 20
Papel de impresión
Etiquetas de precioscant. 150
Papeleríacant. 100

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 12
Centros de mesa floralescant. 8
Carteles de flechascant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 6
Escobascant. 2
Recogedores de polvocant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la campaña de premios con una fecha límite de 7 a 10 días antes de la tómbola. Registra cada premio al recibirlo, comprueba su estado y prepara un paquete identificado para evitar búsquedas durante el sorteo.
Envía las invitaciones al menos 3 semanas antes y confirma las reservas 3 días antes. Recoge también las preferencias dietéticas en la inscripción, no el mismo día del evento.
Prepara los boletos, las reglas impresas, la lista de precios y las etiquetas antes de abrir el lugar. Ten una caja para efectivo y calculadoras separadas para cobrar y comprobar los importes.
Asigna los turnos de voluntariado por bloques de 2 horas y confirma quién abre, quién monta las mesas y quién maneja el micrófono. Deja una persona responsable de resolver incidencias sin estar atada a una mesa.
Enfría las bebidas la víspera y calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora. Monta con antelación las mesas, sillas, faldones, caja de tómbola, equipo de sonido y cables, y prueba el micrófono antes de recibir al público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una tómbola?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva el lugar y confirma la fecha al principio; deja los últimos 7 días para recoger, comprobar, empaquetar y etiquetar los premios.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para una tómbola?: Envíalas unas 3 semanas antes del evento. Cierra las inscripciones aproximadamente 3 días antes para confirmar reservas, preferencias dietéticas y necesidades de sillas o mesas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar una tómbola?: Como referencia, planifica 1 voluntario por cada 25 a 30 asistentes, además de una persona coordinadora. Reparte turnos de 2 horas para cubrir caja, premios, bebidas, montaje y sonido sin dejar puestos vacíos.
¿Qué se prepara el día anterior a una tómbola?: Deja listos los paquetes y etiquetas de premios, boletos, reglas, lista de precios y material de caja. Enfría las bebidas, prepara los aperitivos y comprueba el equipo de sonido y el micrófono el día anterior.

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